Большую долю в потоке исходящей документации имеют служебные письмам. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществлялась группой по работе с корреспонденцией секретариата в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Исходящая корреспонденция, подлежащая отправке, обрабатывалась группой по работе с корреспонденцией секретариата. К почтовой отправке принимаются зарегистрированные должным образом письма простые, заказные, заказные с уведомлением, и бандероли установленного почтовым ведомством веса. До передачи исходящей корреспонденции из подразделений в группу по работе с корреспонденцией секретариата, секретариат подразделения или исполнитель обязан проверить наличие и правильность адреса, наличие приложений, а также подписей. На письмах с несколькими адресами — выделить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма. Для документа назначением более чем четырем адресатам, которые можно указать обобщенно, необходимо приложить список рассылки и необходимое количество отправляемых копий. Документы, перед передачей на отправку в группу по работе с корреспонденцией секретариата, необходимо скрепить способом, предотвращающим случайное разъединение и потерю части документа. Документы с приложением до 15 листов должны прошиваться степплерной скрепкой, с приложением более 15 листов — скрепляться канцелярскими резинками продольно и поперечно. На документах, предназначенных для отправки заказным письмом и заказным письмом с уведомлением, исполнитель проставляет карандашную отметку в верхнем правом углу первого листа письма: соответственно «З» и «ЗУ». Подлежащая отправке исходящая корреспонденция должна быть передана для отправки в срок не позднее трех рабочих дней, начиная со дня регистрации.
Исполнитель (составитель) документа или секретариаты подразделений несут ответственность за своевременное представление документов к почтовой отправке. Корреспонденция с исправлениями в реквизитах регистрационный номер и дата регистрации к отправлению не принимается.
При оформлении документов на отправку почтовой связью, работниками группы по работе с корреспонденцией секретариата проставляется соответствующая отметка в РКК документа. Одновременно отправляемые в один адрес документы, как правило, вкладываются в один конверт.
Средства факсимильной связи и электронной почты предназначены для срочной передачи адресату копий документов, электронных форм, таблиц, коротких сообщений служебного характера и копий документов, не требующих регистрации.
Документы, передаваемые по факсимильной связи и электронной почтой, отсылаются структурными подразделениями, которые их готовили.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на лицо, передающее информацию, и руководителя соответствующего структурного подразделения. Дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти. Входящие и внутренние документы, после их исполнения, визовые экземпляры зарегистрированных исходящих документов (вместе с завизированными исполнителем ксерокопиями оригиналов этих документов с приложениями, при необходимости их приложения к визовому экземпляру) подлежат направлению в дело установленным в структурном подразделении порядком. Ответственность за их сохранность и распространение несет руководитель структурного подразделения, наравне с непосредственным исполнителем, которому поручено направление документа в дело, его формирование и хранение. Как правило, дело ведет исполнитель в подчиненном подразделении ответственного исполнителя, которому была поручена непосредственная оперативная работа с входящим или внутренним документом; подготовивший исходящий документ. Перед направлением документа в дело, на нем проставляется «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Дела, с момента их заведения и до сдачи в архив, хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы. Дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения. Основное назначение номенклатуры дел состоит в обеспечении порядка формирования дел, учета количества дел, закрепления индексации дел, проведения экспертизы ценности документов, составления описи при сдаче документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу в архив. При ее составлении учитывались требования, предъявляемые нормативно-методическими документами — Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Перечнем документов с указанием сроков хранения, Основными правилами работы архивов организаций. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с привлечением специалистов, согласовывается с группой по работе с корреспонденцией и утверждается руководством подразделения.
Работники архива проверяют, прежде всего, правильность формулировок заголовков дел, сроки хранения, правильность индексирования дел, наличие названия перечню, который использовался при составлении сроков хранения, а также ссылки на статьи этого перечня. На основании номенклатуры дел подразделений группа по работе с корреспонденцией секретариата составляет сводную номенклатуру дел, которая подлежит согласованию с экспертной комиссией. В случае коренного изменения функций и структуры организации, она подлежит пересоставлению, новому согласованию и утверждению.
В номенклатуру дел включают все документы, отражающие деятельность организации, за исключением сборников правовых актов, печатных изданий, информационных и других подобных материалов.
