Диагностика системы менеджмента подразделения организации

1. Методология менеджмента

1.1. Сущность менеджмента

Менеджмент (управление) — самостоятельный вид профессиональной деятельности людей, направленный на достижение организацией, действующей в рыночных условиях, определенных целей управления путем рационального использования экономических ресурсов.

Система менеджмента представляет собой множество взаимосвязанных макроподсистема и функций, составляющее единое целое и реализующих процесс управления для достижения поставленных целей управления. На рисунке 1 представлена система менеджмента организации.

Система нормативно-правовых документов, в которых отражается система менеджмента организации, показана на рисунке 2.

Ресурсы менеджмента

1.2. Система управления персоналом

Управление персоналом является одним из важнейших разделов менеджмента и представляет собой профессиональную деятельность по координации людей. Можно выделить три основных раздела по работе с персоналом: Основы управления персоналом; организация управления персоналом; мотивация оплата и эффективность.

Управление персоналом — это специфическая функция управленческой деятельности, главным объектом которой является человек, входящий в определенные социальные группы.

Основы управления персоналом — это теоретические основы построения системы управления персоналом для новой организации или рационализации существующей системы действующей организации (предприятия учреждения).

Организация управления персоналом — это методологические основы обеспечения функционирования системы управления персоналом (методы, документы, рекомендации).

Мотивация, оплата, эффективность — это теоретические основы обеспечения эффективной работы персонала (методы, документы, рекомендации) На рисунке 3 приведена система управления персоналом рассматриваемой организации.

На основе проведенного анализа рассматриваемой организации можно выделить следующие проблемы в управлении:

— адаптация сотрудника проходит самостоятельно, без прикрепления наставника

— отсутствие системы обучения (повышения квалификации) сотрудников

— внутрифирменные нормы поведения определены не четко

— возлагаемые обязанности на сотрудников не всегда соответствуют их должностным инструкциям

— организация труда персонала на низком уровне

— отсутствие оценки эффективности работы сотрудников

— отсутствие количественных методов и оценок человеческого потенциала

1.3. Информация управления

Информация управления — это совокупность сведений (данных, сообщений), устраняющих неопределенность знаний у получателей сообщений. Информация, передаваемая устным, письменным, аудиовизуальным и электронным способом по различным каналам связи и используемая персоналом для выработки управленческого решения. В сфере управления наибольшее распространение получили документальные и электронные формы представления информации.

Потоки информации — это совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственного процесса, которые передают по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут быть прямыми (от подсистемы управления — к управляемой подсистеме, например, плановые задания, нормативы ресурсов) и обратными (от управляемой подсистемы — к управляющей, например, факт выполнения задания, использования ресурсов).

Сегодня информатизация — это глобальный процесс, связанный с кардинальными изменениями структуры и характера мирового экономического и социального развития, с переходом к новым поколениям наукоемких технологий, системам техники и материалов и новым видам информационного обмена, решающим образом меняющих характер труда и условия жизни человека. Информатизация — объективный и закономерный этап, через который в той или иной форме должно пройти каждое общество, вступившее на путь интенсивного развития.

На рисунке 4 представлена схема классификации информации управления.

К недостаткам использования информации в рассматриваемой организации можно отнести гипертрофию служебной тайны и закрытость конечной информации от значительного числа сотрудников. Большая часть персонала не получает информации о перспективных планах и экономическом состоянии организации.

2.3 Техника управления

Техника управления представляет собой взаимоувязанный комплекс технических средств, предназначенный для механизации и автоматизации информационных процессов в системе управления организацией с целью выработки рациональных решений. Выделяют средства сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации.

Схема классификации технических средств управления представлена на рисунке 5.

К недостаткам использования технических средств в рассматриваемой организации можно отнести отсутствие научно-обоснованного расчета потребности и состава применяемых технических средств. В организации используется устаревшее оборудование на тех местах где для выполнение поставленных задач требуется высокопроизводительные системы, в результате происходит значительная трата времени.

