Информационное поле бюджетирования

Информационное обеспечение бюджетирования предполагает своевременное получение структурными подразделениями предприятия показателей, необходимых для осуществления всех его этапов в течение бюджетного периода.

Всю информацию, которая подается на вход в систему, можно разделить на несколько блоков:

• • ограничивающие факторы;
• • гипотезы и предположения;
• • система ограничений (лимитов);
• • система нормативов.

Эти блоки, по мнению А. Карпова, образуют информационное поле системы бюджетирования, которое является основой для планирования и успешной реализации разработанных бюджетов (рис. 5.11).

Рис. 5.11. Информационное поле системы бюджетирования.

Расчет бюджета предприятия должен начинаться именно с учета ограничивающих факторов. Если, в первую очередь, развитие бизнеса предприятия ограничивается емкостью рынка, то расчет бюджетов должен начинаться с бюджета продаж. Если ограничивающим фактором являются производственные мощности, т. е. сложилась ситуация, при которой все, что производит предприятие, оно реализует, и мощности загружены на 100%, то расчет бюджетов следует начинать с бюджета производства. Если развитие бизнеса, в первую очередь, ограничивается недостатком сырья и материалов, то есть сложилась ситуация, когда все, что производит предприятие, оно реализует, но мощности недогружены из-за нехватки сырья, то расчет бюджетов нужно начинать с бюджета снабжения.

Гипотезы и предположения являются наиболее изменчивой частью информационного поля системы бюджетирования. Эго связано с тем, что сами факторы, учитываемые при составлении бюджетов, могут меняться, а также в последующие периоды могут строиться другие гипотезы о том, как тот или иной фактор влияет на бюджетные показатели компании.

По сути, гипотезы определяют, каким образом в бюджетах будет учитываться влияние ограничивающих факторов на показатели компании.

Наличие формализованного перечня гипотез и предположений облегчит компании проведение план-фактного анализа и позволит повысить качество планирования на следующие плановые периоды.

Система нормативов. Нормативы фиксируют точное значение параметра и подставляются в формулы расчета соответствующих показателей бюджета. Например, производственные нормативы используются для расчета производственных расходов, логистические нормативы — для расчета остатков готовой продукции или сырья и материалов и т. д.

Нормативы могут быть абсолютными, например норматив офисных расходов на период или бюджет рекламы, и относительными, в расчете на единицу продукции, например расходы па доставку партии товара. Они могут быть натуральными (загрузка оборудования), стоимостными и пр. Оптимальным вариантом выбора объекта нормирования (обычно это статья расходов в том или ином выражении) и установления норматива является наличие функциональной связи между ними, которая позволит проводить факторный анализ отклонений фактического бюджета от планового и выявлять причины изменения нормативов, а также принимать решения об их изменении и корректировке бюджетов.

Нормативы нужны не только в технологических (для соблюдения параметров производственных технологий и оптимизации расходования ресурсов), но и в управленческих целях, в частности:

• • для функционирования управленческих процессов;
• • для предоставления информации с целью прогнозирования и бюджетного планирования;
• • для контроля за ходом хозяйственной деятельности и затратами предприятия.

Такие нормативы называются управленческими.

Примеры управленческих нормативов: доля транспортных расходов в себестоимости продукции; коэффициент загрузки оборудования (доля времени, в течение которого оборудование работало, в общем фонде рабочего времени); фондоотдача (отношение дохода к средней стоимости основных производственных фондов); зарплатоотдача (отношение дохода или прибыли к общей величине фонда оплаты труда); расходы на рекламу.

Если технологические нормативы являются в массе своей точными, то управленческие нормативы носят желательный либо предельный характер, т. е. устанавливают ориентировочную или предельно допустимую норму расхода того или иного ресурса на единицу результата. Данные нормативы устанавливаются на основании оценки влияния расходов ресурсов на соответствующий релевантный показатель деятельности предприятия (доходы, финансовый результат, численность занятых, производственные площади и т. д.) при заданном уровне качества исполнения процесса. Пример: канцелярские расходы в расчете на одного человека, работающего в администрации.

Итак, управленческие нормативы нужны, потому что позволяют создать бизнес-модель деятельности компании, отражают существующий и предполагаемый уровень технологии, организации и управления деятельностью и являются базой для сравнения при интерпретации результатов анализа.

Нормативы могут быть внешними и внутренними. В качестве внешних нормативов можно рассматривать, например, ставки налогов.

Важным моментом является также определение регламента изменения нормативов. В организации должен быть четкий регламент ввода новых нормативов и корректировки уже действующих, в том числе должно быть прописано, кто должен утверждать нормативы.

Система ограничений (лимитов). Как уже было сказано, нормативы определяют точные значения параметров, а ограничения при этом задают их граничные значения (верхние или нижние).

Чем больше ограничений введено в компании, тем выше качество системы бюджетирования.

Рис. 5.12. Последовательность формирования иерархии бюджетов.

Обобщение информации и ее передача в подходящей форме ответственным за бюджет составляет одну из основных задач системы бюджетирования.

Информация — это знания с ориентацией на цель. Именно цель определяет значение информации. Это значит, что всю поступающую в соответствующие подразделения бюджетную информацию необходимо фильтровать и сжимать в соответствии с потребностями получателя. При сжатии информации возникает иерархия бюджетов, которая отражает и учитывает круг задач соответствующего адресата. Последовательность формирования иерархии бюджетов иллюстрирует схема, изображенная на рис. 5.12. В ней отражена зависимость между бюджетами, принципы структурирования и консолидация информации в бюджетах.