Функциональность информационной системы для управления логистикой сетевой розничной компании

Среди многочисленных функций информационной системы, необходимых для управления сетевой логистикой, остановимся вначале на двух ключевых «сетевых» функциях: управление ассортиментом и поддержка категорийного менеджмента.

1. Управление ассортиментом в сетевой торговой компании.

Сетевые розничные торговые предприятия, особенно продовольственного сектора, отличаются наиболее высоким уровнем сложности управленческих задач. Особенно сложной из них является управление ассортиментом.

Чем качественнее она решается, тем эффективнее развивается розничное торговое предприятие в целом и тем выше его конкурентоспособность.

Задачу управления ассортиментом можно условно разделить на две подзадачи — «внешнюю» и «внутреннюю» .

Первая направлена на работу с покупателем в части ассортимента, вторая — на облегчение работы персонала с ассортиментными категориями.

Успешное решение данных задач должно привести к улучшению результатов продаж товаров.

Для эффективного решения " внешней" группы задач необходимо:

• 1) предоставить информацию о товарах покупателям. Информационные и мультимедийные вспомогательные системы призваны помочь покупателям сориентироваться в безграничном море товаров, сделать правильный выбор и получить ценную информацию в кратчайший срок. В то же время они помогают розничным торговцам проанализировать покупательские предпочтения, стимулировать продажу необходимого товара, оптимизировать компоновку торгового зала, рационально размещать ассортимент, что обеспечивает успешное решение внешних задач автоматизации управления ассортиментом;
• 2) решить задачи персонального маркетинга. Реализация функции персонального маркетинга является одной из важнейших задач управления ассортиментом для форматов «супермаркет» и «гипермаркет». Причем, если для супермаркета наибольшую актуальность имеет ведение именно адресного персонального маркетинга с отслеживанием колебаний в предпочтениях конкретных постоянных клиентов данного магазина, то для гипермаркета имеет значение работа с типовыми группами клиентов, принадлежащими к условно определенной категории постоянных покупателей. Что касается дискаунтеров, то персональный маркетинг для них менее актуален. Для выявления предпочтений постоянных покупателей наличие в информационной системе возможности проведения всестороннего анализа продаж и определения структуры покупок также является крайне важной задачей;
• 3) провести качественный визуальный мерчандайзинг. Эффективная выкладка товаров на полках магазинов существенно увеличивает объемы продаж. Для оценки качества решения задач визуального мерчандайзинга информационная система должна иметь возможность ведения и анализа планограмм, описывающих размещение товаров на полках магазинов.

При решении внутренних задач управления ассортиментом необходимо автоматизировать следующие бизнес-процессы:

1) процесс управления активным ассортиментом (ведение ассортиментных матриц).

Дело в том, что информация о товаре, когда-либо внесенная в базу данных, остается в ней длительное время. Например, при актуальном ассортименте в 7000 наименований товаров в системе может храниться 20−30 тыс. наименований товаров. В этих условиях необходимо предоставить пользователю системы возможность работать только с актуальной информацией об активном ассортименте (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Ассортиментная матрица.

Для решения этой задачи требуется обеспечить выполнение следующих функций:

• • введение товара в активный ассортимент. Этому процессу, как правило, предшествует серия пробных маркетинговых мероприятий с данным товаром, подготовка логистики и предпродажная подготовка товара;
• • прекращение закупок товара, как первая фаза выведения товара из активного ассортимента. В качестве типовых причин данного процесса можно назвать:
  • а) неудовлетворенность результатами продаж товара;
  • б) смена ассортимента производителем;
  • в) наличие проблем взаимоотношений с поставщиком; и др.;
• • прекращение пополнения запасов с распределительного центра компании;
• • прекращение работы с товаром, как окончательная фаза вывода товара из ассортимента в информационной

системе (обычно происходит при достижении нулевых запасов);

• удаление информации о товарах на кассовых системах (осуществляется, как правило, после проведения инвентаризации).

Преимущества автоматизации данного бизнес-процесса:

• • удобство для пользователей при работе с товарным ассортиментом;
• • существенное уменьшение количества ошибок, связанное с невозможностью включения в документы товара, не принадлежащего к активному ассортименту;
• • возможность получения аналитических отчетов только по активному ассортименту;
• • повышение производительности труда менеджеров, занимающихся управлением ассортиментом; и др.;
• 2) процесс управления активным ассортиментом торговых предприятий различных форматов, входящих в состав мулътиформатного сетевого торгового предприятия (управление множественными ассортиментными матрицами).

Автоматизация данного бизнес-процесса позволяет не допустить движение товара на объект управления, к ассортиментным матрицам которого этот товар не принадлежит (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Множество ассортиментных матриц.

Необходимо также отметить, что качественное решение «внутренних» задач управления ассортиментом приобретает наибольшую значимость для мультиформатного сетевого розничного торгового предприятия.

2. Процесс поддержки категорийного менеджмента посредством формирования товарных ракурсов и ракурсов объектов управления, с которыми работает конкретный категорийный менеджер.

Для менеджера, занимающегося управлением конкретными товарными категориями, объединенными в так называемые стратегические бизнес-единицы, при работе с информационной системой важно сконцентрироваться на определенном подмножестве товаров и объектов управления.