2. Процесс менеджмента

2.1. Декомпозиция процесса управления

Управление организацией является сложным, интегральным, пространственным, многоуровневым, разнонаправленным, многокритериальным технологическим процессом.

Промышленное предприятие рассматривается как сложная экономическая система, состоящая из шести подсистем: системы управления, управления техническим развитием, управление производством, управление персоналом, управление экономикой и управление маркетингом. Каждая в свою очередь состоит из функциональных подсистем управления. На рисунке 6 представлена концептуальная схема промышленного предприятия.

В упрощенном виде, управление — это процесс координации основных ресурсов (персонала, информации, техники, финансов) с целью выработки управленческих решений.

Декомпозиция процесса — это разделение управления на отдельные элементы в соответствии с определенными признаками. Использование теории классификации позволяет обоснованно разделить управленческие процессы на отдельные элементы и выделить группообразующие признаки.

Макроподсистема управления — часть процесса управления, продукт укрупнения процессов в сфере управления, включающая несколько взаимосвязанных функций. Системным методом можно выделить такие макроподсистемы, как система управления, управление техническим развитием, управление производством, управление персоналом, управление экономикой и управление маркетингом. Состав макроподсистемы зависит от отрасли экономики и типа организации.

В таблице 2 представлено распределение макроподсистем управления между руководителями рассматриваемой организации.

Таблица 2 — Распределение макроподсистем управления между руководителями организации

2.2. Функции управления

Использование теории классификации позволяет обоснованно разделить управленческие процессы на отдельные элементы и выделить группобразующие признаки.

Функция управления — особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления. Функция представляет собой часть процесса управления, выделенную по определенному признаку, которая может быть интегрирована в макроподсистему управления. Наибольшее распространение получила классификация функций по стадиям производства (подготовка, основное, вспомогательное, обслуживающее) по общности предмета управления (качество труда, заработная плата, научно-технический прогресс, охрана труда) и вид экономических ресурсов (трудовые, материальные, технические, финансовые и др.). Классификатор функций управления адаптированный к условиям рассматриваемой организации приведен в таблице 3.

Основными функциями управления являются прогнозирование, планирование, учет, контроль, анализ, координация и регулирование.

Прогнозирование — составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии с окружающей ее средой.

Планирование — это процесс разработки норм и нормативов расхода ресурсов, регламентов управления, позволяющих обеспечить унификацию и стандартизацию типовых процессов и потребностей в ресурсах.

Учет — это деятельность по сбору первичной информации об объекте управления. Учет может производиться визуально или с применением технических средств, но в конечном виде он представляется в виде систематизированных данных в документальной или графической форме.

Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка результатов работы организации.

Анализ — это сопоставление результатов учета и контроля с плановыми заданиями, выявление причин отклонений и разработка мероприятий по их устранению.

Координация — это функция управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главной задачей координации является достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.

Регулирование — это специфическая деятельность менеджеров по обеспечению поставленных целей управления организации путем концентрации экономических ресурсов и выполнения утвержденных планов.

Для научного анализа и проектирования целесообразно использовать классификаторы функций управления и комплексов задач, разработанные по отраслям деятельности (промышленность, строительство, коммерция) Четкое распределение функций управления между руководством целесообразно проводить с помощью матрицы распределения функций управления, строками которой является функции, а графами — структурные подразделения. Матрица распределения функций среди подразделений рассматриваемого предприятия приведена в таблице 4.

Таблица 3 — Классификация функций управления промышленным предприятием

Таблица 4 — Матрица функций распределения среди подразделений предприятия

Условное обозначение операций управления: Ц — постановка цели; И — сбор информации; Д — диагностика ситуации; П — подготовка вариантов решения; С — согласование решений; Р — принятие решения; К — контроль решения; «- «- неучастие в выполнении операции.

Условное обозначение подразделений: Д — директор; ЗДТР — зам директора по техническому развитию; ЗДЭМ — зам директора по экономике и маркетингу; ЗДПР — зам директор по производству.

