Анализ организации ДОУ на конкретном предприятиии

(Правила простановки индекса приводятся в подразделе 8).

При формировании дел необходимо использовать следующие вспомогательные правила:

Если объем одного дела превышает 80 листов — для данного дела заводится следующий том.

Если объем одного документа составляет более 80 листов — для него заводится отдельный том дела (в соответствии с индексом).

Если в индекс документов дела включается год его создания — в начале года заводится новое дело, а старое передается на архивное хранение.

Дела документов, в которых год создания не является составной частью индекса, ведутся до окончания работ с документами.

Каждое дело должно быть оформлено по единому стандарту Компании. Стандарт на оформление дел включает следующие требования:

Первым листом в папку, содержащую один том дела, подшивается титульный лист дела.

Вторым листом подшивается рабочая опись документов в деле. Когда заканчивается первый лист рабочей описи, в дело добавляется следующий лист.

Последующие листы в деле должны включать оригиналы или копии документов в сброшюрованном виде или с использованием жестких разделителей. Брошюровка осуществляется металлическими скобками или прижимными скрепками для документов большого объема. В том случае, если документ переплетен типографским способом, с использованием пластиковой спирали или пластикового держателя — для него заводится отдельный том дела.

На торцевую сторону папки приклеивается бирка с указанием индекса дел и центра документооборота.

Образец титульного листа приводится в Приложении 2.

4. При открытии дела в титульном листе указывается следующая информация:

индекс документов в деле и номер тома;

полная расшифровка каждого элемента индекса документа в текстовом виде;

наименование центра документооборота, который ведет дело;

должность и фамилию сотрудника центра, который отвечает за ведение дела (если он назначается особо для ведения дела, это указание используется для документов фиксирующих конфиденциальную или служебную информацию);

дата начала дела.

Кроме того, в титульном листе оставляется место для информации о документах, которая заполняется при передаче дела на архивное хранение. Содержание данной информации приводится в подразделе 14.

Образец рабочей описи документов в деле приводится в Приложении 2.

5. В рабочую опись включаются следующие данные о документах:

номер по порядку в описи;

регистрационный номер документа;

дата создания документа;

наименование документа;

наличие приложений;

количество страниц (в скобках вместе с приложениями);

дата внесения в дело;

подпись сотрудника, зарегистрировавшего документ и внесшего его в дело;

примечания (в данной графе указываются замечания о дефектах печати, отсутствии страниц и т. п.).

На бирке указываются следующие данные:

индекс документов;

номер тома;

центр документооборота.

12. Общие правила составления номенклатуры дел Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и для упрощения поиска необходимых документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве. В архиве Компании номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все участки работы Компании, в том числе справочные документы, личные дела, документы с грифом «Конфиденциально» .

Номенклатура дел Компании составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается со всеми руководителями структурных подразделений, и утверждается Генеральным директором.

Номенклатура дел оформляется по установленной форме:

В графе 1 проставляются индекс каждого дела, включенного в номенклатуру.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 проставляется количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 проставляются сроки хранения дел и статьи по перечням документов с указанием сроков хранения.

В графе 5 указываются названия перечней, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

Индекс дела Заголовок дела Кол-во томов Срок хранения по перечню Примечание Утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в базе данных Компании для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях переработки. Ответственным за составление, ведение и утверждение номенклатуры дел Компании является Руководитель Секретариата.

Номенклатура дел состоит из разделов. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой Компании.

В пределах каждого раздела номенклатуры дел заголовки дел располагаются по степени их важности — приказы, протоколы, планы, отчеты, переписка и т. д. Наименования однородных дел располагают по срокам хранения (постоянное, 10-летнее, 5-ти и 3-х летнее хранение), по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В номенклатуру дел включается вся документация, создаваемая или получаемая организацией за год, не законченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники и т. д.

В течение года в номенклатуру дел могут вноситься изменения и уточнения: сведения о заведении дополнительных дел, сведения об изменении сроков хранения и т. д. По окончании года вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел (томов) постоянного, долговременного и временного хранения, а также переходящих на следующий год.

