Неотъемлемым компонентом предоставления обычной ежедневной жизнедеятельности военных учреждений считается организация делопроизводства, которое обусловливается современными словарями как управление канцелярских дел, официальной переписки, формирование текущей документации учреждения.
Исходя из норм Инструкции согласно делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, подтвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации от 23 мая 1999 г. № 170, под делопроизводством в войсковой части подразумевается работа военных и лиц гражданского персонала, сопряженная со способом, учетом, подготовкой, оформлением, размножением (тиражированием), контролированием реализации, хранением, применением и отправкой должностных документов[16].
Особенности ведения делопроизводства формируются:
— при подготовке проектов документов с целью представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а кроме того при подготовке проектов приказов и директив Министра обороны Российской Федерации — постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 и приказом Министра обороны Российской Федерации от 30 ноября 1997 г. № 450;
— при анализе обращений жителей — Федеральным законодательством «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ и приказом Министра обороны Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 500;
— при работе с секретными бумагами — Наставлением по защите государственных тайн в Вооруженных Силах.
Главным способом управления и управления войсками (силами) считается индивидуальное взаимодействие официальных лиц воинских частей напрямую, с применением средств взаимосвязи, электронно-вычислительной техники и иных промышленных средств. Должностная корреспонденция обязана использоваться только в вариантах действительной потребности, если не имеется обстоятельств с целью реализации индивидуального общения, нереально применять технические средства связи либо если функционирующим законодательством учтено формирование письменного важного документа.
Служебная корреспонденция согласно разным проблемам служебной работы проводится между войсковыми частями по подчиненности, воинскими частями, не подвластными друг другу, а кроме того с гражданскими организациями и гражданами. Ведение должностной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в войсках, на флоте и далее, а кроме того внутри управлений, направлений, отделов и служб запрещено.
На протяжении длительного времени, вплоть до 2013 года, в форме первичных документов с целью целей бухгалтерского и налогового учета имели возможность применяться только бумаги, составленные согласно специально утвержденным конфигурациям. Данные формы приобрели наименование унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те бумаги, для которых унифицированной формы не было.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.
12.2011 № 402-ФЗ [2], а кроме того Приказом Министра обороны Российской Федерации от 28 марта 2008 г. № 139 финансовые субъекты приобрели возможность разрабатывать формы документов независимо при обстоятельстве соблюдения конкретных требований к ним[16].
После этого большая часть унифицированных форм первичных бумаг стали рекомендуемыми, но сохранились и обязательные. Обязательными продолжают быть формы первичной документации, определенные уполномоченными органами в согласовании и на основе иных федеральных законов (см. письмо Минфина Российской Федерации от 06.
03.2013 № 03−03−06/1/6700) [17]. К примеру, это:
Кассовые документы из альбома унифицированных форм, одобренного постановлением Госкомстата Российской Федерации с 18.
08.1998 № 88 (информация Минфина Российской Федерации № ПЗ-10/2012 [18], письмо Минфина Российской Федерации с 28.
02.2013 № 03−03−06/1/5971 [19]).
Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.
04.2011 № 272 [3] (это следует из письма Минфина России от 20.
07.2015 № 03−03−06/1/41 407) [20]. Вместе с тем существует разъяснение ФНС (письмо от 21.
03.2012 № ЕД-4−3/4681) о возможности замены этого документа бланком иной формы[21].
Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится только к кассовым документам.
Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов[4]. Так, существуют альбомы по учету:
кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
кассовых операций;
торговых операций;
основных средств и нематериальных активов;
материалов;
продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
результатов инвентаризации;
работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.
Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.).
Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.
01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы[5]:
Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
приказ (распоряжение) о приеме на работу («Унифицированная форма № Т-1»).
личная карточка работника («Унифицированная форма № Т-2»).
штатное расписание («Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)»).
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику («Унифицированная форма № Т-6»).
график отпусков («Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков»).
приказ об увольнении и др. («Унифицированная форма № Т-8»).
Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом[5]:
табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13 («Унифицированная форма № Т-12» и «Унифицированная форма № Т-13»).
зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная («Унифицированная форма № Т-49», «и «Зарплатная ведомость формы Т- 53»).
лицевой счет и др. («Унифицированная форма № Т-54 — лицевой счет».
Унифицированная документация по учету кассовых операций: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы обязательно строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.
08.1998 № 88[4]. Это такие документы, как:
приходный кассовый ордер («Унифицированная форма № КО-1 — приходный кассовый ордер»).
расходный кассовый ордер («Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер»).
кассовая книга и т. п. («Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга»).
Заключение
Унификация документов состоит в установлении единообразия состава и конфигураций административных документов, фиксирующих исполнение однотипных административных функций и проблем.
Унификация документов ведется в целях уменьшения числа используемых бумаг, типизации их форм, увеличения качества, уменьшения трудозатратности их обрабатывания, свершения информационной совместимости разных концепций документации согласно одинаковым и смежным функциям управления, наиболее результативного применения вычислительной техники.
Работа по унификации содержит: исследование УСД, которая исполняется министерствами и ведомствами, отвечающими за надлежащие концепции документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: введение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью укрепления достоверности данных и их последующее формирование; исследование комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отображающих специфику сферы и не вступивших в УСД, а кроме того их государственную регистрацию; исследование отраслевых классификаторов технико-финансовой информации, отображающих специфику отрасли.
