Особенности организации локальных систем работы с документами

В результате освоения материала раздела V студент должен:

знать

• • основные нормативные правовые документы, регулирующие работу с обращениями граждан;
• • порядок обработки документов, связанных с обращениями граждан;
• • состав комплекса кадровой документации;
• • порядок документирования найма, перевода на другую работу, поощрения, наказания и увольнения работников;
• • порядок ведения личного дела сотрудника, учета и отчетности по кадрам;
• • порядок защиты персональных данных и хранения документов по личному составу;
• • роль обеспечения информационной безопасности в деятельности организации;
• • порядок регламентации состава конфиденциальных сведений и документов;
• • порядок документирования конфиденциальных сведений и работы с ними исполнителей;
• • порядок формирования, оформления и хранения дел, содержащих конфиденциальные документы;

уметь

• • определять порядок работы с обращениями;
• • определять порядок документирования работы с персоналом;
• • определять порядок работы с конфиденциальными документами;

владеть навыками

• • оформления основных документов, характерных для работы с обращениями;
• • оформления основных документов, характерных для работы с персоналом;
• • оформления основных документов, характерных для работы с конфиденциальными документами.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Правовая база работы с обращениями граждан

Наряду с общим делопроизводством, объектом деятельности которого являются официальные документы, поступающие из организаций или направляемые в них, документы, создаваемые внутри организации, существует делопроизводство по обращениям граждан. Его объектом являются обращения частных лиц в организации и к должностным лицам. Ведение этого делопроизводства имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать, устанавливая правила ведения делопроизводства в организации.

Историческая справка

Работа с обращениями граждан и ее законодательное регулирование прошли путь, соответствующий этапам отечественного делопроизводства.

Довольно давно, еще с Челобитного приказа (XVI в.) вопросы работы с жалобами граждан стали выделяться из общего делопроизводства.

В мае 1919 г. Наркоматом Государственного контроля были изданы два постановления^[1], определившие порядок приема и работы с устными и письменными заявлениями и жалобами трудящихся. В постановлении установлен формуляр жалобы: фамилия, имя, отчество, адрес, точное наименование лиц или учреждения, на действия которых подается жалоба, изложены обстоятельства, послужившие основанием для жалобы, перечень доказательств и свидетелей, подтверждающих ее.

Специальный декрет правительства установил инстанционный порядок подачи и рассмотрения жалоб^[2]. В соответствии с этим порядком с жалобой на действие учреждения или должностного лица следовало обращаться в вышестоящую организацию.

В 1930;х гг. было установлено, что в каждом учреждении работа с жалобами должна быть выделена, и регистрироваться отдельно от другой корреспонденции.

Вероятно, это единственный случай в нашей стране, когда работа с документами установлена в 1980 г. Указом высшего законодательного органа страны — Президиума Верховного Совета СССР.

Более подробно технология обработки, регистрации и хранения жалоб описано в Типовом положении, разработанном и утвержденном по поручению правительства совместным Постановлением Государственного комитета по науке и технике, Государственного комитета по стандартам и Главного архивного управления от 30.11.1981 № 463/161/298.

Предусматривалось, что на основе типового документа ведомствами и правительствами республик могут быть разработаны, с учетом особенностей их деятельности, собственные положения или инструкции. Но подавляющее большинство организаций предпочло использовать Типовое положение в качестве норматива (с дополнительным собственным утверждением или без него). Для коммерческих структур типовое положение может рассматриваться в качестве рекомендаций.

В 1988 г. в дополнение ст. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» было принято постановление Президиума Верховного Совета СССР, разрешавшее не рассматривать анонимные письма. Анонимным письмом считается письменное обращение гражданина, не имеющее подписи автора с указанием фамилии, имени, отчества и данных о его местожительстве, работы или учебы. Обращение, нс содержащее этих сведений, рассмотрению не подлежит.

Принятой Верховным Советом РСФСР 22.11.1991 «Декларацией прав и свобод человека и гражданина», определено, что: «Граждане РСФСР имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный законом срок…» .

Это положение закреплено и в Конституции РФ, в ст. 33 говорится: «Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления» .

В настоящее время обращения граждан регулируются Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ. В нем установлен порядок рассмотрения обращений граждан, который распространен на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

Установленный Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации. Закон подтвердил право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам: «Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам» (ст. 2).

Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно. Дополнительно определено, что Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации могут устанавливать положения, направленные на защиту права граждан на обращение, в том числе устанавливать гарантии нрава граждан на обращение, дополняющие гарантии, установленные настоящим Федеральным законом.

При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:

• — представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;
• — знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
• — получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
• — обращаться с жалобой на принятое, но обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• — обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

• [1] О центральном Бюро жалоб и заявлений при Народном Комиссариате Государственного Контроля // Собрание Узаконений РСФСР. 1919. № 23. Ст. 271; О местных отделениях Бюро жалоб и заявлений // Там же. 1919. № 23. Ст. 272.
• [2] Декрет СНК РСФСР от 30.12.1919 «Об устранении волокиты» // Собрание Узаконений РСФСР. 1920. № 12. Ст. 7.