Виды вторичных учетных карточек и картотек

Помимо личной карточки формы № Т-2 в кадровой службе в необходимых случаях ведется ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал, в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются неформализованные учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышении им квалификационного уровня. В картотеках карточки расставляются по шифрам специальностей, а внутри — по фамилиям в алфавитном порядке.

В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководящих и ответственных работников; работников, владеющих иностранными языками, выезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т. п. С этой целью заполняются самостоятельно разработанные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руководящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника.

Указанные выше карточки также группируются в картотеки, и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму; иногда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток на бумажном носителе.

Для получения данных о составе и сменяемости работников по каждой отдельной должности и учета вакантных должностей ведутся традиционные или электронные должностные карточки. Карточка заполняется на каждую должность независимо от того, замещена она работником или нет. В карточку заносятся данные о сотрудниках, последовательно занимавших эту должность. Группировка карточек осуществляется по структурным подразделениям или подведомственным организациям, а внутри — по старшинству должностей. Карточки на вакантные должности выделяются в специальный раздел картотеки. В кадровых службах многих организаций вместо должностной картотеки ведутся традиционные или электронные штатно-должностные книги или штатные формуляры, которые по своему назначению идентичны указанной картотеке.

Кроме перечисленных учетных форм в крупных организациях кадровая служба ведет вспомогательную алфавитную картотеку (журнал, блокнот) личных дел, необходимую для быстрого нахождения того или иного дела. Запись делается на каждое личное дело и включает в себя фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату заведения личного дела и т. д. Аналогичную форму имеет контрольная карточка, в которой регистрируется выдача личного дела во временное пользование. Часто алфавитная и контрольная карточки объединяются в единую алфавитно-контрольную карточку.

Все картотеки должны иметь действующий и архивный разделы. Следует иметь в виду, что в конкретных организациях в силу их особенностей и порядка построения делопроизводства в кадровой службе некоторые из перечисленных картотек могут отсутствовать или быть представлены в большем количестве видов. В кадровых подразделениях крупных учреждений картотеки формируются не только на работников центрального аппарата, но и работников подведомственных учреждений, организаций и предприятий, занимающих должности, назначение на которые находится в компетенции вышестоящего органа управления.

В практике работы кадровых служб многих организаций достаточно широко используются до настоящего времени одновременно с картотеками или вместо специализированных картотек журнальные формы учета личного состава (алфавиты, указательные списки, тетради, книги учета и т. п.), количество которых доходит до 30 различных видов, например: алфавитная книга личного состава, книга учета общего и непрерывного стажа работы, книга учета подростков, журнал учета движения сотрудников и др.

Обычно журнал или книга учета заводится по каждому учетно-справочному направлению работы, в разрезе групп и даже отдельных отчетных показателей, типовых справочных и справочно-аналитических запросов, для быстрого подсчета массовых сводных показателей, необходимых для включения в различные формы отчетности. Журнальные формы учета характеризуются гарантированной достоверностью информации.

Возникновение нового направления поиска информации по кадрам, как правило, порождает введение дополнительной учетной формы (карточки или журнала).

Массивы вторичных учетных документов по личному составу формируются не только в кадровой службе, но и бухгалтерии, военно-учетном столе, отделах и цехах. Так, например, в бухгалтерии для расчета заработной платы по каждому вновь принятому сотруднику заводится лицевой счет, имеющий типовую карточную форму, в которой указывается фамилия, имя, отчество, дата поступления на работу и заработная плата по месяцам. Систематизируются лицевые счета как и личные карточки — по структурным подразделениям, а внутри — по алфавиту фамилий.

В военно-учетном столе ведется картотека лиц, состоящих на воинском учете, в отделе (секторе) подготовки кадров — учетная картотека сотрудников, повышающих свой общеобразовательный и квалификационный уровень, в отделах и цехах предприятия — табель учета использования рабочего времени и т. д. В профсоюзном органе формируется картотека учета членов профсоюза.