2.3. Решения управления

Решение управленческое — акт деятельности менеджера, ведущий к разрешению проблемы и тем самым определяющий нормальное функционирование социально-экономической системы. Это заключительный этап процесса управления, превращающий его в импульс трудовой деятельности, целенаправленности и согласованности совместных действий людей. Процесс принятия решения включает постановку цели, сбор проектов решения, согласование, принятие решения, исполнение и контроль.

При моделировании процесса принятия решений надо иметь четкое представление о базисных элементах моделей, которыми являются:

— проблемная ситуация, требующая принятия решения;

— время для принятия решения;

— оценка достоверности информации об объекте;

— ресурсы, необходимые для реализации решения;

— внешние и внутренние факторы среды;

— альтернативные варианты решений;

— критерии для оценки результатов принимаемых решений.

Используемая в процессе принятия управленческого решения модель должна быть адекватна ситуации принятия решения. Это означает, что модель должна соответствовать структуре и свойствам объекта управления, а также требованиям решаемой управленческой задачи, особенностям и возможностям создания используемых методов моделирования и экспериментов, проводимых на базе используемых моделей.

Основные этапы формирования требований при разработке моделей процесса управления представлены на рисунке 7.

Эффективная реализация решений упрощается, если разработан план мероприятий по реализации решений в табличной форме (таблица 6)

Таблица 6 — План мероприятий по реализации решений

3. Организация менеджмента

3.1. Структура менеджмента

Структура управления является важнейшей частью организации и имеет сложное строение. Системный анализ позволяет рассматривать персонал как взаимосвязь структур, выделенных по различным признакам.

В теории управления различают пять видов структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная и дивизиональная.

Организационная структура — это состав и соподчиненность взаимосвязанных звеньев управления.

Линейная структура реализует принципы единоначалия и централизма. Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единоначалия только одному вышестоящему руководителю.

Функциональная структура основана на разделении функций между структурными подразделениями (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений.

Линейно-функциональная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними.

Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проектов), стоящих перед предприятием, для выполнения которых выделяются специальные руководители.

Дивизиональная структура является комбинацией перечисленных выше видов структур и характерна для крупных диверсифицированных организаций, имеющих функциональные подразделения (отделы и службы), производственные подразделения (заводы, производства), региональные подразделения (сетевые организации), транспортные и логистические подразделения, научные и проектные институты.

4.2 Методы управления

Методы управления — это способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Различают административные, экономические, социологические и психологические методы.

Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как «метод кнута». Различают пять основных способов административного воздействия: организационные воздействия, распорядительные воздействия, дисциплинарная ответственность и взыскания, материальная ответственность и взыскания, административная ответственность и взыскания.

Экономические методы являются способом осуществления управляющих воздействий на персонал на основе использования экономических законов, известны как «метод пряника». К экономическим методам относятся: плановое ведение хозяйства, хозяйственный расчет, оплата труда, рабочая сила, рыночное ценообразование, ценные бумаги, налоговая система, формы собственности, фазы общественного воспроизводства, факторы производства.

Социологические методы базируются на способах мотивации общественного воздействия на людей через «мнение коллектива». Они позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людей с конечными результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе. Выделяют следующие методы: социальное планирование, методы исследования, личностные качества, мораль, партнерство, соревнование, общение, переговоры, конфликт.

Психологические методы основываются на знании психологии человека, его внутреннего душевного мира и известны как «метод убеждения».

Классификация методов управления представлена на рисунке 9.

К недостаткам в использовании методов управления в рассматриваемой организации можно отнести:

— неэффективные виды распорядительных воздействий

— «Замораживание» заработной платы

— Игнорирование роста материальных потребностей

— Игнорирование социального и медицинского обеспечения

— Отсутствие или эпизодическое тестирование сотрудников и работа с ними без учета свойств личности

— Неумение руководителей среднего и нижнего звеньев управления правильно использовать способы психологического воздействия на рабочих и служащих

3.2. Регламенты управления

Регламенты управления — это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения и организации.

Схема классификации регламентов приведена на рисунке 10.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, а также меры поощрения и взыскания.

Положения о подразделениях определяют назначения и место подразделения на предприятии, функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения.

Должностная инструкция — это основной документ, регламинтирующий назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения.

Трудовой договор — это соглашение между администрацией и работником, содержащее порядок приема на работу, организацию труда и времени отдыха, качества сотрудника, размеры оплаты труда, социальные блага и гарантии, порядок продления и расторжения трудового договора.

На основе проведенного анализа в регламентации управления рассматриваемой организации можно выделить следующие недостатки:

— Разработка регламентов производится силами руководителя без привлечения квалифицированных специалистов в области менеджмента, персонала, юриспруденции, социологии и психологии.

— Неправильное распределение полномочий между руководителями верхнего и нижнего звена

3.3. Организация труда в управлении

Организация труда в управлении — форма и порядок соединения живого труда с ресурсами управления для достижения высокой производительности и качества труда.

Процесс труда всегда представляет собой совокупность определенных действий работника на рабочем месте. Производительность труда прямо пропорционально зависит от организации рабочих мест.

Организация рабочего места — совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке.

Производительность труда в сфере управления может быть обеспечена за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

Техника личной работы менеджера предусматривает использование инструментов механизации труда: календаря, «органайзера», тайм-менеджера, электронной записной книжки, карманного портативного компьютера, компьютерной системы организации труда.

Схема классификации факторов организации труда в управлении показана на рисунке 11.

Планировка рабочего места директора предприятия показана на рисунке 12.

Рисунок 12 — Планировка рабочего места директора предприятия

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы была проведена диагностика системы менеджмента организации. На основании данного анализа можно сделать вывод. Компания четко осознают, что сохранение ее конкурентоспособности на рынке связано прежде всего с качеством оказываемых услуг. Одно из существующих правил «8−22» гласит, что клиент, купивший понравившийся ему товар, расскажет о нем 8ми (в среднем) своим знакомым, однако недовольный товаром клиент расскажет о нем уже 22 м потенциальным клиентам. В результате становится очевидным, что низкое качество услуг через определенное время обязательно будет работать против самой компании! Поэтому в быстро меняющихся условиях особенно важно, чтобы качество услуг, предлагаемых предприятием, всегда соответствовало требованиям рынка и удовлетворяло запросы клиентов.

В целях поддержания постоянно высокого уровня своих услуг компания внедрила систему менеджмента качества (СМК) на базе стандартов ISO серии 9000. Наличие у компании внедренной СМК свидетельствует, что компания хорошо организована, в ней четко распределены обязанности, соблюдается технология работы, имеются оперативные инструкции, документированные и известные всему персоналу, существуют отработанные процедуры контроля выполняемых работ и, конечно, в ней работает профессиональный и хорошо обученный персонал, способный качественно выполнять свою работу.

В заключении хотелось бы перечислить цели предприятия в области качества на 2009 г.

— Принять участие в международных выставках «Мир стекла — 2009» (Москва, июнь 2009г) и «Стекло и современные технологии — 2009» (Москва, октябрь 2009г).

— Опубликовать технические и информационные материалы в журналах «Стекло и керамика», «Glass Russia/Стекло России», «Стеклянная тара».

— Обеспечить величину коэффициента результативности планирования производства не ниже 0,73.

— Обеспечить величину коэффициента результативности проектирования не ниже 0,93.

— Обеспечить величину уровня рекламаций не более 4,7%.

— Провести обучение персонала с целью повышения квалификации на сумму не менее 60 тыс. руб.

— Продолжить строительство нового корпуса предприятия на сумму не менее 550 тыс. руб.

— Провести инспекционный контроль системы менеджмента качества предприятия в апреле 2009 года.

— Провести ресертификацию системы менеджмента качества предприятия в ноябре 2009 года.

Библиографический список

1. Егоршин А. П. Основы менеджмента: учебник для вузов. — Н. Новгород: НИМБ, 2008. — 320 с. (Высшее образование)

2. www.consulting.1c.ru