Канцелярский подстиль: деловая документация

Канцелярский документ как особый тип текста и его языковые особенности

Основой деловой документации являются письменные тексты особого типа — документы. Документы (лат. documentum — свидетельство, доказательство; от глаг. docere — учить, обучать) представляют собой сведения, зафиксированные на материальном носителе, имеющие официальный характер и подлежащие использованию. В узком смысле документ (служебный) — деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события^[1]. Поскольку документ является основной сферой приложения официально-делового стиля, такой стиль иногда называют документальным.

При сравнении научных, публицистических, художественных и деловых текстов можно выделить некоторые особые требования к тексту документа:

• 1) соответствие официально принятой форме — главное при составлении всех деловых бумаг;
• 2) лаконичность, предельная точность и конкретность — основные характеристики делового текста; необходимо так составить документ, чтобы он имел правовую значимость;
• 3) документ, рассчитанный на письменную форму, противопоставлен более раскованному и свободному разговорному типу речи;
• 4) в документе используются часто повторяющиеся и единообразные речевые средства (клише) в связи с тем, что ситуации деловой коммуникации однотипны и строго определены.

Л. В. Щерба сформулировал своеобразие делового стиля так: «Язык законов требует прежде всего точности и невозможности кривотолков: быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной»^[2]. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливает важнейшую особенность деловой речи — высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Например: абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет и таблиц^[3].

Специфика языка делового документа в значительной мере — отражение своеобразия его формы, стремящейся к шаблону. Стереотипность официально-деловой речи вызвана особенностями общения: повторяемостью описываемых ситуаций, учетом принципов восприятия и понимания речи, ее термииироваииостью^[4]. Для повторяющихся типовых ситуаций документ составляется, а не пишется. При подготовке документа используются готовые формулы: заголовки, обращения, соответствующие жанру построение фраз; «термины, которые предусмотрены государственными стандартами, принятые сокращения, условные обозначения единиц измерения и т. д.»^[5].

К приведенным языковым особенностям официально-делового стиля добавим несколько более частных, характерных для обиходно-деловой документации.

• 1. Особенности словоупотребления:
• 1) обозначение человека или учреждения в документах обусловливается каким-либо действием или отношением в соответствующей ситуации: получатель, отправитель, квартиросъемщик, свидетель, потерпевший, разработчик и т. п. Существительные, обозначающие профессию, занимаемую должность, чин, звание, употребляются в деловой речи в форме мужского рода: профессор Попов, ответчик Иванова, судья Краснова и т. п.;
• 2) отдельные слова употребляются со специальным значением: лицо (іфизическое) — человек, лицо (юридическое) — учреждение или организация, предписание — распоряжение, приказ, дело — разбирательство по поводу какого-то события, совокупность документов, судебный процесс и т. д.;
• 3) в составе словосочетаний употребительны некоторые слова: уровень технический, уровень производственный, уровень инфляции, уровень безработицы, способ реализации, способ изготовления, способ управления и т.н.;
• 4) встречаются однотипные формулы (штампы): в установленном порядке, вышестоящие органы, в настоящее время, освободить от занимаемой должности, предоставить очередной отпуск, контроль возложить на… и т. п.;
• 5) используются специфические средства связи: вышеназванные, в частности, как-то, в связи с вышесказанным, ввиду того, что, в целях и т. п.
• 2. В денежных документах (счетах, доверенностях, расписках) числительные пишутся прописью; в остальных деловых бумагах — цифрами; после порядковых числительных, обозначенных римскими цифрами, окончания не пишутся; окончания числительных, обозначенных арабскими цифрами, пишутся через дефис, например: V Всемирный конгресс юристов, 20-я годовщина.
• 3. Для указания границ временного значения употребляются предлоги с — по, а не с — до; названия месяцев пишутся словами, например: с марта — по июль.
• 4. Для выделения перечисленных наименований перед ними ставится двоеточие даже при отсутствии обобщающего слова (Прилагаю к заявлению: 1) приглашение на конференцию, 2) расчет расходов на командировку); после двоеточия часто используют прописные буквы и т. п.
• 5. Используются сокращенные слова, сокращенные названия различных учреждений и организаций.
• 6. Широко представлены в деловых текстах отглагольные существительные, особенно на -ние: исполнение, несоблюдение, нахождение; прошу разрешения, а не прошу разрешить.
• 7. Употребляются причастные и деепричастные обороты; страдательные конструкции: было предоставлено место в общежитии, была оказана материальная помощь, был переведен на должность.
• 8. Используются безличные и инфинитивные предложения со значением императивности, например: должно быть выполнено, необходимо отправить; «расщепленное» сказуемое (глагол + существительное): договориться = заключить договор, навредить = причинить вред, предложить = высказать предложение, ответить = дать ответ.
• 10. Текст часто излагается от третьего лица: коллегия постановила, совет общества ходатайствует; от первого лица пишутся приказы, заявления, докладные и объяснительные записки.

• [1] Райзберг Б. Л., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. 5-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2007.
• [2] Щерба Л. В. Избранные работы по русскому языку. М.: Учпедгиз, 1957. С. 120.
• [3] Рахмалил Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учеб, пособие М.: Высшая школа, 1988. С. 13.
• [4] Кожила Л/. Н. Некоторые аспекты изучения речевых жанров в нехудожественных текстах // Стереотипность и творчество в тексте: межвуз. сб. науч. трудов / под ред. М. П. Котюровой. Пермь: ПГУ. 1999. С. 24.
• [5] Веселов II. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения официальной переписки. М.: Маркетинг, 1993. С. 4.