Информационные процессы в структуре организации

При управлении организацией имеются две основных альтернативы:

• 1) Акцент па эффективности и контроле — специализация задач, иерархия (подчинение), наличие правил, формальной системы отчетности, слабая развитость командной работы, централизованное принятие решений (решения принимаются на верхнем уровне);
• 2) Акцент на обучении — нестрогая иерархия, малое количество правил, непосредственное общение сотрудников, наличие множества проектных команд и (или) рабочих групп, децентрализация принятия решений (делегирование полномочий по принятию решений на низовые уровни).

Организации, как правило, экспериментируют, чтобы найти такой баланс между контролем (по вертикали) и обучением (сотрудничеством по горизонтали), чтобы обеспечить достижение своих стратегических целей.

Вертикальные каналы используются для контроля и получения обратной связи. Работники должны руководствоваться целями, задаваемыми сверху, а руководители должны получать информацию о результатах, достигнутых на низовом уровне. Контроль необходим, в том числе для борьбы со злоупот реблениями менеджеров.

К вертикальным связям (каналам) относятся:

1. Иерархические переадресации — обозначены вертикальными линиями на схеме вертикальной организации (см. рис. 12). Например, проблемы с нижнего уровня переадресовываются на верхний уровень, а их решения «спускаются» вниз.

Рис. 12. Пример функциональной структуры.

• 2. Правила и планы. Для повторяющихся проблем и их решений вырабатываются правила, которые позволяют работникам действовать, не затрачивая времени на вертикальные коммуникации.
• 3. Вертикальные системы информации — периодические отчеты подчиненных перед вышестоящими руководителями, общение менеджеров и работников в локальной сети.

Горизонтальные связи — это коммуникации и координация (согласование усилий), возникающие между подразделениями внутри организации. Хотя горизонтальные связи просматриваются в структуре не всегда, они составляют часть структуры любой организации.

Горизонтальными связями в частности являются:

• 1. Информационные системы — для установления связей и формирования профессиональных сообществ внутри организации, т. е. групп сотрудников, имеющих общие интересы, задачи, потребности.
• 2. Рабочие группы — временное подразделение, составленное из работников всех подразделений, участвующих в решении проблемы. Подразделения знакомят группу, а группы знакомят подразделения с актуальной информацией. После решения проблемы рабочая группа распускается.
• 3. Постоянный интегратор — специальная должность или подразделение, созданное для общей координации работы подразделений: продуктовый менеджер, менеджер проекта, программы, бренд-менеджер, ответственный за маркетинг и продажи нового товара и т. п. Менеджеры проектов несут ответственность за сроки, но не имеют властных полномочий над членами проектной группы. Властные полномочия сохраняются за руководителями функциональных подразделений.
• 4. Команды — постоянные рабочие группы, которые могут работать вместе с интегратором. Применяются для крупномасштабных проектов — инноваций, новых товаров.
• 5. Виртуальные команды состоят из людей из разных филиалов, стран, поддерживающих связь с помощью современных информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), не прибегая к личным контактам. В случае необходимости члены команд могут встречаться (для решения конфликтов, обсуждения изменений в программах).