Номенклатура дел подлежит новому согласованию (независимо от срока ее согласования) и утверждению каждый год в случаях изменения функций и структуры организации, а также при заведении большого количества дополнительных дел. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется, перепечатывается, подписывается и утверждается в установленном порядке и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13. Общие правила оперативного хранения документов За оперативное хранение документов отвечают сотрудники того структурного подразделения, к которому относится документ. В ходе оперативного хранения они совершают следующие действия:

помещают оригинал или копию документа в дело;

вносят данные о документе в рабочую опись дела;

контролируют доступ сотрудников к делу;

изготавливают, по мере необходимости, требуемое сотрудниками количество копий документов из дела;

открывают в случае необходимости новый том дела;

закрывают дело после окончания сроков действия документов, хранящихся в деле или его отдельном томе;

передают закрытое дело на архивное хранение.

При помещении в дело документ помещается в папку в порядке поступления. Правила компоновки документов в дело приведены в подразделе 11. Данные о документе вносятся в соответствующую графу рабочей описи дела на основании реквизитов документа.

При осуществлении оперативного хранения документов ответственный сотрудник Секретариата проверяет наличие права доступа специалистов Компании к документу, а также обеспечивает сохранность документов в деле. Вынос дела из помещения, в котором оно хранится или изъятие документа из дела запрещается. Если специалисту необходим документ дела для длительного использования, сотрудник Секретариата делает копию документа.

При изготовлении копии документа сотрудник заверяет копию, регистрирует факт ее изготовления и факт передачи копии с указанием фамилии сотрудника, которому копия передана. Регистрация осуществляется в соответствующей книге регистрации.

После окончания срока действия документов в деле оно закрывается. При закрытии дела проверяется соответствие документов в деле — Рабочей описи и составляется Итоговая опись документов. Итоговая опись по форме полностью соответствует рабочей. В титульном листе дела добавляется следующая информация:

дата окончания дела;

срок хранения дела в архиве;

общее количество документов в деле;

суммарное количество страниц во всех документах дела;

количество страниц в описи документов дела;

дата передачи дела в архив;

фамилия, инициалы, должность, подпись сотрудника Секретариата подготовившего дело к передаче и принявшего его на архивное хранение.

14. Общие правила архивного хранения документов Архивное хранение документов осуществляется для обеспечения возможности обращения к информации, работа по которой завершена. За архивное хранение документов отвечает Архивариус. В ходе архивного хранения он совершает следующие действия:

принимает дело на архивное хранение;

обеспечивает доступ сотрудников к документам;

уничтожает документы дела после окончания срока архивного хранения.

При принятии дела на архивное хранение Архивариус проверяет правильность его оформления, наличие всех документов, соответствие срока хранения дела принятым нормативам. После этого помещают дело на хранение и вносят информацию о нем в базу данных.

Доступ сотрудников Компании к документам, хранящимся в архиве, обеспечивается так же, как и при оперативном хранении. Требования к обеспечению доступа приводятся в подразделе 13.

По окончанию срока хранения дело уничтожается. На дело, предназначенное к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение вносятся заголовок и номер дела. Акт подписывают: генеральный директор и руководитель того подразделения, к которому относилось дело во время его оперативного хранения.

Сроки хранения дела в архиве зависят от типа, вида и разновидности документов, которые включены в дело и приводятся в Приложении 2.

6.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Организация контроля исполнения документов Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и поручений.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. По указанию руководства Компании на контроль может быть поставлен любой документ, устное поручение, задание.

Контроль исполнения осуществляется секретарями структурных подразделений компании с помощью программного продукта Microsoft Outlook и включает в себя следующие действия:

постановку документа на контроль;

своевременное доведение документа до исполнителя;

проверку и регулирование хода исполнения;

снятие исполненных документов с контроля;

учет и обобщение результатов контроля исполнения; информирование руководства Компании о состоянии исполнительской дисциплины;

ежемесячный сбор отчетов об исполнении документов, разработку предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.

Контроль за исполнением поручений Генерального директора осуществляет Секретарь генерального директора.

2. Сроки исполнения документов Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с момента подписания документа, а для поступивших документов — с момента поступления документа адресату.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителями Компании, например:

документы с грифом «Весьма срочно» — должны исполняться не позднее 3-х часов с момента получения;

документы с грифом «Срочно» — срок исполнения не позднее 24-х часов с момента получения;

документы без конкретного срока исполнения — не позднее 3 дней с момента получения.

Ответственность за своевременное исполнение документов несут руководители структурных подразделений и должностные лица, указанные в тексте распорядительного документа или в резолюции на служебном документе. Если исполнение документов поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым. Подлинник документа, требующего исполнения, передается ответственному исполнителю, остальным исполнителям передаются заверенные копии документов.

