Системы автоматизации офисной деятельности и документационного обеспечения

Основные понятия офисной деятельности и документационного обеспечения

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.

К каждому классу информации предъявляются особые требования, в частности к управленческой информации предъявляются следующие: полнота информации для принятия управленческого решения; оперативность и оперативность ее получения точно в заданные сроки; достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость; адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией; доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Документ — это материальный носитель, на который заносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в конкретной сфере деятельности, образует систему документации.

Документопоток — это процесс передвижения документов одного тина от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему.

Документопотоки экономической системы делятся: на внешние, входящие в систему; внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей; исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или какихлибо деловых процессов, то на каждом предприятии, в организации и на фирме создается свой документооборот.

Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии по составу охватываемых операций может быть двух типов: операционный — ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику; универсальный — отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов.

Так как документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю, то по степени охвата подразделений и специалистов экономической системы выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

• • документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;
• • документационного обеспечения управления (ДОУ);
• • получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;
• • контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;
• • организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности: документирование; делопроизводство, т. е. организация работы с документами. Рассмотрим содержание этих видов деятельности.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство — комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов. Другими словами, делопроизводство — комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Архив — это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации. Электронный архив предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура — последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами, обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т. е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии для поддержания документооборота.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

По содержанию можно выделить класс управленческих или организационно-распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научнотехнических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия — потребители готовой продукции или услуг, предприятия — поставщики сырья и материалов и др.

Служба СДОУ ориентирована на работу с организационно-распорядительными документами (ОРД), которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (но синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основных класса:

• 1. Организационные документы — комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам.
• 2. Распорядительные документы оформляют принятые управленческие решения, к ним относятся: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур.
• 3. Информационно-справочные документы составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, к ним относятся следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.

По форме ОРД делятся на формализованные и неформализованные. К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы. Формализованные документы характеризуются следующими свойствами: наличием типового состава и расположения реквизитов; стандартным оформлением реквизитов; использованием бумаги стандартных размеров. Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) характеризуются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на базе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм организации документационного обеспечения управления организацией; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.