Все дела, включенные в номенклатуру, должны иметь свой индекс (графа 1), который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.
По окончании года в конце номенклатуры указывается количество заведенных дел постоянного и временного сроков хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Эти сведения сообщаются в архив.
В Минрегионе существовали следующие потоки документов: входящий, исходящий, внутренний. В отчетном периоде наблюдалась следующая структура документооборота в разрезе документных потоков. Наибольшее количество документов приходится на исходящий документопоток, в том числе на: переписку со сторонними организациями; нижестоящими организациями; ответами на обращения граждан.
Технологические основы внутриведомственной организации контроля исполнения документов Организация контроля в учреждении актуальна потому, что обеспечивает качественное выполнение документа в срок, что влияет на эффективность деятельности организации. Приведем пример таблицы срокового контроля.
Рисунок 3. Таблица срокового контроля При постановке документа на контроль в СЭДО указываются ответственные исполнители, указанные в резолюции, устанавливаются сроки. Срок контролируется ответственным работником секретариата. В случае неисполнения документа в срок, сотрудник, на которого было возложено поручение, составляет объяснительную. При этом сроки исполнения в программе выделяются цветами — красным — срок исполнения наступил, желтым — осталось два дня, зеленым — оставшийся в запасе срок превышает два дня. За два дня работник секретариата напоминает исполнителю о сроках исполнения документа. В случае, если документ состоит на исполнении в другом ведомстве, то в данном случае в МЭДО также устанавливается срок исполнения. Цепочка по контролю исполнения документа реализуется в ведомстве, исполняющем документ. Ответственным работником учреждения осуществляется напоминания о приближающихся сроках исполнения.
Руководители структурных подразделений несут личную ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, поступивших в подразделения. Постановке на контроль подлежат документы, побуждающие к решению поставленных в них вопросов, задач, предложений, резолюция руководителя, которая требует своевременного исполнения и содержит слова: «…в срок до… «, «доложить», «для подготовки ответа», «для исполнения… в срок», «представить … в указанный срок», «срочно» и.т.п.
На контрольных документах проставляется отметка о контроле в виде штампа красного цвета «Контроль», под ним красным цветом проставляется контрольный срок поручения: «до «___"________20__ г.», и заносится соответствующая отметка в РКК документа.
Заместители и руководители структурных подразделений могут, по своему усмотрению, поставить на контроль исполнения перед своими подчиненными подразделениями документы, поступившие в их адрес. В этом случае в своей резолюции к документу ими проставляется отметка «На контроль». Особому контролю исполнения подлежат поручения руководства, корреспонденция руководителей министерств и ведомств РФ, а также глав администраций территориальных органов управления, критические замечания и предложения, содержащиеся в обращениях граждан. Регламент работы с письмами юридических лиц адресованными Заместителям и направленные с их поручением приравнивается к регламенту работы с обращениями граждан.
Документы должны быть исполнены в течение срока, указанного в самом документе или в резолюции руководства. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение 10 рабочих дней, со дня наложения резолюции. Ответы на телеграфные запросы и документы с резолюцией «срочно», должны быть исполнены в срок не более 3 календарных дней. Если ответственный исполнитель не может исполнить в установленный срок поставленный на контроль документ, он должен обратиться не менее чем за 2 дня до истечения срока к давшему поручение руководителю с просьбой о продлении срока исполнения с обоснованием причины отсрочки. Если поручение стоит на контроле, обращение о продлении срока исполнения поручения готовится за подписью руководителя. Обращение должно содержать заключительное предложение: «Прошу продлить срок исполнения до…».
Исполнитель обязан своевременно информировать группу по работе с корреспонденцией секретариата и соответствующий секретариат подразделения о решении руководства продлить срок исполнения. Решение о продлении срока исполнения фиксируется в электронной карточке документа.
Документы с резолюцией «срочно», «доложить», «подготовить материал для доклада» продлению не подлежат. Группа по работе с корреспонденцией секретариата осуществляет постановку на контроль документов с поручениями, учитывает продление и сроки исполнения этих документов. Руководители подразделений сами определяют порядок учета своих контрольных документов.
