Особенности оформления многостраничных документов

Подлинник (1-й экз.) документа должен быть отпечатан на одной стороне листа бумаги формата А4 по ГОСТу 9327−60 через полтора межстрочных интервала. Допускается печать через два межстрочных интервала при последующем тиражировании с уменьшением формата.

Качество печати текста и воспроизведения иллюстративного материала должно обеспечивать возможность последующего репродуцирования документа (включая микрофильмирование). Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе оформления, должны быть исправлены (как правило, допускается исправление от руки черными чернилами после аккуратной подчистки).

Многостраничные, как правило, организационные документы (положения, инструкции, правила и т. д.) могут оформляться на общем бланке, но на практике принято оформлять их с использованием титульного листа.

Титульный лист должен оформляться в соответствии с необходимым формуляром-образцом (рис. 5.6).

Поле 1 предназначено для размещения официального названия организации-автора документа в соответствии с ГОСТом Р 6.30−2003.

Левая сторона поля 2 предназначена для размещения кодов (индекса УДК, номера государственной регистрации, инвентарного номера документа). Эти данные размещаются столбцом — одно под другим.

Поле 3 предназначено для простановки грифов о согласовании и утверждении документа: с правой стороны — гриф и дата утверждения, с левой — гриф (ы) согласования и регистрации, например:

В иоле 4 указывают наименование документа, например, темы реферата, курсового проекта. Наименование вида документа печатают прописными буквами, заголовки, темы — строчными, например:

В поле 5 проставляют номера (шифры) тем (проблем), например:

В поле 6 слева указывают должности, ученые степени и звания исполнителей и руководителей тем, проектов, документов, а также даты подписания (проверки, принятия работ).

Рис. 5.6. Расположение реквизитов документа на титульном листе.

В случае нескольких авторов документа, их фамилии выносятся в отдельный список исполнителей, где перечисляются, как правило, в алфавитном порядке; после фамилии необходимо ставить инициалы, а через запятую занимаемую должность, ученую степень и ученое звание. Далее в скобках указывается номер раздела (подраздела) документа, составленного данным исполнителем.

В поле 7 указывают город и год выпуска документа, например:

Использование сокращений, символов и специальных терминов

Если в документе применяются не общепринятые (узкоспециальные) сокращения, символы и термины и когда их общее количество более 20 и каждое из них повторяется в тексте не менее 3−5 раз, следует составить и включать в документ их перечень. Сокращения, символы и термины располагаются в перечне столбцом, в котором слева приводят сокращение (символ, специальный термин), а справа — его детальную расшифровку.

При их меньшем количестве и частоте употребления перечень допускается не составлять, достаточно их расшифровки при первом упоминании либо непосредственно в тексте (в скобках), либо в подстрочном примечании.

При первом упоминании в тексте иностранных фирм, малоизвестных фамилий или географических названий их пишут как в русской транскрипции, так и на языке оригинала (в скобках).

Рубрикация текста, нумерация страниц, содержание (оглавление)

Текст должен разделяться на разделы, подразделы (параграфы) и пункты. При большом объеме (80−100 стр.) документ целесообразно делить на главы.

Главы (разделы) должны быть пронумерованы арабскими цифрами в пределах всего документа или его части. «Введение» и «Заключение» нумеруются как главы (разделы). После номера главы ставится точка.

Разделы, подразделы и пункты следует нумеровать арабскими цифрами в пределах каждой главы. Номер должен состоять из номера главы и номера раздела, разделенных точкой, в конце номера также ставят точку, например:

Главы (разделы) должны иметь содержательные заголовки. Заголовки печатаются, как правило, прописными буквами, заголовки подразделов (параграфов) — строчными (кроме первой прописной). Если заголовок состоит из двух или более предложений, их разделяют точкой. В конце заголовка точку не ставят. Подчеркивать слова в заголовках не целесообразно.

Расстояние между заголовком и последней строкой предыдущего текста (для тех случаев, когда конец одного и начало другого подразделов размещаются на одной странице) должен быть увеличен на один-два интервала по сравнению с текстом внутри разделов.

Нумерация страниц документа должна быть сквозной:

• — первой страницей является титульный лист;
• — со второй страницы размещается аннотация (реферат);
• — далее с новой страницы размещается оглавление;
• — далее с новой страницы начинается введение.

Если в документе содержатся рисунки и таблицы, которые располагаются на отдельных страницах, их необходимо включать в общую нумерацию независимо от их формата. Приложения и список литературы (библиографический список) необходимо включать в сквозную нумерацию.

В оглавлении последовательно перечисляют заголовки глав, разделов, подразделов и приложений и указывают номера страниц, на которых они помещены. Оглавление должно включать все заголовки, имеющиеся в документе. В документе объемом менее 10 страниц оглавление не обязательно.

В документы для наглядности и в дополнение к текстовой информации могут включаться иллюстрации, количество иллюстраций, помещаемых в документ, определяется его содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому тексту ясность и конкретность.

Иллюстрации подготавливаются так, чтобы детали и надписи обеспечивали возможность качественного репродуцирования. В экземпляре документа, предназначенном для микрофильмирования, применяют только штриховые рисунки, в экземпляр документа, предназначенный для микрофильмирования, не допускается помещать цветные иллюстрации.

Все иллюстрации (фотографии, схемы, чертежи и пр.) именуются рисунками. Рисунки нумеруются последовательно в пределах раздела (главы) арабскими цифрами.

Рисунки должны размещаться сразу после ссылки на них в тексте документа. Если документ состоит из небольшого числа страниц текста и большого количества рисунков, их допускается помещать по порядку номеров в конце документа. Рисунки следует размещать так, чтобы их можно было рассматривать без поворота документа.

Цифровой материал, помещаемый в документ, рекомендуется оформлять в виде таблиц. Таблицу следует помещать после первого упоминания о ней в тексте. Если документ содержит небольшое количество страниц текста и большое количество таблиц, допускается помещать таблицы по порядку номеров в конце текста.

Каждая таблица должна иметь содержательный заголовок. Заголовок помещают над соответствующей таблицей и начинают с прописной буквы. Подчеркивать заголовок не следует. Над правым верхним углом таблицы помещают надпись " Таблица" с указанием порядкового номера таблицы.

Заголовки граф таблиц должны начинаться с прописных букв, графы и подзаголовки — со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком, и с прописных, если они самостоятельные.

Графу «№ п/п» в таблицу включать не следует. Делить головки таблицы, но диагонали не допускается.

Таблицы следует размещать так, чтобы их можно было читать без поворота листа. Если такое размещение невозможно, таблицу располагают так, чтобы для ее чтения надо было повернуть лист по часовой стрелке.

При переносе таблицы на следующую страницу документа головку таблицы для удобства чтения целесообразно повторить, а над ней поместить запись: " Продолжение табл. №__________" с указанием номера. Если головка таблицы громоздка, допускается ее не повторять; в этом случае нумеруют графы и повторяют их нумерацию на следующей странице. Заголовок таблицы при ее переносе не повторяют.

Таблицы должны нумероваться в пределах раздела (главы) арабскими цифрами. При ссылке на таблицу указывают ее номер, а слово «таблица» пишут в сокращенном виде " табл. 2″ . Повторные ссылки на таблицы следует давать с сокращенным словом «смотри», например: (см. табл. 2). Допускается сквозная нумерация таблиц по всему документу при их небольшом (3−5) количестве.

Если в документе только одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут.

Если повторяющийся в графе текст состоит из одного слова, его допускается заменять кавычками если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словом " то же" . Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.