Классификация документов. 
Документационное обеспечение управления

Понятие «классификация» используют обычно в двух значениях: процесс (отнесение объекта исследования к тому или иному классу, делению) и результат (созданная классификационная схема). В первом случае классификация — это процесс упорядочения, распределения объектов по классам. А во втором — это система соподчинения, используемая как средство изучения и ориентировки во всем многообразии объектов. Структура классификации может быть представлена в виде таблицы, схемы, диаграммы. Классификация отражает закономерности развития документов, устанавливает связи между ними, служит основой упорядочения. «Разложить все по полочкам» — вот назначение классификации.

Для проведения классификации документации следует знать следующие положения:

• 1. Признак, по которому производят деление, называется основанием, деления. При классификации нельзя использовать в одной классификационной схеме одновременно разные основания деления (требование непересекаемости).
• 2. Деление должно быть исчерпывающим. Недостаточность классов деления (цветы бывают синие, оранжевые, красные) или их избыточность (…красные, пурпурные, багряные…) недопустимы.
• 3. Следует соблюдать пошаговую последовательность деления от общего к частному, не перескакивая через уровни классификации.
• 4. Классификация может иметь различные виды: родовидовая, (иерархическая), дихотомическая (на два противоположных вида), фасетная (когда при классификации объектов используется параллельно несколько схем классификации по разным основаниям).

Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления (признакам), соответствующим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа можно представить в виде перечня видов документов. Например, по способу документирования различают следующие виды документов: рукописный, печатный, магнитный, фотографический, оптический, лазерный, электронный.

Вообще, проблемы классификации документной информации — вопрос давний и не окончательно решенный. Дошедшие до наших дней библиотечные классификации средневековой Европы, стран Арабского Халифата базировались на содержательном (тематическом) признаке. Родившаяся много позже десятичная классификация Дьюи и ее модификации тоже базируются на содержательном (тематическом) признаке.

А вот комплексную классификацию документов (не только по содержанию, но и по материальному носителю) осуществил Поль Отле в его «Трактате о документации» (1934).

В отдельных науках и отраслях деятельности созданы определенные классификаторы документации. Естественно, что наука «документоведение» должна предлагать наиболее комплексную, глобальную классификацию документов. Вот что на сегодняшний день в плане классификации документов нам может предложить документоведение.

Все существующие классификации документов строятся на базе одного из трех аспектов:

• • информационная составляющая документов;
• • материальная составляющая документов;
• • внешние условия существования документов (условия их бытования), или коммуникативная составляющая.

Познакомимся с классификациями по такому аспекту, как информационная составляющая. И первый тип классификации в этом аспекте, конечно же — классификация по содержанию (по тематике). Такие классификации называют семантическими. При такой классификации документы делят на виды, подвиды и т. д. в соответствии с признаком содержания. Это может быть классификация документов по отраслям знаний, по темам, предметам, проблемам, затронутым в содержании документов. Для таких классификаций разрабатывают рубрикаторы. Например, рубрикатор для систематизации научных документов в своих верхних рубриках содержит перечень отраслей знаний и народно-хозяйственных отраслей: экономика, горнодобывающая промышленность, медицина и т. д.

Любой рубрикатор характеризуется количеством уровней классификации. Высший или первый уровень содержит наиболее широкие разделы, каждый раздел в свою очередь делится на подразделы и т. д. Рубрики получают коды в соответствии с принятой системой кодирования.

Примером подобного рубрикатора может служить систематический каталог любой научной библиотеки.

В основу любой автоматизированной системы научно-технической информации закладывается рубрикатор, который позволяет определить тематику, содержание информационных ресурсов в системе, построить поисковый запрос. Каждый из вас сталкивался еще с одним образцом семантической классификации — рубрикатором в телефонном справочнике, а многие — с многочисленными рубрикаторами в поисковых системах Интернета.

Классификация документов по информационной составляющей может вестись и по такому признаку (основанию), как характер знаковых средств. В основе этой классификации лежит коммуникативная функция документа, которая выполняется с помощью знаков (единиц социальной информации). Предложенная ниже классификация относится к разряду формальных. На высшем уровне этой классификации различают следующие виды документов: текстовый, иконический, идеографический, аудиодокумент (фонодокумент), матричный документ.