Категорийному менеджеру желательно видеть только то, что касается «его категорий товаров», чтобы создавалась иллюзия, что в информационной системе нет ничего, кроме товаров, входящих в его бизнес-единицу, и тех объектов управления, за которые он отвечает.

Необходимо создать менеджеру ракурсы на товародвижение, которые бы представляли логистическую и аналитическую информацию через призму стратегической бизнес-единицы, с которой он работает в рамках его функций.

Для обеспечения работы с информационной системой в таком режиме, в ней должны быть реализованы возможности назначения товарных ракурсов и ракурсов объектов управления.

При этом существует как минимум два базовых типа товарных ракурсов — статические и динамические.

У каждого менеджера существует свой товарный ракурс, определяющий для него стратегическую бизнес-единицу. При этом менеджерам, отвечающим за одну и ту же бизнес-единицу, назначается единый ракурс.

В случае определения статического товарного ракурса множество товаров фактически фиксируется как поименованный список (рис. 3.6). Он удобен для строгой фиксации множества (например, для проведения анализа).

Рис. 3.6. Статический товарный ракурс.

С целью эффективного администрирования товарных ракурсов для определения бизнес-единиц лучше их определять на узлах классификатора товаров. Назовем такие ракурсы динамическими (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Динамический товарный ракурс.

В этом случае, как только новый товар вводится в конкретную подгруппу, которая входит в динамический ракурс категорийного менеджера, он автоматически становится элементом стратегической бизнес-единицы, и менеджер начинает с ним оперативно работать.

Когда товар перемещается в другую подгруппу (например, в связи с изменением классификатора), он переходит в другую стратегическую бизнес-единицу и автоматически передается для работы другому категорийному менеджеру.

Аналогично формируется ракурс на объекты управления — это статический ракурс, определяющий список магазинов и распределительных центров, в рамках которых осуществляет свою деятельность конкретный категорийный менеджер (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Объектный ракурс.

Такой подход позволяет пользователям системы, в том числе производителям или поставщикам товаров, осуществлять доступ к информации и необходимым функциям информационной системы в рамках определенного подмножества активной товарной номенклатуры и соответствующих объектов торговли.

Эта функция очень важна при реализации логистической концепции VMI, когда поставщик или производитель участвует в управлении цепи поставок «своих» товаров.

В заключение сформулируем несколько выводов из вышесказанного:

• 1) управление ассортиментом торгового предприятия является важнейшей задачей, от качества решения которой напрямую зависит его успех;
• 2) решения внешней группы задач управления ассортиментом, особенно торговых предприятий больших форматов, призваны обеспечить системы информирования покупателей (информационные киоски, мультимедийные терминалы, информационные тележки и т. п.);
• 3) возможность ведения в информационной системе ассортиментных матриц, товарных ракурсов и ракурсов объектов управления облегчает возможность решения внутренней группы задач управления ассортиментом, которая напрямую связана с качеством реализации функции категорийного менеджмента на торговом предприятии.

Масштабируемость информационной системы

В ходе развития сетевой розничной компании иногда наступает момент, когда информационная система уже не может обеспечить поддержку дальнейшего роста бизнеса. Поэтому вопрос об адекватности информационной системы росту компании крайне важен.

При этом надо учитывать два аспекта — адекватность росту и масштабируемость системы.

Если рост компании сопровождается непропорциональным увеличением расходов на ИТ-инфраструктуру, значит, информационная система не способна оптимально поддержать расширение бизнеса.

Информационные системы, неадекватные росту компании, могут привести к опережающему росту затрат на их эксплуатацию.

В первую очередь, архитектура решения должна соответствовать росту компании. Когда компания растет и насчитывает сотни объектов, построить систему на распределенной архитектуре, на наш взгляд, означает столкнуться с все более возрастающим, в пересчете на каждый магазин, ростом расходов на ИТ-сопровождение.

В условиях сетевой компании, управляющей сотней и более торговых точек, синхронизировать данные с их последующей консолидацией в центре становится все сложнее и наступает момент, когда это становится невозможным.

Для обеспечения масштабируемости информационной системы (возможность обеспечить работу требуемого числа пользователей, оперировать необходимым объемом информации при удовлетворяющей производительности) необходимо правильно выбрать платформу — соответствующее программное обеспечение и серверное оборудование.

Если розничная компания растет, объемы информации о продажах исчисляются не в гигабайтах, а в терабайтах, и без использования «индустриальных», масштабируемых систем управления базами данных типа Oracle, Progress и др. здесь не обойтись.

Понадобятся и операционные системы, с помощью которых можно было бы «мигрировать» на другой класс вычислительного оборудования.

Очевидно, что выбирая информационную систему и эксплуатируя ее, сетевым розничным компаниям, стратегия которых предполагает бурный рост, нужно серьезно задуматься о масштабируемости и стоимости владения информационной системой.

По нашему убеждению, с ростом компании распределенная архитектура становится колоссальным препятствием на пути снижения издержек на управление бизнесом и на эксплуатацию ИТ-инфраструктуры.

Централизованная архитектура информационной системы подразумевает меньшую стоимость владения и не требует постоянного увеличения численности ИТ-персонала при росте розничной сети.