Непосредственный исполнитель в подразделении ответственного исполнителя контрольного поручения, которому поручено его исполнение и закрытие, вместе со своим руководителем определяет форму документа, отражающего исполнение поручения (письмо, докладная (служебная) записка и т. п.), перечень необходимых материалов и порядок их получения от соисполнителей. После получения необходимых материалов, приступает к письменному оформлению исполнения поручения, учитывая контрольный срок и время необходимое на его согласование и утверждение для своевременного снятия с учета контрольных документов.
В случае необходимости, исполнитель готовит для ответственного исполнителя оперативные запросы в адреса соисполнителей для представления необходимых материалов. В запросе указывается контрольный статус поручения и перечень необходимых материалов для его исполнения. Соисполнители обязаны предоставить необходимые материалы для выполнения контрольного поручения в срок не более 3 рабочих дней с момента получения запроса, если в запросе не указан иной конкретный срок.
Секретариаты подразделений контролируют ход исполнения всех поступивших в подразделение контрольных документов и при необходимости докладывают своему руководству о необходимости регулирования хода их исполнения. Документы снимаются с контроля только после полного выполнения поручений по резолюциям к ним: рассмотрения и решения, поставленных в документах вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Промежуточный ответ, также как и запрос по исполняемому документу, и выборочное решение вопросов документа не может являться основанием для признания документа исполненным. Снятие с контроля поручений производится группой по работе с корреспонденцией секретариата, контрольных поручений руководителей структурных подразделений — соответствующими секретариатами подразделений. Докладные (служебные) записки о выполнении поручений, а также письма о выполнении поручений, стоящих на контроле, должны содержать заключительное предложение: «Прошу снять поручение с контроля». Секретариаты подразделений обязаны своевременно докладывать руководству обо всех фактах нарушения сроков исполнения.
Секретариаты подразделений еженедельно представляют руководителю подразделения, а группа по работе с корреспонденцией секретариата и ответственным исполнителям, справки о неисполненных документах.
После выполнения поручения, руководство подразделений обязано предоставить в группу по работе с корреспонденцией секретариата для учета контрольные документы и документы, содержащие основание для снятия их с контроля. Основанием для снятия с контроля документа, требующего исполнения в виде устного доклада, является виза на резолюции. Делопроизводство с контрольными документами осуществляется в соответствии с регламентом. Не предоставленные исполнителем в группу по работе с корреспонденцией секретариата для учета исполнения документы, считаются неисполненными и с контроля не снимаются.
Документы с оперативными поручениями, поручениями без указания сроков исполнения, носящие периодический или постоянный характер исполнения, ознакомительные, рекомендательные, связанные с периодическим предоставлением отчетности, а также протоколы оперативных совещаний и служебные записки с резолюцией на контроль исполнения поручений не ставятся и подлежат обязательному исполнению в рабочем порядке.
Срок исполнения таких документов, как правило, не должен превышать одного календарного месяца, если не указан иной срок. Если, по решению ответственного руководителя, документы с такими поручениями ставятся на контроль перед своими подчиненными подразделениями, сроки их исполнения приравниваются к срокам исполнения поручений.
Заключение
.
В данной работе ставилось целью проведение анализа и последующего совершенствования организации делопроизводства в реорганизованном учреждении «Министерство регионального развития Российской Федерации».
Также было проведено исследование процессов управления, в ходе которых и происходит движение документов. Однако на этапе существует ряд проблем.
Решение данных проблем позволит:
значительно улучшить удобство работы сотрудников ДОУ с системой обеспечения документооборота;
сократит сроки подготовки отчетности;
ускорит работу по основной деятельности.
Расчет экономической эффективности мероприятий по повышению эффективности ведения делопроизводства показал эффективность данного мероприятия.
Внедрение предложенных мероприятий позволит добиться желаемого результата в краткосрочный период и в долгосрочной перспективе, при условии дальнейшего развития и анализа эффективности внедрения проводимых мероприятий.
Список литературы
Федеральный закон от 27.
07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.
07.2012) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон от 29.
07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 24.
07.2007) «О коммерческой тайне» (принят ГД ФС РФ 09.
07.2004) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.
01.2008).
Федеральный закон от 17.