Каждый раздел в свою очередь может состоять из подразделов, классифицированных по тому же основанию классификации.

Текстовый документ. Знаком служит буква естественного языка. Текстовые документы также называют вербальными. Текстовый документ, в котором информация воплощена любым способом письма называется письменным (при этом письменный документ может быть рукописным, машинописным, печатным, электронным). Текстовые документы могут иметь вид фонодокумента, содержащего речь.

Иконический документ. В таких документах знаки, кодирующие информацию подобны отражаемому объекту: в роли иконических документов может выступать рисунок, фотография, кинофильм, видеодиск.

Идеографический документ. Знаком служит условное обозначение: картографические документы (топографические карты, астрономические карты звездного неба), нотные документы.

Звучащие документы. Фиксируют и передают информацию музыкальными звуками. Музыкальные диски, аудиокассеты с нетекстовой (неречевой) информацией.

Матричный документ. Исполнен средствами матричного искусственного языка и ознакомиться с его содержанием можно только с помощью соответствующих технических средств. К таким документам относят перфокарты, магнитные, оптические диски, дискеты, CD, DVD. Может содержать текстовые и иконические, и идеографические, и звуковые знаки.

Можно классифицировать документы по каналам восприятия информации человеком.

Визуальный документ — это документ, содержание которого человек воспринимает с помощью зрения (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, карты, документы, изображенные на экране монитора, телевизора). Это наиболее распространенный вид документов. 75% всей информации человек получает с помощью зрения.

Тактильный документ — документ, содержание которого человек воспринимает с помощью осязания (книги для слепых).

Аудиальный документ — документ, содержание которого воспринимается с помощью слуха (фонограмма, музыка на компакт-диске, магнитная фонограмма).

Аудиовизуальный документ — документ, содержание которого воспринимается посредством слуха и зрения одновременно (кинофильм, видеофильм, электронные мультимедиа документы).

Классификация документов по способу документирования (по способу фиксации информации на носителе):

Рукописный — при создании документа знаки письма наносятся от руки: текстовый, чертеж, карта.

Машинописный — созданный с помощью пишущей машинки (механической, электрической).

Печатный — документ изготовлен с помощью полиграфических или иных средств массового копирования, а также с помощью копировально-множительной техники.

Механический документ изготовлен с помощью изменений состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую запись (методом нагревания носителя), поперечную (резец устройства движется параллельно поверхности), глубокую запись, при которой резец движется перпендикулярно поверхности. Примеры механически изготовленных документов — грампластинки и перфокарты. Информация на грампластинки нанесена путем вырезания канавки на поверхности вращающейся пластинки, а на перфокарты — путем пробивки отверстий.

Магнитный — магнитные ленты, магнитные диски. Фиксация информации происходит путем изменения состояния участков поверхности носителя под воздействием магнитного поля. Разновидностями магнитного способа являются электромагнитный и магнитооптический.

Фотографический — фотографическим способом. В их числе фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши.

Оптический создан сфокусированным пучком электромагнитного поля.

Лазерный — посредством лазерного луча.

Простейшая дихотомическая классификация документов по уровню обобщения информации. Все документы можно разделить на первичные и вторичные. Первичные содержат информацию, являющуюся изложением результатов изучения, исследования, расчета. Их информация оригинальна по своему характеру. Это может быть документ, удостоверяющий личность, научный, бухгалтерский, справочный. Вторичные документы являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Например: статистический отчет, бухгалтерский баланс, план работы концерна, реферативный сборник.

Приведенные выше классификации документов (по содержанию или по тематике, по характеру знаковых средств фиксации информации, по каналам восприятия информации человеком, по способу документирования, по уровню обобщения информации) имеют отношение к такому аспекту как информационная составляющая документа.

А теперь попробуем классифицировать документы исходя из материальной (физической) составляющей документа.

Носитель документной информации — физический материал, на который определенным способом с помощью определенных средств наносятся знаки определенного языка.

При обзоре носителей информации следует не забывать о двуединой сущности документа, о форме и содержании. Форма — это носитель документированной информации.

