Основные виды и системы управленческой документации и правила ее оформления

В результате освоения материала раздела II студент должен:

знать

• • структуру официального документа;
• • назначение формуляра и формуляра-образца документа;
• • содержание требований к построению формуляра-образца;
• • состав реквизитов управленческих документов и правила их оформления;
• • требования к бланкам документов;
• • особенности оформления многостраничных документов;
• • порядок оформления различных видов организационно-распорядительных документов;

уметь

• • определять условия обеспечения юридической силы документов для конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определять состав реквизитов и вид банка для оформления документов в конкретных ситуациях объектов своей профессиональной области;
• • готовить проекты организационно-распорядительных документов, характерных для конкретных объектов своей профессиональной области;

владеть навыками

• оформления различных видов организационно-распорядительных документов.

БЛАНКИ И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

Общие требования к юридической силе и оформлению документов

Официальный документ и его реквизиты

Как уже указывалось (параграф 1.1), для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативных правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.

Документ является аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «подлинный документ» .

Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который, как следствие, безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.

Для обеспечения придания документам перечисленных свойств необходимо придерживаться определенных правил и процедур оформления документов.

В действующем ГОСТ Р 7.0.8−2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» кроме понятия «документ» дано и уточняющее понятие " официальный документ" . Официальным, т. е. имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, «созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке» .

Управленческий документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров: тип носителя, формат, правила расположения информации по полю документа, состав информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, оттиск печати, текст, название документа и т. д.).

Каждый реквизит является законченным информационным элементом, т. е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т. д. Реквизиты могут быть графическими (герб, эмблема, оттиск печати), но в основном они даются в текстовой форме. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, включающими в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.