срок хранения дела: документы по личному составу имеют различные сроки хранения, поэтому данный элемент описания обязательно выносится на обложку дела. Например: «Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов 5 лет, 10 лет, 15 лет, 75 лет после истечения срока действия договора».
Оформление дел, подлежащих постоянному и долговременному хранению, заключается в переплете дел, вынесении на обложку дел его информационных характеристик, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела и, в случае необходимости, внутренней описи документов дела.
В делах по личному составу, основой систематизации которых является алфавитный порядок, составление внутренней описи документов рекомендуется, но в случае нарушения алфавитного порядка систематизации документов составление внутренней описи обязательно.
После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:
на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т. д.) и других частей;
все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.
Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).
Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.
Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:
порядкового номера;
делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
количества листов в деле; примечаний.
Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Основное назначение списка сокращений слов — сократить объем и провести унификацию приемов описания, как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней. В список сокращений слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий, кроме хорошо известных. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.
Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т. е. при их перешифровке. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: № единицы хранения по старой описи, № единицы хранения по новой описи, примечания.
К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета. Такой указатель представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрывают необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Указатели могут включать сведения из заголовков единиц хранения как одной описи, так и всех описей фонда.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Итак, архивная опись — это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.
Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.
Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива — указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.
В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:
Дел постоянного срока хранения;
Дел временного срока хранения Дел по личному составу;
Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т. д.).
Состав архивной описи:
описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
справочный аппарат к описи.
Справочный аппарат к описи включает:
титульный лист;
содержание (оглавление);
предисловие;
список сокращённых слов;
переводная таблица (в случае переработки);
указатели.
Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).
Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.
Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.
От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
И ЛИТЕРАТУРЫ
Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.
10.2004)
Алексеева, Е. В. Архивоведение: Учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова. (М.: Издательский центр «Академия», 2006. — 272 с.
Булюлина, Е. В. Архивоведение: Учебное пособие. / Е. В. Булюлина — Волгоград: Издательство Вол
ГУ, 2005. (96 с.
Вовкотруб, О. В. Архивоведение: Учебное пособие / О. В. Вовкотруб, Л. Р. Фионова. — Пенза: ПГУ, 2005. — 132 с.
ГОСТ Р. 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.
02.1998 № 28)
Непогода, А. В. Делопроизводство компании / А. В. Непогода, П. А. Семченко. — М.: Омега-Л, 2009. — 478 с.
Интернет-ресурс:
http://www.arhivnoedelo.ru Основные правила работы государственных архивов Интернет-ресурс:
http://www.mosarchiv.ru Организация работы архива, май 2011
Булюлина, Е. В. Архивоведение: Учебное пособие. / Е. В. Булюлина — Волгоград: Издательство Вол
ГУ, 2005. (С. 3
ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: Госстандарт России, 1998
Вовкотруб, О. В. Архивоведение: Учебное пособие / О. В. Вовкотруб, Л. Р. Фионова. — Пенза: ПГУ, 2005. — С. 38
Там же. — С. 39
Булюлина, Е. В. Архивоведение: Учебное пособие. / Е. В. Булюлина — Волгоград: Издательство Вол
ГУ, 2005. (С. 53
См. Булюлина, Е. В. Архивоведение: Учебное пособие. / Е. В. Булюлина — Волгоград: Издательство Вол
ГУ, 2005. (С. 53−55
Алексеева, Е. В. Архивоведение: Учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова. (М.: Издательский центр «Академия», 2006. — С. 136
Интернет-ресурс:
http://www.arhivnoedelo.ru Основные правила работы государственных архивов
Непогода, А. В. Делопроизводство компании / А. В. Непогода, П. А. Семченко. — М.: Омега-Л, 2009. — С. 238