Унифицированные системы административной документации разрабатываются на базе:
— единообразия построения форм документов;
— регламентации содержания документов, вступающих в любую систему;
— исключения из документов дублируемых сведений, достигая однократности ввода данных в ходе решения административной проблемы;
— уменьшения количества традиционно включаемых в них сведений, никак не применяемых при постановлении определенных административных задач;
— целостности используемой терминологии и относительных обозначений, достигая сопоставимости характеристик не только лишь на различных уровнях управления, однако и в разных системах документации на базе целостности алгоритмов формирования документов и характеристик в них;
— установления совокупности реквизитов и характеристик с целью любого вида документа и формирования общих моделей их построения, направленных на компьютерную обработку, однако подходящих и к восприятию человеком;
— определения общих законов формирования и оформления реквизитов документов, единых для абсолютно всех концепций документации и конкретизированных в вариантах присутствия своеобразных отличительных черт.
Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.
12.2002 № 184-ФЗ (в ред. от 29.
07.2017 № 216-ФЗ).
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.
12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 31.
12.2017 № 481-ФЗ) Постановление Правительства РФ от 15.
04.2011 № 272 (ред. от 12.
12.2017, с изм. от 16.
03.2018) «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» .
Постановление Госкомстата РФ от 18.
08.1998 № 88 (ред. от 03.
05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» .
Постановление Госкомстата РФ от 05.
01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .
ГОСТ 6.
10.5−87 «Унифицированные концепции документации. Условия к построению формуляра-образца».
ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Терминология и определения».
ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная концепция организационно-распорядительной документации. Условия к оформлению документов».
ГОСТ Р ИСО 15 489.
1−2007 «СИБИД. Управление документами. Общие условия».
ГОСТ Р 1.0−2012.
Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения.
ГОСТ Р 7.
0.97−2016.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.
12.2016 № 2004;ст) ОК 011−93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.
12.1993 № 299) (ред. от 21.
12.2017).
Устав Федерального Государственного Казeнного Учреждения «ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ 71 330» от 31.
12.2010.
Приказ Министра обороны РФ от 23.
05.1999 № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» .
Приказ Минтруда России от 10.
05.2016 № 225н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики отдельных должностей работников воинских частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.
07.2016 N 42 771).
Приказ Министра обороны РФ от 28.
03.2008 № 139 (ред. от 20.
09.2013) «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации» .
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 6 марта 2013 г. N 03−03−06/1/6700 «Об учете расходов на ГСМ для налогообложения прибыли организаций».
Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» .
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 28 февраля 2013 г. № 03−03−06/1/5971 «О подтверждении расходов на перевозку грузов».
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20 июля 2015 г. № 03−03−06/1/41 407 «Об учете в целях налогообложения прибыли организаций затрат по перевозке груза автомобильным транспортом».
Письмо ФНС РФ от 21.
03.2012 N ЕД-4−3/4681 «По вопросу документального подтверждения затрат на перевозку грузов автомобильным транспортом».
Баранова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; Под ред. Т. В. Кузнецова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 364 c.
Баринова, Д. В. Делопроизводство: Учебник / Д. В. Баринова, — М.: ИНФРА-М, 2013. — 364 c.
Басаков, М. И. Делопроизводство: Учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. — Рн/Д: Феникс, 2013. — 376 c.
Басовская, Е. Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева. — М.: Форум, 2012. — 256 c.
Богданова, Н.В.; Гниденко, Т.В.; Головня, А.А. и др. На приеме у нотариуса; М.: Пресса — Москва, 2013. — 192 c.
Борзова, М. В. Делопроизводство: Учебник / Борзова, М.В. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 364 c.
Гугуева, Т. А. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т. А. Гугуева. — М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2012. — 192 c.
Гусов, К. Н. Трудовое право России. Учебник; М.: Велби — Москва, 2011. — 496 c.
Дашков, Л.П.; Брызгалин, А. В. Коммерческий договор от заключения до исполнения; М.: Маркетинг — Москва, 2012. — 324 c.
Деева, Т.М.; Кичатова, Е.В.; Чхиквишвили, Н. А. Деловая переписка; М.: Принт-Ди — Москва, 2016. — 142 c.
Дудкина, Л.В. и др. Шпаргалки по трудовому праву: Учебное пособие; М.: Экзамен — Москва, 2012. — 270 c.
Захарьина, А. В. Договор поставки. Учет. Налоги. Арбитраж; Дело и сервис — Москва, 2017. — 128 c.
Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М. В. Кирсанова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. — 312 c.
Козлов, В. В. Управление конфликтом; М.: Эксмо — Москва, 2011. — 224 c.
Красько, И.Е.; Москаленко, И. М. Справочник по договорной и претензионной работе на предприятиях; Харьков: Прапор; Издание 2-е, перераб. — Москва, 2016. — 118 c.
Кузнецов, Д. Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю. П. Орловский, Д. Л. Кузнецов, И. Я. Белицкая, Ю. С. Корякина. — М.: ИНФРА-М, Контракт, 2012. — 239 c.
Кузнецова, Т.В.; Кузнецов, С. Л. Кадровое делопроизводство; M.: Интел-Синтез — Москва, 2015. — 400 c.
Кузнецова, Т.В.; Санкина, Л.В.; Быкова, Т.А. и др. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления; М.: Юнити-Дана — Москва, 2012. — 359 c.
Кузнецова, Т.В.; Степанов, Е.А.; Филиппов, Н. Г. Делопроизводство и техническая документация; М.: Высшая школа — Москва, 2012. — 159 c.
Липень, Л. И. Образцы трудовых договоров с комментариями; М.: Деловая и учебная литература; Издание 2-е — Москва, 2012. — 488 c.
Непогода, А.П.; Семченко, П. А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации; Омега-Л — Москва, 2015. — 480 c.
