Организация учета документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов

Перечень построен по функциональному принципу и состоит из разделов, которые отражают основные направления деятельности организации, а именно: правовая и организационно-распорядительная деятельность; финансирование, планирование; отчетность и учет; трудовые отношения; кадровое обеспечение; административно-хозяйственные вопросы; материально-техническое обеспечение; социально-бытовые вопросы и др. Документы в подразделах и разделах Перечня 2010 г. располагаются в логической последовательности по степени значимости.

Режим государственного учета архивных документов выполняет функции, которые определяют принципы организации архивного дела в РФ. Все документы Архивного фонда РФ вне зависимости от места их хранения подлежат государственному учету. Учет архивных документов Архивного фонда РФ — это установление состава и количества архивных документов в единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их числу в учетных документах.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда РФ, которые временно хранятся в архиве организации, в порядке, которые определяется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденным приказом Росархива от 17.

11.97 № 61, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Вопросы учета в Правилах 2007 г. рассматривает раздел III «Организация учета документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в архиве».

В Правила 2007 г. введено понятие системы государственного учета (ранее в архивной практике и теории оперировали понятием «система» применительно только к НСА). Учет производится посредством присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, которые являются составной частью архивных шифров. Основными единицами учета архивных документов вне зависимости от вида носителя, техники и способа закрепления информации являются единица хранения и архивный фонд. Правила 2007 г. дают определения единиц хранения и единиц учета разных видов документов и впервые закреплены особенности учета разных категорий и видов документов (в том числе документов по личному составу, уникальных документов).

В Правилах 2007 г. впервые было дано определение понятию «копия на правах подлинника», раскрыт порядок их учета, сформулирован порядок учета документов, которые приняты на хранение в архив по договору. Помимо этого, значительно расширен подраздел, который отражает порядок учета изменений объемов документов при проведении разных работ — выверке учетных документов, проверке их описания, наличия, реставрации и др., прописан учет листов в делах, единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальной документации, выделен учет копий фонда пользования, сформулированы требования к формированию учетных баз данных и организации их ведения, что обеспечивает преемственность автоматизированного и традиционного учета.

Большое внимание было уделено процедурам учета и хранения материальных носителей документов на электронных носителях. В «Основных правилах работы архива организации» указано, что все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение (конвертирование в новые форматы, перезапись, сжатие и т. д.), должны быть документированы. На практике осуществить такое положение затруднительно, потому что нужны отдельные нормативные акты (допустимо ли конвертировать графические форматы, и если допустимо, то можно ли преобразовывать изображения с потерей качества, какими должны быть стандарты хранения текстовой информации и т. д.). Фактически в этом документе было описано, что следует сделать, чтобы в обычном архиве хранить электронные документы с наименьшими издержками на перестройку существующей структуры архива. Говоря иными словами, там, где ранее была папка с 1000 листов, стала храниться коробка дискет.

Тем не менее, и в Правилах 2007 и в «Основных правилах работы архива организации» был раздел, который был посвящен автоматизированному научно-справочному аппарату архива, который на практике вводит определение «электронного архива».

При несоблюдении правил хранения архивных документов предусмотрены уголовная и административная ответственность граждан и юридических лиц.

В 2015 г. вступили в силу правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в соответствии с Приказом Минкультуры России от 31.

03.2015 N 526.

Правила устанавливают, что обеспечение нормативных условий хранения документов включает в себя:

оснащение архивохранилищ специализированным оборудованием для хранения документации;

оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, пожарной и охранной сигнализацией;

соблюдение охранного режима;

соблюдение противопожарного режима;

создание нормативных светового, температурно-влажностного режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Недопустимо размещение архива организации в чердачных и подвальных помещениях.

Архивохранилище должно быть удалено от производственных, лабораторных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище должно отделяться от соседних помещений несгораемыми перекрытиями и стенами с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище недопустима прокладка труб канализации и водоснабжения, бытовые или технологические выводы воды.

При размещении архивохранилища в приспособленном или специальном здании предпочтение (при равных тепловых показателях) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения плесени и насекомых.

В архивохранилище запрещено находиться в верхней одежде, грязной и мокрой обуви; хранить посторонние предметы, оборудование и имущество, употреблять пищевые продукты.

Обязательными условиями хранения документов на электронных носителях являются:

наличие в архиве не менее 2-х экземпляров каждой единицы хранения документов на электронных носителях (рабочий и основной экземпляры должны находиться на различных физических устройствах);

наличие программных технических и средств, которые предназначены для копирования, воспроизведения, перезаписи документов на электронных носителях, контроля технического и физического состояния;

обеспечение режима хранения документов на электронных носителях, который исключает несанкционированную рассылку, утрату, искажение или уничтожение информации.

В процессе хранения электронных архивных документов не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей документов на электронных носителях и воспроизводимости документов на электронных носителях и в ситуации изменения физического состояния носителей производится работа по перезаписи документов на электронных носителях на новые носители.

При передаче документов на электронных носителях в архив организации выполняются проверка документов на электронных носителях на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости документов на электронных носителях.

Передача текстовых документов на электронных носителях для хранения в архив организации, которая является источником комплектования муниципального и государственного архива, осуществляется в формате PDF/A.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях установлены штрафные санкции за нарушение правил комплектования, хранения, использования и учета архивных документов, а также их утрату. Административное наказание за совершение указанного правонарушения предусматривается в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех МРОТ, на должностных лиц — от трех до пяти МРОТ, ответственность юридических лиц не предусматривается.

