Интерфейс пользователя. 
Базы данных

Пользователями являются не только деканат, но и договорной отдел, учебный отдел, отдел кадров. В то же время администратор базы данных (АБД) находится в деканате. Следовательно, интерфейс должен быть удобен для одного пользователя — АБД.

Интерфейс — средство взаимодействия пользователя и компьютера и включает в общем виде набор меню (кнопочных форм) и элементов управления.

В базе данных «Учебный процесс» используется кнопочная форма, более традиционная для программных продуктов фирмы Microsoft. В главной кнопочной форме выделяются три позиции (кнопки): Заполнение; Использование; Выход из приложения. Дополнительно вводится кнопка Изменения кнопочной формы. Позиция Заполнение защищена от несанкционированного допуска, чтобы не вносить анархию в процесс введения данных.

При нажатии кнопки Заполнение появляются кнопки Деканат, Кафедры, Договорной отдел, Отдел кадров, Учебный отдел. Все кнопки, кроме первой, «привязаны» непосредственно к формам базы данных «Учебный процесс». Имеется кнопка возврата в главную кнопочную форму. Кнопка Деканат снова «раскрывается» в кнопки Студент, Приказы на студента, ИПП, Группа, каждая из которых связана непосредственно с формами БД «Учебный процесс». Имеется и возврат в кнопку Заполнение.

Для кнопки Использование, в настоящее время насчитывается около 30 отчетов-документов БД «Учебный процесс» .

При открытии кнопки (формы) Использование появляются кнопки Деканат, Кафедры, Договорной отдел, Учебный отдел, Отдел кадров. В форме Деканат имеются формы Ведомости, Группа, Производственная практика, Кураторы и старосты, Сессия, Приказы на студентов. В форме Группа содержатся формы Характеристика группы. Список группы и Список группы со старостами. В форме Производственная практика отражен отчет о прохождении практики. В форме Кураторы и группы — отчеты со списком кураторов и списком старост. В форме Сессия отражены отчеты о задолжниках, списки студентов, сдавших сессию с одной и двумя четверками, средний балл группы и студента, результаты сессии. В форме Приказы на студента имеются отчеты приказов о переводе на следующий курс, об отчислении и форма приказов о стипендии. В последней имеются приказы о стипендии отличникам и студентам, сдавшими сессию с одной и двумя четверками. В каждой форме кнопочной формы имеются формы возврата в предыдущую форму.

Алгоритм преобразования (приложения)

В данном случае он составляется с использованием системы запросов, отчетов, программ с применением макросов и языка программирования VBA. Запросы и программы играют роль посредников между исходными таблицами и конечными отчетами.

Приведем примеры использования запросов и программ для формирования отчетов.

Пример 14.1. Отчет «Группа» формируется на основе запроса Группа. Запрос в рамках Access строится достаточно просто с использованием визуального языка QBE.

Необходимо перейти на закладку Запросы основного окна СУБД Access (рис. 14.10) и нажать кнопку Создание запроса в режиме конструктора. Во всплывающем окне следует указать имена необходимых таблиц и запросов, на основе которых строится формируемый запрос (в данном случае — на основе таблицы «Группа») и закрыть это окно. Открывается основное окно создания запроса (с использованием языка программирования QBE), в верхней части которого имеют место данные о выбранных таблицах и запросах.

Рис. 14.10. Основное окно запроса В нижнюю часть основного окна последовательно вводят имена полей, используемых в запросе. Для этого в верхней части окна выделяют соответствующее поле, на которое щелкают дважды. В нижней части окна могут быть введены условия отбора данных, параметры запроса, условия агрегации данных.

После завершения всех манипуляций основное окно (формирования запроса) закрывают (значок " х" в правом верхнем углу окна). Компьютер просит сохранить запрос заданием его имени (по умолчанию ЗАПРОСi, где i — порядковый номер) либо отказаться от полученных результатов. После возможной корректировки имени и нажатия кнопки Да формирование запроса заканчивается и его имя появляется в основном окне СУБД (закладка Запросы).

Выполнение отчетов удобно осуществлять с помощью мастера. Перейдем на закладку Отчеты (рис. 14.11) и выберем элемент Создание отчета с помощью мастера. Далее работа ведется почти аналогично созданию формы в полуавтоматическом режиме. В первом окне Мастера выбирают таблицы (запросы) и поля (в данном примере — таблицу «Группа со всеми полями»), используемые в отчете. Во втором и третьем окнах Мастера выбирают поля сортировки и группировки (возможно с подведением итогов). В последующих окнах Мастера — макет отчета и стиль оформления. В последнем окне задают имя отчета (по умолчанию — OTЧETi) и нажатием кнопки Готово завершают построение отчета. Сформированный отчет появляется на экране, а его имя фиксируется в основном окне СУБД на закладке Отчеты.

Если полученный вариант отчета требует корректировки, его закрывают и на закладке Отчеты основного окна СУБД нажимают кнопку Конструктор. Далее передвигают необходимые элементы управления в отчете.

Следует отметить, что возможности языка программирования QBE ограничены. Для получения сложных запросов и отчетов приходится использовать язык программирования VBA.

Рис. 14.11. Окно отчета.

Пример 14.2. Покажем процедуру программирования. Отметим, что в VBA программные модули могут быть автономными (их можно использовать с любым объектом) или «привязанными» к форме или отчету (модуль формы, модуль отчета).

Рассмотрим программу второго типа.

Перейдем в основном окне СУБД к закладке Формы, выберем форму и нажмем кнопку Конструктор.

С помощью правой клавиши мыши выберем в контекстном меню для формы в целом или отдельного поля элемент Свойства. В открывшемся всплывающем окне перейдем на закладку События и в строке выбранного события нажмем значок троеточия. В появившемся окне Построитель выберем элемент Программы и нажмем кнопку ОК.

Программа может иметь вид.

Option Compare Database.

Private Sub Кнопка12_GotFocus ().

Кнопка8. Enabled = False.

End Sub.

При этом две первые и последняя строки программы «набраны» компьютером. Имя модуля формируется автоматически и запоминается при закрытии формы.

Аналогично формируются модули для отчстов.

Автономные модули строятся в основном окне СУБД на вкладке Модули.

Защита осуществляется паролями и режимом «только для чтения» для базы данных в целом и/или для отдельных таблиц. В Access доступ может формироваться с помощью объекта Страницы, устанавливающего, какой уровень доступа имеют определенные поля таблицы (путем формирования таблицы доступа). Сбои оборудования компенсируются работой СУБД (кратковременные сбои) и автоматическим формированием через определенный промежуток времени резервной копии (долговременные сбои). Ручное выполнение резервной копии следует проводить и при всех процедурах обновления, в которых возможно искажение или потеря данных.