07.1999 N 176-ФЗ (ред. от 28.
06.2009) «О почтовой связи» (принят ГД ФС РФ 24.
06.1999).
Федеральный закон от 10.
01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.
11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.
12.2001).
Постановление Правительства РФ от 28.
01.2002 N 65 (ред. от 09.
06.2010) «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)».
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Постановление Правительства РФ от 15.
06.2009 N 477 (ред. от 07.
09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Постановление Правительства РФ от 19.
01.2005 N 30 (ред. от 06.
09.2012) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
Постановление Правительства РФ от 28.
07.2005 N 452 (ред. от 27.
03.2013) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003» (утв. Росархивом).
Басаков, М. И. Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления]: учебник/ М. И. Басаков, О. И. Замыцкова.
Изд. 9-е.- Ростов н/Д: Феникс, 2009. — 376 с.
Генеральный регламент 1720 г. //ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.
6. № 3534, глава XLIII. О книгах при конторах.
Генеральный регламент 1720 г. //ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.
6. № 3534, глава V.
Денисова Е. И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45−48.
Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 74 с.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е изд., испр. и доп. М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007; с. 205.
Кузнецова Т. В. Развернутая должностная инструкция секретаря-референта и офис-менеджера. Секретарское дело. 2005 г. № 2. с. 5−6.
Ленкевич, Л. А. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования/ Л. А. Ленкевич.- 3-е изд., перераб.
М.: Академия, 2009. — Справочник товароведа: Непроводольственные товары: В 3 т. / С. И. Баранов, Е. И. Веденеев, А. Я. Володенков и др. -.
3-е изд., перераб. — М.: Экономика. Т. 2.
— 1990. — 463с.
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 № 24 064, гл. III отд. IV.
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 № 24 064, гл. III отд. V.
Санкина Л. В. Контроль исполнения документов. Режим доступа:
http://www.sekretariat.ru/discuss/91 308/.
Справка о численности и оплате труда гражданских служащих федеральных государственных органов (центральных аппаратов министерств и ведомств) в I полугодии 2012 года Шарипова Р. Р. Контроль исполнения документов в рамках СЭД. Практический опыт внутреннего регламентирования на примере инструкции по организации контроля исполнения документов и поручений в СЭД «ДИРЕКТУМ» // Секретарское дело. 2011. № 2. С. 64−70.
Янковая В. Контроль за сроками исполнения документов — это наша специфика // Секретарское дело. 2009. № 06. С. 56−59.
http://www.kodeksdoc.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=12:tech-automation-government&catid=19&Itemid=40.
http://www.minregion.ru/ministerstvo/official/.
Приложение 1.
Организационная структура Минрегион.
Межрегиональное управление по Центральному федеральному округу Межрегиональное управление по Северо-Западному федеральному округу Межрегиональное управление по Приволжскому федеральному округу Межрегиональное управление по Южному федеральному округу Межрегиональное управление по Северо-Кавказскому федеральному округу Департамент правового обеспечения Департамент информационных ресурсов и информатизации Департамент жилищной политики и жилищно-коммунального хозяйства Департамент государственной политики в сфере строительства и архитектуры Отдел градостроительства Экспертно-аналитический отдел Отдел капитальных вложений Отдел программы строительства олимпийских объектов Департамент координации подготовки к Олимпийским играм Департамент координации государственных отраслевых программ Отдел межбюджетных трансфертов Отдел ведомственного фининсового контроля Отдел методологии межбюджетных трансфертов Отдел бухгалтерского учёта Финансовый отдел Отдел формирования бюджета и планирования Департамент финансирования государственных программ и бухгалтерского учёта Департамент развития, комплексной оценки деятельности субъектов Российской Федерации и органа местного самоуправления Департамент инвестиционных проектов, целевых и специальных программ развития субъектов Российской Федерации Отдел содействия добровольному переселению соотечественников Отдел анализа межнациональных и этноконфессиональных отношений Отдел по взаимодействию с российским казачеством Отдел этнокультурного анализа и развития Департамент государственной политики в сфере межнациональных отношений Департамент стратегического планирования и государственной политики и сфере территориального планирования Департамент организационной работы и контроля Департамент управления делами Минрегион России.
