Документация и документооборот

В результате изучения данной главы студент должен: знать

• • требования, предъявляемые к составлению бухгалтерских документов;
• • понятие графика документооборота;
• • методы проверки отдельного документа; уметь
• • определять признаки доброкачественности документа с помощью различных методов проверки;

владеть

• навыками оперирования такими понятиями, как «бухгалтерский документ», «документооборот», «документальная и фактическая проверки».

Документы в бухгалтерском учете

Документ — письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции. Любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее совершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно время, место, объект учета и ответственные лица.

К документу предъявляются следующие требования:

• — составляется по установленной форме. Можно выделить следующие реквизиты бухгалтерского документа: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц с расшифровкой. Кроме перечисленных обязательных реквизитов обычно присутствует номер документа. Если документ является внешним, т. е. предназначенным для использования не только внутри предприятия, то помимо личных подписей на документе ставится круглая печать предприятия;
• — составляется своевременно (во время или сразу после окончания хозяйственной операции);
• — содержит необходимые реквизиты;
• — отражает действительные и законные операции.

В составе документов бухгалтерского учета различают: первичные документы, учетные регистры и отчетные документы (см. рис. 15).

Рис. 15. Виды бухгалтерских документов.

Все первичные документы (см. приложение 1) имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся:

• — документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера);
• — документы, оформляющие перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения);
• — документы, оформляющие поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т. д.

Документы подразделяются также на внутренние, которые создаются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

• — книги (по учету прихода и расхода материалов, кассовая книга и т. п.);
• — карточки — предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе;
• — свободные листы — представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т. д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на:

• — хронологические. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы;
• — систематические. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию (например, кассовая книга, карточки учета материалов и т. д.);
• — комбинированные.

По содержанию регистры подразделяются на:

• — регистры синтетического учета (журналы-ордера);
• — регистры аналитического учета (платежные ведомости, лицевые счета работников и т. д.)
• — комбинированные.

Отчетные документы составляются в конце каждого месяца, квартала, года по данным учетных регистров. Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с Законом о бухучете предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. В частности, годовая бухгалтерская отчетность содержит:

• — бухгалтерский баланс;
• — отчет о прибылях и убытках;
• — приложения к ним.