Точность и понятность

Основным требованием к содержанию любого документа в любой стране являются его максимальная точность и понятность (ясность).

• Текстовая точность документа — фактическая и смысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований и неясностей.

Точность изложения документа предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. Если текст документа может трактоваться двояко, то возможно и двоякое принятие решений. Не случайно юристы утверждают, что большинство судебных разбирательств возникает из-за неоднозначного восприятия текста документа.

Точность и однозначность текста достигается с помощью самых различных лингвистических средств. Это, прежде всего, использование специальных слов, терминов и языковых формул официально-делового стиля речи. Например: служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; оклад устанавливается, а не дается; документ визируется, а не подписывается; отчет заслушивается, а не выслушивается. Более подробно о специальных стандартных словах и словосочетаниях будет сказано далее.

Но на ряд факторов, оказывающих существенное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратить особое внимание. Нередко у отправителя (адресанта) возникает необходимость обозначить в документе какое-либо новое понятие новым термином. Тогда составитель документа останавливает свой выбор на иностранном слове, так как в русском языке нет аналога. Но у автора нет уверенности в том, что адресат поймет новое слово-термин.

Обратите внимание

Если вы употребляете незнакомое или малознакомое адресату слово, то необходимо дать в скобках расшифровку этого термина словами нейтральной лексики, чтобы далее употреблять в тексте незнакомый ранее термин без дополнительных толкований.

Трудности понимания текста документа могут также возникать из-за синонимичного обозначения ключевых слов. Термины-синонимы различаются оттенками своих значений и поэтому не могут употребляться на равных основаниях в одном и том же тексте. Например, такие синонимичные слова, как перемещение и продвижение по службе; совмещение и совместительство. Это близкие по смыслу слова, но для документа подобная синонимия недопустима.

Обратите внимание

Для ключевых слов пет места синонимии в служебном документе и деловом письме.

Очень часто составитель документа не учитывает важнейший фактор: документ — источник письменной информации. Поэтому, составляя документ, необходимо помнить о разнице между устной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает их смысл. Если ваш собеседник не полностью понимает ваше сообщение, вы можете по ходу общения изменить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жестами, иснользовать смысловые паузы, правильно расставить логические акценты, выделив какое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрировать графически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно, передаете информацию с помощью документа, то при этом нет немедленной обратной связи или возможности изменить послание. Адресату придется самому интерпретировать вашу информацию, и он будет ее воспринимать в меру своих возможностей, своего понимания.

Обратите внимание Автор документа должен продумывать каждое слово, не допуская возможности истолковать написанное иначе, чем задумано.

Коллегиальность. Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора. Есть непосредственный (технический) составитель документа, а есть официальный автор, подписывающий документ. Так, адресантом (отправителем) в отечественной переписке становится «коллективный субъект», который направляет свое официальное послание также «коллективному адресату» (получателю). Например, коллективный отправитель — Государственная Дума или какое-либо министерство — направляет свои решения, постановления, инструкции и другие документы также коллективному получателю — в государственные ведомства и организации, федеральные службы и другие государственные учреждения и организации.

Однако не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Автор — составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информацию.

Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими конкретными ответственными лицами. Это также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную ответственность за содержание документа каждого, кто поставил свою подпись.

В целом же в официальном документе выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные. Официальным отправителем и получателем документа почти всегда являются не частные лица, а организации в целом. Поэтому автором документа чаще всего является лицо не физическое, а юридическое, коллективное (организация, предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др. Например: «Администрация ходатайствует», «Коллегия решила», «Арбитраж не возражает». Приоритетными для текста делового письма являются коллегиальные формы множественного числа: «Предлагаем», «Сообщаем», «Направляем». Кроме того, нормой российской деловой переписки стала утрата местоимения «я». Вместо «я прошу» пишут «прошу», вместо «я выполнил» пишут «мною выполнено».

Зарубежный опыт

В противоположность российской коллегиальности в западной и американской школах делового письма активно используются местоимения первого лица (единственного и множественного числа).

Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение «я» с тем, чтобы ярче подчеркнуть степень личной заинтересованности и ответственности в решении проблемы. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.

В отечественной школе официально-делового письма коллегиальность приобретает особое значение и выражается самыми разными языковыми способами.

Точная адресность. Другой важной характеристикой документного общения, как отмечают специалисты, является точная адресность документа. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкретной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам или работникам.

Обратите внимание

Безадресных документов не бывает. Это общая для всех стран особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.

Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическое произведение адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ же направляется по точному адресу, конкретному официальному лицу или ряду лиц, в определенную организацию или учреждение.

Тематическая ограниченность. Существенным фактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств. В отечественном делопроизводстве существует около 60 видов организационно-распорядительных документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.

Однако у каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разрешать более частные ситуации административно-управленческой деятельности. Например, у письма как вида организационнораспорядительного документа различается до 20 тематических подвидов, предназначенных для использования в определенных управленческих ситуациях.

Возникновение новой социально-управленческой ситуации, как в российском, так и в западном делопроизводстве, приводит к созданию нового вида документа, который позволит рассмотреть и разрешить эту ситуацию. В 1990;х гг. в России возникло множество новых деловых ситуаций, которые привели к созданию новых видов деловых бумаг и документов.

Например, новым термином для закрепления взаимоотношений между работником и работодателем стало слово контракт по сравнению с трудовым договором или трудовым соглашением; многие коммерческие структуры при приеме на работу предпочитают получать от соискателя документ в форме резюме, а не в форме заявления; широкое распространение получили также документы информационно-рекламного характера и др.

Обратите внимание Определенной деловой ситуации соответствует определенная деловая бумага или документ. С возникновением новых ситуаций возникают новые виды деловых бумаг и документов.

Своевременность и актуальность. Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель должен отражать сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

Обратите внимание Документ должен опираться на действующие правовые акты, а не на устаревшие, потерявшие юридическую силу.

Только при соблюдении всех этих условий организацией или учреждением будет принято оптимальное управленческое решение.

Для получателя официальной корреспонденции, о какой бы стране ни шла речь, обязательным требованием, с точки зрения этических норм, является оперативный ответ организации или лицу-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать. Подобная несвоевременная реакция на деловое письмо может привести даже к разрыву деловых отношений.

Достоверность и объективность. Требование достоверности и объективности означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую и бесстрастную оценку событий.

Обратите внимание Искажение представленной информации или проникновение в подготовительные материалы и затем в сам документ ложной информации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

Если в представленном документе составитель допускает неточности или фактические ошибки, то весь материал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, из которого вышел документ, будет подорвана.