Нарушение режима хранения архивной документации может являться основанием уголовной или административной ответственности.

Непосредственное отношение к обеспечению сохранности архивной документации имеет статья 243 Уголовного кодекса РФ, которая устанавливает ответственность за повреждение или уничтожение памятников культуры и истории. Охраняемые этой нормой объекты (т.е. документы, которые имеют культурную или историческую ценность) должны быть признаны официально такими в действующем правовом акте. Профильность охраны памятника истории и культуры (общероссийский, местный, мировой) определяется соответствующими нормативными актами, которые присваивают титул тем или другим материальным объектам уголовно-правовой охраны.

Под уничтожением закон имеет в виду приведение архивного документа в полную негодность, в состояние, при котором он утрачивает навсегда свою ценность и не может быть использован по назначению. Повреждение означает значительное изменение документа посредством удаления каких-то его фрагментов, частей, заметное не только специалистам, но и другим лицам. Метод повреждения или уничтожения не имеет значения для квалификации действий виновного лица. Часть первая применяется при основном составе преступления, а часть вторая — при совершении тех же действий, но в отношении особо ценных памятников общероссийского значения. или объектов Данное преступление может быть совершено только умышленно. Неосторожное совершение подобных действий исключает ответственность по этой статье.

Субъект такого преступления — любое лицо, которое достигло 16-летнего возраста. Должностные лица могут к тому же нести уголовную ответственность по статьям 285 «Злоупотребление должностными полномочиями» и 286 «Превышение должностных полномочий» УК РФ. Несмотря на очевидную духовную и историческую значимость для российского социума предметов данного преступления, наказание предусмотрено весьма мягкое — штраф или лишение свободы, наибольший срок которого не превышает пяти лет.

В действующем УК РФ предусмотрены нормы, которые устанавливают ответственность за конкретные деяния, которые посягают на культурные ценности, документы и предметы, которые имеют научную, историческую, культурную или художественную ценность, а также другие ценности. Соответствующие уголовно-правовые нормы включены в ст. 164, 188 (ч. 2), 190, 243 Уголовного кодекса России. За нарушение (к примеру, светового или температурно-влажностного режима) хранения архивных документов, которое повлекло уничтожение, разрушение или порчу документов или предметов, которые имеют особую научную, историческую, культурную или художественную ценность, может быть установлена уголовная ответственность. В соответствии с ч. 2 (пункт в) ст. 164 УК РФ указанное деяние наказывается лишением свободы на срок до 15 лет со штрафом в размере до 500 тыс. р. или в размере зарплаты или другого дохода осужденного за период до трех лет либо без такового и с ограничением свободы на срок до двух лет или без такового.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Таким образом, можно подытожить следующее.

Осуществление информатизации архивной сферы требует проведения комплекса мероприятий, которые направлены на научную, организационную, кадровую, методическую, материальную поддержку производимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, стадии их реализации составят отраслевую Программу информатизации.

Учет документов в Архивном фонде производится посредством присвоения архивным документам учетных номеров, которые являются частью архивного шифра.

Государственный архив присваивает номер архивного фонда после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

В настоящее время методология организации архивного хранения электронной документации только начинает складываться. Здесь является важным учет опыта и мнений всех заинтересованных сторон: делопроизводителей, архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), управленцев, ИТ-специалистов, историков, менеджеров, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станет с накопленным информационным богатством России.

Комплектование Архивного фонда РФ электронной документацией обеспечит сохранение большой части источников отечественной истории новейшего времени, которые первоначально созданы в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях, к примеру, базы данных создаваемых для обработки демографической, экономической, медицинской статистики и другие. Помимо этого, дополнительные возможности, новые информационные технологии в сфере реставрации и консервации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволят продлить жизнь ценным историческим документам.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

.

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.

10.2004 г. № 125-ФЗ.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.

07.2006 г. № 149-ФЗ.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 31.

03.2015 N 526).

Андреева В. И. Ценное — в архив! // Кадровик. Ру — 2011. — № 1. — С.35 — 37.

Быкова Т.А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. — М: Инфра-М, 2014. — 304 с.

Иритикова В. С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот. — 2012. — № 12. С.25−36.

Кирсанова М.В., Аксёнов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие — 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. — 256с.

Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. — М.: Юрайт, 2013. — 576с.

Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. — 2-ое изд., перераб. и дополн. — М.: Изд-во «Термика», 2014. — 288с.

Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учр. сред. проф. обр. — 11-е изд., перераб., доп. — М.: Академия, 2014. — 288 с.

Янковая В. Ф. Вид и разновидность документа // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2011. — № 3. — С.29−38.

Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. — 8-е изд., — М.: Омега-Л, 2013. — 207 с.

Зиновьева Н. Б. Документоведение: уч.-метод. пособие. — М.: Профиздат, 2013.

Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: Дашков и К, 2014. — 459 с.

Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. — М.: МЭИ, 2010. — 232 с.

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.

10.2004 г. № 125-ФЗ.

Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие для студ. вузов. — М.: Инфра-М, 2013. — 268с.

Андреева В. И. Ценное — в архив! // Кадровик. Ру — 2011. — № 1. — С.35 — 37.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 31.

03.2015 N 526).