Распорядительная документация. 
Основы делопроизводства. 
Язык служебного документа

Одна из важнейших функций управления — функция подготовки, процедур принятия и реализации управленческих решений. Эти решения фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Решения, зафиксированные в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности организации.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к ее структурным подразделениям и работникам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения решений вышестоящих органов или осуществления собственной управленческой деятельности, обусловленной целями и задачами данной организации.

В зависимости от установленного порядка управления деятельностью распорядительные документы могут издаваться в условиях коллегиальности или единоличного принятия решений В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции, коллегиальные органы и общественные организации — постановления, распоряжения, решения.

Оформление приказов (распоряжений) федеральных органов исполнительной власти. Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а также индивидуальными инструкциями, разрабатываемыми федеральными органами исполнительной власти на основе данных Правил. Во исполнение постановления Правительства РФ¹ приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 разработаны и утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее — Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству).

• Приказ {распоряжение) — правовой акт, издаваемый в целях разрешения важнейших оперативных вопросов деятельности организации руководителем организации, учреждения или замещающим его лицом, который действует на основе единоличного принятия решений.

Приказы издаются либо во исполнение нормативных документов вышестоящих органов, либо в инициативном порядке по вопросам внутренней деятельности организации.

По организационным вопросам приказы издаются в случае создания, реорганизации или ликвидации учреждения, создания временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов, для утверждения структуры и штатов, введения в действие различных документов (постановлений), должностных инструкций, регламентов, правил и т. д.

Приказами по основной деятельности утверждаются порядок финансирования деятельности организации, ее информациопного, документационного, материально-технического обеспечения, содержания и формы деятельности каждого ее подразделения.

Приказами по личному составу регулируются прием, передвижение, увольнение работников, вопросы отпусков, присвоения разрядов, вынесения поощрения и взысканий. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм), либо в виде электронных документов. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.

Проекты приказов (распоряжений) разрабатывают и вносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности федерального органа исполнительной власти и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа формы, установленной в федеральном органе исполнительной власти.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

• • Государственный герб РФ;
• • наименование федерального органа исполнительной власти;
• • вид документа (приказ, распоряжение);
• • дата;
• • регистрационный номер;
• • место составления (издания) документа;
• • наименование документа (заголовок к тексту);
• • подпись должностного лица;
• • визы.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным раеположением реквизитов, центрируется.

Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается полевой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть содержит цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и может начинаться словами «в целях», «во исполнение», «в соответствии» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и к, а з ы в, а ю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Пункты и подпункты распорядительной части нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка и начинаться словами «Признать утратившим силу…»

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем службы делопроизводства и юридической службы. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату, проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие — лицо, его замещающее. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.