Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству. Обеспечение сохранности нужных документов, организация быстрого поиска и доступа к нужным материалам все это задача правильной систематизации и хранения документов. Актуальность работы заключается в том, что при неправильной систематизации и хранении документов существует опасность потерять нужные документы или не получить к ним оперативный доступ, когда это необходимо.
Целью работы является рассмотрение существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов.
Задачами работы явлется последовательное рассмотрение таких вопросов, как: порядок формирования дел документов, составления номенклатуры, а так же порядок оформления дел для архивного хранения.
1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела.
Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т. д.).
Для того чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.
Различают два типа номенклатур дел — типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.
Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах, но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.
Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:
на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности;
на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.
Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем зав. канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все пдразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах.
В одно дело в соответствии с заголовками дел могут группироваться документы одного вида. Однако, В одно дело могут попасть и документы разных видов, например:
Акты, справки проверки состояния делопроизводства и переписка об организации делопроизводства;
Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам
2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него .
Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям :
1. в дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов;
2. в дело не помещают следующие документы:
a. не соответствующие заголовку дела;
b. неправильно оформленные (возвращают на доработку);
c. подлежащие возврату;
d. черновики;
e. размноженные копии (например на ксероксе).
В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения документов такие:
вопросный (по вопросам; затрагиваемым в документах);
хронологический (по датам документов);
алфавитный (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учрежденийкорреспондентов);
нумерационный (группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию, например: накладные, квитанции и т. д.)
Чаще всего использую вопросно-логический принцип, когда документы располагают в делах в логической последовательности решения того или другого вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.
Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.
На обложке дела оформляют:
полное название предприятия;
индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
документационный год;
количество листов и срок хранения.
