Копии, их историческое развитие и виды

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.

Указывать слово «копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, т.к. само слово «Верно» заключает в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа. Наличие отметки о заверении копии делает также излишним указание на первом листе копии (в правом верхнем углу) слова «Копия» или «Выписка».

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки частному лицу заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью (в негосударственных организациях — печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые создаются в самой этой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).

Один из наиболее распространенных видов копий — это копии, которые автоматически получают при печатании документа на пишущей машинке или при распечатке с помощью принтера. Полученные таким образом экземпляры документа называются умноженными. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала — копиями. Эти копии могут заверяться либо с помощью реквизита «Отметка о заверении копии», либо простой печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел», «Канцелярия» и др.). Эта печать проставляется на копии документа на месте, отведенном для личной подписи.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.

Прежде всего копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписка — это копия части документа, например выписка из приказа, выписка из протокола и т. п. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов будет такой же, как и в подлиннике. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

Отпуск — это копия отосланного документа, остающаяся в деле организацииавтора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

В заверительной отметке, проставляемой на отпусках, дату заверения и должность лица, заверившего копию, допускается не указывать.

Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

Как правило, факсимильные подлинники не нуждаются ни в каком дополнительном удостоверении. Вместе с тем в некоторых случаях факсимильные копии требуют специального заверения, включая приложение печати (например, представляемые в регистрирующие органы копии уставов, в ряде случаев копии личных документов — свидетельств о рождении, дипломов и т. п.).

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т. п.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии — соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Официально заверенные копии — их соответствие оригиналу подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии — удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

Незаверенные копии — не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания копии юридической силы достаточно официального заверения, в другом — нотариального и т. д.).

Особый вид копий — дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, т.к. это повторение документа, т. е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

Копии электронного документа (ЭД) создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе. Формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

Кроме рассмотренных выше видов копий существуют также дипломатические копии и архивные копии.

Название первого из указанных видов копий происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, особенности пунктуации и т. д.).

Архивная копия — это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Автоматическая копия — точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати или репрографии.

Авторизованная копия — копия документа, удостоверенная автором.

Начало формы Конец формы Выписка — копия части документа.

Графически не тождественная копия — копия, снятая от руки, машинописным или типографским способом.

Начало формы Конец формы Графически тождественная копия — ксерокопия, фотографическая, гектографическая, стеклографическая или иная подобная копия документа. При изготовлении графически тождественных копий допускается изменение масштаба изображения.

Начало формы Дублетный документ — один из экземпляров копии документа.

Начало формы Конец формы Дубликат — второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдается при утере оригинала документа тем же учреждением, где был создан оригинал.

Заверенная копия документа — точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить такие действия: нотариальной конторы, органа местного самоуправления, воинского начальника, администрации госпиталя или больницы.

Одновременная копия — копия документа, возникшая одновременно с оригиналом (при написании через копировальную бумагу).

Начало формы Конец формы Отпуск — копия документа, которая остается в учреждении взамен исходящего оригинала.

Начало формы Конец формы Позднейшая копия — копия документа, создана спустя некоторое время после создания оригинала.

Начало формы Конец формы Репрографические системы — копирующие и дублирующие системы.

Рисованная копия — копия документа, максимально воспроизводящая внешний вид оригинала: почерк, размещение текста, удостоверительные надписи.

Начало формы Конец формы Ручная копия — копия документа, которая получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке.

Начало формы Конец формы Фотокопирование — способ получения копий с текстовых, графических и иллюстративных оригиналов документов методами, применяемыми в фотографии.

Конец формы Частично тождественная копия — копия документа, на которой не воспроизводятся типографские элементы бланка документа. Обычно частично тождественные копии изготавливаются под копирку вместе с оригиналом.

Заключение

Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе кадровой службы организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников копий (выписок) приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов.

Современные средства подготовки и размножения документов позволяют с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение.

Копия документа — это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Сокова А. Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13−15.

Илюшенко М. П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 2000. N 1. С.

23.

Организация работы с документами. М., 1998. С.64−65.

Кузнецова Т.В., Степанов Е. А., Филиппов Н. Т. Делопроизводство и техническая документация. М., 1991. С.124−125.

Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М., 1998. С.168−171.

Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998. С.77−79.

Седова О. Л. Размножаем документы // Секретарское дело. 1999. N 1. С.50−51.

Норберг Эрик. Информационные технологии, архивное дело и история // Вестник архивиста. 1997. N 5. С.19; Известия. 2000. 7 июля.

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998. С.77−79.

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Сокова А. Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13−15.

Седова О. Л. Размножаем документы // Секретарское дело. 1999. N 1. С.50−51

Кузнецова Т.В., Степанов Е. А., Филиппов Н. Т. Делопроизводство и техническая документация. М., 1991. С.124−125.

Седова О. Л. Размножаем документы // Секретарское дело. 1999. N 1. С.50−51

Сокова А. Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13−15.

Илюшенко М. П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 2000. N 1. С.

23.

Кузнецова Т.В., Степанов Е. А., Филиппов Н. Т. Делопроизводство и техническая документация. М., 1991. С.124−125.

Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М., 1998. С.168−171.

Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998. С.77−79.

Седова О. Л. Размножаем документы // Секретарское дело. 1999. N 1. С.50−51

Сокова А. Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13−15.

Организация работы с документами. М., 1998. С.64−65.