Организация документооборота.
Управленческий учет
График документооборота представляет таблицу, в которой по каждому документу указывается наименование, участники (ответственные) информационного потока образованного документом, сроки создания и передачи. Форма графика разрабатывается на каждом предприятии самостоятельно. Ориентиром может служить Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином… Читать ещё >
Организация документооборота. Управленческий учет (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Документооборот — это перемещение документов и отчетов в пространстве и времени с момента возникновения до сдачи в архив или выхода во внешнюю среду. Организация документооборота включает составление стандартов по документам, сводных схем и графиков документооборота, сформированных по целевому признаку, установление ответственности за формирование и передачу информации установление сроков хранения документов.
Стандарты документов содержат форму и регламент обработки и получения документа. Регламент описывает, кто, куда, кому и в какие сроки передает документ, кто несет ответственность за нарушение регламента. Могут быть также описаны последствия нарушения регламента. Сроки хранения отдельных первичных документов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Сроки хранения остальных документов, в том числе обеспечивающих управление предприятием разрабатываются хозяйствующим субъектом. В крупных компаниях это требование вытекает из необходимости формирования надежной контрольной среды.
Пример 10.1
В производственных цехах завода по производству белковой колбасной оболочки используются внутренние журналы разного назначения. В приложении к регламентам выделены виды журналов: 1) технологический; 2) учетный (для формирования документов и отчетов); 3) учетный (для контроля); 4) эксплуатационный; 5) информация для стимулирования персонала; 6) для «разбора полетов по технологии». На рис. 10.1 и 10.2 показаны примеры приложений к стандарту документооборота по разным видам журналов.
Рис. 10.1. Журнал дезинфекции склада созревания бактерицидными лампами.
Рис. 10.2. Журнал «Остатки вспомогательных материалов» .
Наличие такого рода схем приветствуется не только в приложениях к инструкциям, регламентирующим документооборот, но и в приложениях к должностным инструкциям.
График документооборота представляет таблицу, в которой по каждому документу указывается наименование, участники (ответственные) информационного потока образованного документом, сроки создания и передачи. Форма графика разрабатывается на каждом предприятии самостоятельно. Ориентиром может служить Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, действующий документ) (табл. 10.1).
Таблица 10.1
График документооборота
Создание документа. | Проверка документа. | Обработка документа. | Передача в архив. | ||||||||||
Наименование документа. | Количество экземпляров. | Ответственный за выписку. | Ответственный за оформление. | Ответственный за исполнение. | Срок исполнения. | Ответственный за проверку. | Кто представляет. | Порядок представления. | Срок исполнения. | Кто исполняет. | Срок исполнения. | Кто исполняет. | Срок исполнения. |
Требование. | Цех. | ОМТС, бухгалтерия. | Склад. | Ежедневно (до… ч). | Бухгалтерия. | 1-й экз. — цех, 2-й экз. — склад. | При отчете, при реестре. | Ежедневно (до … ч). | Бухгалтерия. | Ежедневно. | Бухгалтерия. | Ежедневно. |
При организации или совершенствовании документооборота предприятия нужно учитывать организационную структуру управления предприятием, взаимосвязи подразделений и бизнес-процессов, взаимосвязи подсистем информационного ноля предприятия, в том числе экономической, конструкторской, технологической (см. гл. 1). Каждой из них соответствуют виды документооборота: бухгалтерский, оперативно-технический, организационно-распорядительный, технический, технологический и т. д. При организации и функционировании документооборота возникают как внутренние проблемы каждого вида, так и проблемы их взаимосвязи. В учетной политике должны быть отражены регламенты документооборота экономической подсистемы.