Ответственные исполнители отвечают за организацию работы, качественное исполнение документа и своевременное представление подготовленных документов руководству Компании.

Изменение срока исполнения производится только по письменному указанию руководителя на основании докладных записок с указанием причин неисполнения (руководитель зачеркивает один срок, пишет другой, расписывается, ставит дату).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, и подтверждения исполнения в Microsoft Outlook.

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТЫ Для утвержденных документов устанавливается следующий порядок внесения изменений:

Определяется потребность внесения изменений.

Изменения согласовываются с руководителями, участвовавшие в процессе создания документа.

Изменения согласовывается со всеми руководителями, чью компетенцию они затрагивают.

Утверждение внесения изменений производит руководитель, утверждавший предыдущую версию документа.

Лист регистрации изменений хранится только в архивном оригинале документа.

Производится изменение документа, путем его полной замены. Заменяемый документ вместе с листом регистрации изменений передается в архивное хранение.

КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ

1. Контроль выполнения инструкции Требования, приведенные в настоящей инструкции, обязательны для исполнения для всех лиц, указанных в пункте 1.

1.

Контроль за соблюдением инструкции осуществляет руководитель Секретариата.

Контроль проводится выборочными проверками по соблюдению настоящей инструкции. Периодичность проверок — не реже одного раза в квартал.

В случае обнаружения нарушений в соблюдении требований инструкции сотрудники Секретариата проводят служебное расследование. В результате служебного расследования могут быть приняты следующие решения:

в случае, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудников, составляется докладная записка на имя Генерального директора Компании с предложением о наказании виновных в нарушении;

в случае если нарушение является систематическим и является следствием изменения условий выполнения работ — составляется служебная записка на имя Генерального с предложениями об изменении настоящей инструкции.

2. Ответственность должностных лиц Все должностные лица, участвующие в работе с документами несут дисциплинарную и административную ответственность, вплоть до отстранения от должности за нарушение требований данной инструкции.

Наложение дисциплинарных или административных взысканий проводится в установленном порядке на основании приказа Генерального директора Компании на основании докладной записки руководителя Секретариата.

ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛОЖЕНИЙ Приложение 2.

1. Правила подготовки и оформления документов.

Приложение 2.

2. Реквизиты документов и правила их оформления.

Приложение 2.

3. Индексы документов. Перечень индексов, применяемых для обозначения типов, видов и разновидностей документов.

Приложение 2.

4. Образец титульного листа дела.

Приложение 2.

5. Образец рабочей описи.

Приложение 2.

6. Сроки архивного хранения документов Компании.

Приложение 3

ООО «Абразив» Утверждаю

Генеральный директор ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______________ В.А. Берендей

15.

11.2007 № _15_ 15.

11.2007

Санкт-Петербург

Архивариуса

I. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.

2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом генерального директора предприятия по представлению руководителя Секретариата.

4. Архивариус должен знать:

4.

1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие регламентирующие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.

4.

2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.

4.

3. Единую государственную систему делопроизводства.

4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.

4.

5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.

4.

6. Порядок ведения учета и составления отчетности.

4.

7. Структуру предприятия.

4.

8. Основы организации труда.

4.

9. Правила эксплуатации технических средств.

4.

10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.

11. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.

5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

5.

1. Положением об архиве.

5.

2. Инструкцией по ДОУ на предприятии.

5.

3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Архивариус подчиняется непосредственно секретарю генерального директора.

7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

1. Основными задачами архивариуса являются:

1.

1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения); создание справочного аппарата к ним.

1.

2. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.

3. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

2.

1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.

2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.

3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

2.

4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.

5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.

7. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.

8. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.

9. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.

10. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать секретарю генерального директора о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководителя Секретариата от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель Секретариата А. Б. Потапова

С инструкцией ознакомлена Г. Е. Сухих

01.

12.2007

Галахов В.В., Корнеев И. К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. — М.: ТК Велби, 2006. С. 5

Спивак А. В. Документирование управленческой деятельности. — СПб.: Питер, 2006. С. 20.

Галахов В.В., Корнеев И. К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. — М.: ТК Велби, 2006. С. 25.

Галахов В.В., Корнеев И. К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. — М.: ТК Велби, 2006. С. 45.

Российская газета, 2006, 7 февраля.