Аннуляция бронирования. 
Организация гостиничного дела

Служба бронирования выполняет не только бронирование номеров, но и производит аннуляцию заказов на бронирование. При полной аннуляции бронирования заполняется бланк «Отмена бронирования». На рис. 12 представлен образец бланка отмены бронирования.

Рис. 12. Образец бланка отмены бронирования.

Все операции по бронированию, изменениям, отменам должны быть письменно зафиксированы и внесены в компьютерную программу. Для удобства в работе бланки «Новое резервирование», «Изменение», «Отмена бронирования» имеют разный цвет.

Аннуляция негарантированного бронирования. Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и выезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования. После того как была произведена аннуляция бронирования, сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование. Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отменен и создан документ аннуляции бронирования с соответствующим номером.

Аннуляция гарантированного бронирования. Большинство компаний международных платежных систем, выдающих кредитные карты, позволяют взимать штрафы в случае неприбытия гостя только при том условии, если отель выдает особый номер аннуляции. При заблаговременной аннуляции бронирования гостем, во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдала бронирования должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования по кредитной карте. Они выглядят таким образом.

1. Запрашивается информация о бронировании номера, которая включает имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции. Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля.

Номер аннуляции состоит из даты, инициалов и кода сотрудника, осуществляющего аннуляцию.

• 2. Отмечается, что бронирование номера аннулировано, документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется ее дата. Если аннуляция производится не самим гостем, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.
• 3. Номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.
• 4. Все сведения по данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. В автоматизированных отелях эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего возможного приезда гостя.

Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут отличаться. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования. Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, турагентства или компании.

Если запрос на отмену заявки пришел по факсу или электронной почте, то сотрудник бронирования высылает письмо — подтверждение отмены (cancellation confirmation).

Как вариант можно использовать такой текст:

Уважаемый _________!

В ответ на Ваш факс от _________ сообщаем, что нам жаль отменять заявку на бронирование:

Имя гостя: _________.

Дата заезда: _________.

Дата выезда: _________.

Категория номера: _________.

№ подтверждения: _________.

Мы будем рады принять Вас в отеле «_________» .

по любому другому случаю.

С наилучшими пожеланиями, отдел бронирования.

Dear Mr _________.

Referring to your fax dated _________, we regret to cancel.

the requested reservation as follows:

Guest Name: _________.

Arrival date: _________.

Departure date: _________.

Room type: _________.

Confirmation: _________.

We look forward to the pleasure of welcoming.

Mr _________ to the Hotel «_________» on another occasion.

With kind regards, Reservation Department.

Служба, принимающая аннуляцию, должна действовать профессионально, вежливо, аккуратно и четко.

Собранная в процессе резервирования информация автоматически перемещается на стойку Reception. Сотрудники отдела бронирования подготавливают листы заезда на каждый день, ими пользуются сотрудники при заезде гостей.

Высококлассные отечественные отели предоставляют иностранным гражданам визовую поддержку.

До сих пор речь шла в основном о взаимоотношениях гостиницы с частными лицами, индивидуальными клиентами. При этом гостиницы вплотную работают с различными туристическими агентствами, компаниями, фирмами, организациями. Как правило, они строят свои взаимоотношения на основе соответствующих договоров. При бронировании размещения для групп тарифы, сроки и условия отмены бронирования, а также иные условия предоставления гостиничных услуг согласуются сторонами дополнительно для каждой отдельной группы.