Правила использования сокращений в документах

• 1) наименования органов власти, учреждений, организаций приводятся в документе в полном соответствии с их официальным наименованием;
• 2) при необходимости многократного употребления наименования в рамках одного документа — при первом упоминании приводится его полное наименование, затем сокращенное;
• 3) в официальных документах не допускается употребления сокращения РФ вместо слов «Российская Федерация»;
• 4) для официальных документов предполагают максимальные запреты на сокращения;
• 5) буквенные, инициальные сокращения в документах, как правило, не склоняются: МИД, ВАК, РАГС, МКАД и др.;
• 6) в тексте документа используются только общепринятые сокращения, закрепленные в справочниках и ГОСТ.

Виды и типы сокращений. Существует два вида сокращений: лексические и графические.

Лексические сокращения (аббревиатуры) — это сложносокращенные слова, которые образуются из слов и словосочетаний путем удаления части составляющих их букв или частей слов. Лексические сокращения функционируют в речи как самостоятельные слова и не требуют расшифровки при чтении.

Типы лексических сокращений:

• • инициальные сокращения — сокращения, образованные из начальных букв или звуков слов: МГУ, СНГ, КБ — произносятся буквы; ГОСТ, вуз, ВАК — произносятся звуки;
• • слоговые сокращения — сокращения, образованные из слогов слов: Мосжилстрой, совхоз, спецназ, Росспецстрой;
• • частичносокращенные — сокращения, образованные из части слова и полного слова: хозрасчет, Минатом, рембаза, Мосгоркомспорт;
• • усечения — сокращения, образованные из начальной части слова: зам., зав., спец.;
• • телескопические сокращения — сокращения, образованные из начала и конца слов: бионика — биология и электроника; мопед — моторизованный велосипед;
• • смешанные сокращения — сокращения, образованные разными способами: ВНИИторгмаш, МосгорБТИ.

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами (ООН, МЧС, ООО).

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

• • прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИДа, ВАКу, ГУМа и др.);
• • строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (главбух, завхоз, совхоз, зампред, вуз, загс и др.).

Графические сокращения — сокращенные обозначения слов, применяемые только на письме. Графические сокращения не функционируют в речи как самостоятельные слова, они требуют расшифровки при чтении.

Типы графических сокращений:

• • точечные: и.о. — исполняющий обязанности; г. — год; гр. — гражданин; кв. — квартира; проф. — профессор; гл. ред. — главный редактор; см. — смотри;
• • дефисные: ин-т — институт; р-н — район; ф-ка — фабрика;
• • косолинейные: п/о — почтовое отделение; в/с — высший сорт; об/мин — оборотов в минуту;
• • нулевые (без точек): врио — временно исполняющий обязанности; млн — миллион; кг — килограмм; м — метр;
• • комбинированные: чл.-корр. — член-корреспондент; с. х-во — сельское хозяйство; ж.-д. — железнодорожный.

Правила правописания графических сокращений в документах:

• 1) сокращения не должны оканчиваться на гласную;
• 2) сокращения, как правило, во множественном числе не удваиваются: л. — листы, руб. — рубли, с. — страницы, тыс. — тысячи, cm. — статьи, табл. — таблицы;
• 3) сокращения в исключительных случаях во множественном числе удваиваются (между буквами точка не ставится): вв. — века, гг. — годы, тт. — тома, пп. — пункты;
• 4) сокращения сохраняют удвоенные согласные: дисс. — диссертация, илл. — иллюстрация, долл. — доллар, асе. — ассистент;
• 5) сокращенные единицы измерения пишутся без точки^[1]: г — грамм, га — гектар, м — метр, мм — миллиметр, с — секунда, ч — час, мин — минута, г — год (в значении сколько, а не когда);
• 6) сокращения: т.д., т.п., и пр., и др. употребляются только в конце предложения;
• 7) сокращаются слова-ссылки, стоящие перед цифрой: т. 2 — том 2, вып. 1 — выпуск 1, изд. 3 — издание 3, с. 20 — страница 20, рис. 5 — рисунок 5, гл. 6 — глава 6.

• [1] ГОСТ 8.567—99 «Государственная система обеспечения единства измерений. Измерение времени и частоты. Термины и определения».