Письменный деловой этикет

Деловое письмо

Письмо как жанр зародилось очень давно, за это время сложились правила оформления писем. Например, древние римляне не ставили подписи под письмом, если только это не было письмо к императору. Адрес на письмах не писали и в более позднее время, поскольку письма вручались лично адресату.

С античных времен в форме писем, т. е. в эпистолярном жанре, сочиняли романы, поэмы, философские трактаты, политические памфлеты, критические статьи. Низами, великий персидский поэт, в первой главе своей книги «Собрание редкостей» дает ряд советов Дабиру-письмоводителю, например: «…ведя переписку и направляя послания, нс пристало… дерзить уважаемым людям и вельможным господам. А ежели меж господином его и тем, кому он пишет, случилась распря, пусть он не чернит его репутации, умерив свое перо, разве только, но отношению к тому, кто сам переступил границы и ногу достоинства перенес за круг благородства, ибо сказано: „Слово за слово, а начавший — виновнее“»^[1].

Деловые письма пишут на бланках фирмы или организации, на которых указаны название фирмы, ее адрес и номер телефона, а также фирменный логотип. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальное должен быть стиль письма.

Общепринята такая структура письма: с правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например: 12 мая 2011 г. Принятое в России обозначение даты, например 14.07.11, в международной переписке не употребляется. В США, как правило, указывается сначала месяц, а затем число — июль, 14, 2011. Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. Еще ниже, без абзаца, сразу у поля с левой стороны пишут традиционное вежливое обращение:

• • Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия;
• • Дорогой доктор + фамилия;
• • Господа;
• • Уважаемые господа;
• • Уважаемый г-н + фамилия (слова «господин» и «госпожа» всегда сокращаются, если стоят рядом с именем).

После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике. В официальных письмах не принято обращаться на «ты» (этой проблемы нет в английском языке).

В зависимости от степени знакомства с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя) либо «Уважаемый Смит» (фамилия). Посылая письмо в Германию, необходимо использовать традиционное обращение: «Дорогой г-н доктор (фамилия)», а в Австрию и Швейцарию — достаточно написать: «Дорогой г-н доктор». В Англии и США деловое письмо начинают с обращений: «Уважаемый г-н» (Dear Sir); «С уважением» (Your faithfully); «Уважаемый г-н Никсон» (Dear Mr. Nickson); «Искренне ваш» (Sincerely yours); «Многоуважаемый г-н Никсон» (Му Dear Mr. Nickson); «С искренним уважением» (Very truly yours).

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма сокращением Re: (англ. In reference lo — относительно, что касается), в русском варианте — «касательно» или «кас». Например, «Re: В ответ на ваш телекс от 19 мая 1999 г.». Если письмо связано только с одной темой, то ее можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Когда же переписка с партнером ведется, но нескольким контрактам, то в таком случае имеет смысл непосредственно после обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:

Дорогой г-н Никсон,.

Re: О лицензии на издание книги " Sunrise" ; О продлении прав на издание журнала " Image" ; О перспективах сотрудничества на 2012 г.

Более современно заголовок к тексту письма просто подчеркивать или написать его заглавными буквами. Сейчас все большую популярность приобретает так называемый цсльноблочный стиль, при котором абзацы нс начинаются с отступлением на пять знаков (с красной строки), а даются вровень с левым полем страницы, так же как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Для отделения одного абзаца от другого каждый новый абзац печатается не через два, а через три-четыре интервала.

Завершать официальное деловое письмо следует словами: «Весьма искренне Ваш» (Very truly yours). В других случаях пишут: «Искренне Ваш» (Sincerely yours) или «Преданный Вам», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» (Му best regards). Неофициальное деловое письмо можно также завершить словом «Ваш» (Your) перед подписью. Подписывая деловое письмо, нужно употребить ту же форму имени, которую использовали в обращении к получателю. Как уже сказано выше, деловое письмо начинают с обращений: «Уважаемый г-н» (Dear Sir); «С уважением» (Your faithfully); «Уважаемый г-н Никсон» (Dear Mr. Nickson); «Искренне Ваш» (Sincerely yours); «Многоуважаемый г-н Никсон» (Му Dear Mr. Nickson); «С искренним уважением» (Very truly yours).

При обращении и в концовке письма учитывается принцип взаимности, особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. В самом конце письма ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности отправителя. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости.

Если заключительные слова вежливости расположены с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны под ними. Фамилия подписывающего письмо печатается иод его рукописной подписью. Расстояние между завершающими словами вежливости и напечатанной на машинке фамилией — 2−2,5 см, при этом имя лучше написать полностью.

Если после того, как письмо уже было написано, срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в конце письма ставится P. S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно постскриптумом в деловых письмах не злоупотреблять. В случае когда к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, они обычно перечисляются в левой нижней части письма отдельной строкой после слова «Приложение» (Enclosure). Например:

Приложение: 1. Контракт (5 л.) 2. Сертификат товара (3 л.).

Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную строку под Приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например: Копия: Г-ну И. Иванову «Альфа-банк» .

Если деловое письмо написано не на бланке, а на обычном листе белой бумаги, ниже подписи следует указать название вашей фирмы или компании.

Если вы хотите послать письмо лично какому-либо работнику фирмы, в таком случае после фамилии на конверте следует поставить «лично» (Private — Англия, Personal — США, Confidential — Англия и США), при отсутствии такого обозначения письмо вскроет в случае отсутствия адресата его заместитель.

После фамилии адресата пишется название фирмы, в которой он работает, ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И заключают адрес название города, штата (графства, кантона и т. п.), почтовый индекс и страна. Если адресат отсутствует, а фирме-отправителю известно его местопребывание, то перед названием фирмы обычно пишется сокращение: Care of (с/о), обозначающее «На попечение или для передачи адресату» .

Если письмо адресовано фирме, а вам нужно, чтобы кроме руководителей его просмотрел кто-либо еще из сотрудников фирмы, го после адреса внизу ставится обозначение: Attention of Mr… («Вниманию г-на…»). При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут: «Печатная продукция» (By Book Post или Printed Matter).

• [1] Самарканди Н. А. Собрание редкостей, или четыре беседы. М.: Изд-во восточной литературы, 1963. С. 209.