Применение законов теории организации к оптимизации деятельности предприятия

Общие принципы и законы теории организации в деятельности фирмы

Функционирование любой организации (хозяйствующего субъекта) предполагает взаимодействие трех элементов: рабочей силы (персонала), предметов и средств труда. Сочетание этих элементов в пространстве и времени для достижения целей организации с наименьшими затратами и означает рациональное использование ее потенциала.

В основе оптимизации деятельности предприятия лежат следующие принципы:

• • устойчивость системы (как форма проявления закона самосохранения организации). Устойчивость может быть нарушена при необоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Существует правило: «Любая система склонна к самоусложнению». Поэтому для повышения устойчивости организации чаще приходится устранять излишние звенья и значительно реже — добавлять новые;
• • адаптивность системы (как приспособляемость к новым внешним условиям, способность к саморегуляции и восстановлению устойчивости). Адаптивность достигается расширением возможностей взаимодействия элементов организации, т. е. отходом от механистичности. Квалификация персонала и способность самостоятельно решать сложные задачи выходят здесь на первый план;
• • централизация системы (как соответствие требованию руководства из единого центра). Все части организации должны руководствоваться командами из центра и пользоваться заранее определенными правами;
• • обособленность подсистем (как стремление к автономности при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий) в большой организации;
• • совместимость подсистем (как свойство частей системы к взаимной адаптации);
• • обеспечение обратных связей (как возможность принимать управленческие решения и корректировать поведение системы);
• • непрерывность производственно-хозяйственного процесса, предполагающая сокращение перерывов в использовании живого труда и средств труда;
• • пропорциональность в деятельности подсистем, требующая относительно равного объема работ, выполняемых за определенный период времени всеми взаимосвязанными подразделениями организации;
• • параллельность, означающая совмещение во времени выполнения основных и вспомогательных операций во взаимосвязанных подразделениях организации;
• • прямоточность, обеспечивающая кратчайшее расстояние движения предметов труда в ходе производственно-хозяйственного процесса;
• • ритмичность, предполагающая регулярное повторение производственно-хозяйственного процесса через равные промежутки времени.

Структура и деятельность организации будут рациональными только в том случае, если обеспечивается действие всех принципов в совокупности. Это создает условия для экономии живого и овеществленного труда, а следовательно и увеличения прибыли.

Наряду с перечисленными принципами при оптимизации деятельности организации необходимо учитывать общие закономерности развития систем.

В соответствии с законом необходимого разнообразия (иногда называемым теоремой У. Р. Эшби) при структурировании организации необходимо добиться, чтобы разнообразие управляющей системы было больше или по крайней мере равно разнообразию проблемы, для решения которой она строится. Это вытекает из того факта, что постоянный прогресс в развитии возможен только при существовании целенаправленного управления.

Действие закона необходимого разнообразия хорошо иллюстрируется эволюцией науки управления [1]. Темп изменений в среде, окружающей любую фирму, существенно возрос во второй половине XX века, что вызвало «тихую управленческую революцию». Рациональность структуры управления теперь определяется тем, насколько удачно фирма приспосабливается к своему внешнему окружению — экономическому, научнотехническому, социально-политическому и т. п. Главным критерием эффективности системы управления становятся внутрифирменная гибкость и адаптивность. Соответственно этому меняется тип структуры управления. Организационные механизмы приспосабливаются к выявлению новых проблем и выработке новых решений больше, чем к контролю уже принятых. Маневр в распределении ресурсов ценится выше, чем пунктуальность в их расходовании, а руководители-предприниматели оказываются нужнее технократов.

Закономерность потенциальной эффективности системы предполагает наличие запаса прочности у структурируемой организации и с методологической точки зрения обсуждается ниже.

Закономерности самоорганизации сложных систем требуют учета сочетания двух противоречивых тенденций в их развитии, следующих из всеобщности законов термодинамики и статистической физики в окружающем нас мире. В соответствии со вторым началом термодинамики все процессы в замкнутой системе протекают таким образом, что это ведет к уменьшению ее упорядоченности. Степень упорядоченности в системе отражают с помощью понятия энтропия. Упорядоченная система имеет низкую, неупорядоченная — высокую энтропию. Поскольку энтропия в замкнутой системе постоянно возрастает, то она стремится к максимальному беспорядку. Учет этого положения при оптимизации деятельности организации означает, что необходимо предусматривать открытость структуры и возможности обмена между средой организации и внешней средой. Потенциал организации составляют не только материальные ресурсы, но и люди, следовательно, ее прогрессивное развитие возможно только при постоянном обновлении персонала.

Вместе с тем в силу статистического характера законов термодинамики в системе возможны и процессы, ведущие к уменьшению энтропии, т. е. процессы самоорганизации (негэнтропийные процессы). Теория организации подсказывает, таким образом, что несмотря на усилия высшего менеджмента в системе будут возникать неформальные структуры, цели которых не всегда совпадают с декларируемой целью организации. Такие процессы нельзя запретить. Задача руководителя — правильно использовать создание неформальных групп, направляя их потенциал на реализацию целей организации.

Учет закономерностей целеобразования означает, что в силу все тех же энтропийных и негэнтропийных изменений в системе конечная цель организации не может оставаться неизменной, а движение к ней не может происходить вдоль раз и навсегда построенного вектора. В зависимости от стадии жизненного цикла организации представление о конечном результате ее деятельности меняется и цель должна уточняться.

Задача формулирования обобщающей (глобальной) цели в сложных системах должна быть сведена к задаче структуризации или декомпозиции целей.

Закономерность историчности требует при построении системы предусматривать процессы и процедуры, связанные с их ликвидацией.