Задачи и функции службы ДОУ
Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы (рис. 3.9). ДОУ в организации осуществляется специальной… Читать ещё >
Задачи и функции службы ДОУ (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
ДОУ в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления (рис. 3.5).
Рис. 35- Цели службы ДОУ Служба ДОУ решает задачи, представленные на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Задачи службы ДОУ.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет ряд функций, представленных на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Функции службы ДОУ.
Рис. 3.7. Функции службы ДОУ (окончание).
Структура службы ДОУ
Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений.
Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами. Состав управления делами представлен на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Состав управления делами.
На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях, в учебных заведениях и других организациях функционирует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия. В их состав, как правило, включаются подразделения: по учету и регистрации; контролю; совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; рассмотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.
В ассоциациях, концернах, акционерных обществах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (правлением, учредительной конференцией). В аппарате управления органов муниципального самоуправления создается общий отдел. В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, архив.
В небольших по объему работы с документами предприятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специально назначенное лицо.
Штатная численность службы ДОУ должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество делопроизводства в организации. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним специальным образованием. Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени — на работы, но делопроизводственному обслуживанию.
Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы (рис. 3.9).
Рис. 3.9. Структура должностной инструкции работника службы ДОУ.