Оптимизация штатной численности службы снабжения

Сотрудники службы снабжения относятся к категории административных работников (менеджеров), нормативы численности которых целесообразно рассчитывать на основе многофакторного анализа функционального разделения труда в сфере управления и обслуживания. Для руководителей среднего звена, задействованных на различных этапах закупочного процесса, необходимо также учитывать нормы управляемости, представляющие максимальное число работников, подчиненных одному линейному руководителю, при условии, что суммарная трудоемкость выполняемых им функций не должна превышать норматива (8 ч/день, 40 ч/нед. и т. д.).

Нормы управляемости зависят от следующих факторов: — особенностей управленческого труда, которые связаны с тем, что современному руководителю приходится выполнять как функции менеджера по руководству определенным подразделением организации, так и функции специалиста (инженера, финансиста, экономиста и т. п.);

• — характеристик функций управления (их сложности, актуальности, совместимости, степени творчества и т. п.);
• — уровня управления, специфики объекта управления, объема необходимой информации, уровня компьютеризации, разнообразия функций управления, личных качеств руководителя и подчиненных ему работников и др.

Среди общих рекомендаций по нормам управляемости можно выделить:

• — для руководящих должностей в подразделениях со значительным удельным весом работ творческого нестандартного характера, высокой квалификации или частыми отклонениями от заранее намеченной технологии процесса норма управляемости составляет 5−7 чел.;
• — для руководящих должностей в подразделениях с достаточно устоявшимся характером работ, в значительной мере определяемым стандартными организационно-управленческими процедурами, норма управляемости составляет 10−12 чел.;
• — в любом случае норма управляемости не должна превышать 15−17 чел. на среднем уровне управления и до 40 чел. на нижнем уровне, в противном случае коллектив становится неуправляемым.

Основные методы расчета потребности в персонале дифференцируются в зависимости от профессиональных категорий работников, размеров предприятия, направлений его деятельности, финансового состояния и пр. Для оптимизации штатной численности службы снабжения можно рекомендовать подход с использованием формулы Розенкранца:

(6.6).

где Чopt - оптимальная численность сотрудников структурного подразделения; п — количество видов управленческих работ; т, — среднее количество действий, выполняемых в рамках i-го вида работ; ti — время, необходимое на выполнение действия; КНРВ — коэффициент необходимого распределения времени:

(6.7).

где - коэффициент затрат времени на дополнительные работы (обычно: ); - коэффициент затрат времени иа отдых (чаще всего ); - коэффициент пересчета численности (явочной в списочную);  — время, выделяемое на различные работы, не учтенные в плановых расчетах; - коэффициент фактического распределения времени:

(6.8).

где - фактическая численность структурного подразделения; Т — месячный фонд времени одного сотрудника согласно контракту.

В плановых расчетах обычно сложно учесть время на подготовительно-заключительные мероприятия, такие как подготовка рабочего места, получение производственного задания, получение и подготовка материалов, инструментов, ознакомление с технической документацией, уборка рабочего места, сдача готовой продукции и пр.

Пример

Допустим, что служба снабжения предприятия выполняет ряд операций, состав и временные характеристики которых приведены в табл. 6.17 и 6.18.

Таблица 6.17

Состав организационно-управленческих видов работ, выполняемых службой снабжения

Таблица 6.18

Временные характеристики орсанизационно-управленческих видов работ, выполняемых службой снабжения

Определяем суммарное время выполнения работ службой снабжения в течение месяца: (500 действий — 0,15 ч/действие + 200? 0,5 + 100 • 0,4) = 215 ч. Рассчитываем коэффициенты, входящие в формулу Розенкранца: КНРВ = 1,3 • 1,12 • 1,1 = 1,6 и КФРВ = 170−5:215 = 3,95.

Определяем оптимальную численность службы снабжения по формуле (6.6) с учетом формул (6.7) и (6.8):

Таким образом, оптимальная численность службы снабжения, полученная в результате расчетов, составляет 3 чел., притом что фактическая — 5. Тогда двух «лишних» человек из службы снабжения можно переориентировать на другие, более перегруженные виды деятельности или сократить, тем самым снизив расходы предприятия на фонд оплаты труда.

Однако необходимо учитывать, что сокращение штатной численности службы снабжения приведет к увеличению объема работы на одного сотрудника и необходимости повышения им заработной платы, размер которого не должен превысить экономию на фонде оплаты труда.

Допустим, что должностной оклад одного сотрудника составляет 30 000 руб/мес., тогда ФОТ службы снабжения будет 5 чел.? ? 30 000 руб. = 150 000 руб/мес. По результатам расчетов штатную численность необходимо сократить на 2 чел., или на 40%. Однако возросшую нагрузку на оставшихся трех сотрудников необходимо компенсировать увеличением их заработной платы: 3 чел. х? (30 000 руб. + 40%) = 126 000 руб/мес.

Таким образом, чистая экономия на ФОТ от оптимизации штатной численности службы снабжения составит: 150 000 — 126 000 = = 24 000 руб/мес.

Относительно правовых аспектов сокращения штата или численности работников можно отметить существенные моменты.

• 1. Увольнение будет считаться законным только в том случае, если у работодателя нет возможности перевести сотрудников на другую имеющуюся в организации работу.
• 2. Во внимание принимаются вакансии, как соответствующие квалификации сокращаемого лица, так и нижестоящие.
• 3. О предстоящем увольнении работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись, не менее чем за 2 мес. до их увольнения.
• 4. Преимущественное право при сокращении численности имеют: сотрудники с более высокой производительностью труда и квалификацией, лица, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком, и др.
• 5. Запрет на сокращение распространяется на следующие категории:
  • — беременных;
  • — женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • — одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет);
  • — находящихся в отпуске или временно нетрудоспособных.

При сокращении выплачиваются выходные пособия, увеличивающие затратную часть бизнеса предприятия:

• — средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев (в особых случаях до трех);
• — двухнедельный заработок — в отношении лиц, занятых на сезонных работах;
• — пособие не выплачивается лицам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев.