Деятельность секретаря в приемной руководителя

Секретарь, помощник руководителя — это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х — начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л. А. Кондрашова: «И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии» [1].

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь — «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» [5]. Е. Скриптунова, М. Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [8;9;10]. Н. В. Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [1].

Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации вцелом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

Задачи:

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.