Стратегии и тактики совершенствования систем управления

Фирма будет работать успешно только в случае, если организация, методы и техника управления будет соответствовать экономике, организации и технике производства. В этом проявляется одна из важнейших закономерностей управления.

Система управления может ускорять или наоборот, замедлять темпы развития производства. Отсюда вытекает огромная важность проблемы совершенствования управления на современном этапе.

Развитие управления предъявило новые требования к хозяйственным руководителям. Время, когда успех производства зависел от личных способностей и опыта руководителей, прошло. На первый план выдвинулось требование создать систему управления с учетом новейших достижений различных наук, автоматически вынуждающую каждого работника в определенный момент производить заранее спроектированные технологические операции и управленческие процедуры.

Руководитель современного предприятия не должен и не в состоянии лично всем распоряжаться. Он должен заставить своих подчиненных работать по определенной системе и контролировать эту систему.

Нужно стремиться устранить типичные ошибки организаторов. Увеличение масштабов производства значительно повышает экономический ущерб из-за ошибок организатора. Ошибка рабочего распространяется па одно изделие. Ошибка организатора распространяется на всю систему, зачастую очень крупную. Она вызывает длительное нарушение организационной устойчивости всей системы.

Еще более опасны ошибки при модернизации аппарата управления. Одно дело — новое предприятие, не имеющее сложившихся традиций и устоявшихся систем работы. Совсем другая картина предстает перед нами в существующем предприятии, где укоренились привычные методы работы, годами складывались традиции, взаимоотношения людей. В этом заключается самый большой элемент сложности выбора стратегии и тактики совершенствования системы управления предприятием.

Разрушать существующую систему можно лишь тогда, когда имеется твердая уверенность, что ее можно заменить лучшей. После неудач в модернизации управления предприятие надолго теряет «организационный потенциал», т. е. способность воспринять и реализовать новые системы. Формальный подход к этому важному делу является в большинстве случаев причиной неудач. Вводились новые организационные формы управления, новая техника обработки информации, а методы управления оставались прежними.

Многие руководители предприятий полагают, что можно провести модернизацию аппарата, не заменив методы работы.

Приглашаются подрядчики (институты, лаборатории), проводится проектирование, но все это остается лишь формой, гак как не изменился подход к методам организаторской работы.

Конечно, очень трудно бывает убедить опытного работника, что методы его работы несовершенны. В глубине души он уверен, что его методы, выработанные долгим опытом хозяйственной работы, единственно правильны. Человека, который утверждает обратное, встречают, как правило, недоброжелательно.

Иногда руководители предприятия полагают, что научное управление есть некий магический способ повышения эффективности аппарата, и ждут результатов через два-три месяца, разочаровываясь в случае невыполнения такого желания. Разбрасывание по мелочам, устранение отдельных дефектов почти всегда приводит к неудаче. Каждый отдельный дефект в управлении не случаен; он является, как правило, следствием какой-то основной ошибки системы управления. Устранение отдельных дефектов без коренной модернизации системы не даст положительных результатов. Устраненный сегодня дефект завтра опять всплывет, так как ошибка в системе осталась не устраненной.

Поэтому главной стратегической линией в модернизации управления должен быть курс на совершенствование всей системы управления, а не ее отдельных частей.

Другим важным элементом стратегии совершенствования является выбор направления движения при изменении системы управления. Здесь могут быть два возможных пути.

Во-первых, внедрение идей научного направления в сознание среднего командного состава предприятия, с тем чтобы они побуждали свое руководство к активным действиям в области изменения систем и методов управления. Это модернизация снизу вверх.

Во-вторых, внедрение идей научного направления в сознание высшего руководства предприятия, с тем чтобы оно личным примером и активным воздействием проводило их далее сверху вниз.

Первый путь связан с длительным периодом эволюции взглядов и не может привести к сколько-нибудь значительным результатам.

Представляется более эффективным второй путь. В первую очередь, очевидно, следует изменить взгляды на методы управления, науку и новую технику, которые оказывают сильнейшее влияние на все уровни управления предприятием, в том числе дирекцию.

После того как поставлен организационный диагноз, можно на основе всей имеющейся информации разработать «Основные направления совершенствования системы управления предприятием». Этот документ состоит из двух основных частей: краткие результаты обследования и анализа управленческого аппарата в виде сводных данных, графиков-диаграмм, аналитических таблиц; предложения по основным направлениям совершенствования. Они содержат перечень проектов и других документов, которые должны быть разработаны в ходе организационного проектирования. Предложения должны быть сгруппированы:

• 1) структура управленческого аппарата;
• 2) процессы управления;
• 3) организация труда ИТР и служащих;
• 4) документация и документооборот;
• 5) методы управления;
• 6) технические средства.

Указанные материалы должны быть размножены и вручены для ознакомления руководящим работникам предприятия и руководителям общественных организаций. Через некоторое время следует собрать расширенное совещание руководящих работников и представителей общественных организаций, на котором руководитель отдела управления производством делает доклад о результатах обследования, анализа и основных направлениях совершенствования систем управления. Доклад должен быть проиллюстрирован схемами, диаграммами, таблицами, показывающими наглядно основные результаты анализа.

В случае если материал к совещанию был размножен и разослан заранее, можно не делать специального доклада. Совещание откроет руководитель организации, который сделает выступление, затем состоится обмен мнениями, обсуждение материала, заключение руководства и принятие решения. После одобрения основных направлений на расширенном совещании у директора начинается новый важный этап модернизации — организационное проектирование.