И первая классификация: по материалу носителя информации все документы можно разбить на два класса: на искусственном носителе, на естественном носителе.

На естественном носителе создавали древние документы: на папирусе (трава), на глине, на коже (пергамент), на камне, на деревянных пластинках, на коре и т. д.

К современным носителям информации относятся бумажный и полимерные носители. К числу полимерных относят пленочные (кино, фото, диапозитивы, микрофиши, магнитные ленты) и пластиночные (грампластинки, все диски). В редких случаях в качестве материала носителя используют стекло и металл.

Существует классификация по форме носителя информации. Согласно этой классификации документ может быть листовой, сброшюрованный, карточный, ленточный, нанесена на катушку, кассету, барабан, бобину, диск.

Основные критерии, определяющие выбор носителя информации, связаны с объемами размещаемой информации, со скоростью передачи информации, со сроками хранения информации на носителе, с вопросами защиты информации, с вопросами ее восприятия и анализа, а также с проблемой достоверности информации или, иными словами, юридической силы документа.

С точки зрения объемов размещаемой на носителе информации безусловными лидерами являются современные электронные (полимерные) носители, бурный прогресс производства и использования которых очевиден. Недостатками носителя является в большинстве случаев отсутствие юридической силы электронного документа, необходимость наличия специальных средств для использования носителя, относительно небольшой срок службы, быстрая смена технической и программной базы считывающих устройств (если моральное и физическое старение технических и программных средств и носителей информации происходит гораздо быстрее, чем устаревает информация на носителе, то необходим процесс перезаписи информации и способов ее аутентификации на более современный носитель).

Отдельно следует сказать о таком критерии, как защита информации от несанкционированного доступа. Для бумажных документов организация защиты информации сводится к физической недоступности документа фиксацией фактов передачи и ознакомления должностных лиц с конфиденциальными документами и некоторыми технологическими процедурами. Для электронных версий документов задача усложняется регламентацией доступа к тем или иным данным, протоколированием действий пользователей в автоматизированных системах информации. Отдельно решаются вопросы криптозащиты, технической защиты от хакеров, вирусов и т. д.

Традиционный носитель информации — бумага — обладает чрезвычайно низкими показателями объема содержащейся информации, низкими возможностями в плане скорости передачи информации.

Преимущества заключаются в возможностях длительной сохранности информации на бумажном носителе (так называемая бескислотная бумага может храниться несколько веков). Преимущества состоят и в том, что информация считывается с носителя без специального оборудования. Важным достоинством является доказательность, юридическая сила документа на бумажном носителе. Электронные документы могут иметь юридическую силу только при наличии электронной цифровой подписи.

Критерий удобства восприятия информации пока свидетельствует в пользу бумажных документов (текст с экрана монитора воспринимается на 25% медленнее, чем с листа бумаги). Работа со сложным текстовым многоаспектным документом на экране компьютера во многих случаях просто не плодотворна, поскольку затруднено комплексное восприятие и оценка. Возможности делать отметки, замечания по ходу просмотра текста имеются, но усложнены. При работе с электронным проектом документа следа от внесенных поправок не остается, появляется лишь очередная (промежуточная) версия документа. При этом усложняется процесс согласования проекта документа в силу непрозрачности вносимых правок, поскольку сведений о времени и авторстве правок недостаточно.

Рассмотрим еще четыре классификации документов по отношению к внешней среде.

По времени появления все документы можно разделить на оригиналы и копии.

По месту происхождения и масштабу действия различают: международный, зарубежный, национальный или общегосударственный, региональный, ведомственный, локальный (корпоративный) документ.

По степени распространенности документы бывают: опубликованные, неопубликованные и непубликуемые.

Опубликованные — документы, предназначенные для широкого и многократного использования и имеющие тираж.

Неопубликованные — как правило, научные документы для узкого круга специалистов (отчеты о НИР, депонированные рукописи, научные переводы, диссертации, научные обзоры или доклады).

Непубликуемые — официальные или деловые документы, предназначенные узкому кругу лиц для немногократного использования.

По регулярности выхода в свет (только для опубликованных документов) — различают периодические издания и непериодические издания.