Трудовая книжка. 
Основы делопроизводства. 
Язык служебного документа

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Правила ведения и хранения трудовых книжек были утверждены Постановлением о трудовых книжках. В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» в ТК РФ, соответствующим измснениям подверглись и Правила ведения и хранения трудовых книжек^[1]. При этом Министерству здравоохранения и социального развития РФ было дано поручение привести Инструкцию по заполнению трудовых книжек в соответствие с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Но поскольку это поручение до сих пор не выполнено, практикам приходится руководствоваться противоречащими друг другу нормативными актами, что приводит к серьезным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами РФ. Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. В соответствии со ст. 309 ТК РФ документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. На территории республики в составе Российской Федерации, установившей также свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись на государственном языке этой республики.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша^[2].

В случае утраты работником трудовой книжки работодатель выдает ему дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами, а также о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Оставшиеся в организации в случае смерти работника трудовые книжки и их дубликаты хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек, после чего передаются на хранение в архив организации, где они хранятся 50 лет. По истечении этого срока трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек уничтожаются в установленном порядке.

Личная карточка. Личная карточка является основным документом, но учету персонала. Личные карточки заводятся на всех работников организации, независимо от характера их работы — постоянного или временного. Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты.

Личная карточка заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. Она представляет собой типовую межведомственную форму № Т-2, утвержденную органами статистики.

В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинноориентированный вариант этой карточки № Т-2а.

Личная карточка сотрудника заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании документов, указанных в ст. 65 ТК РФ, а именно:

• • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• • приказа (распоряжения) о приеме на работу;
• • военного билета (приписного свидетельства);
• • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
• • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

С учетом специфики работы необходимость предъявления дополнительных документов в отдельных случаях может предусматриваться в соответствии с действующим законодательством.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или на пишущей машинке. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетнобиографических и учетных данных работника.

На лицевой стороне личной карточки указываются: полное наименование организации, код организации, пол (м/ж), табельный номер (он должен соответствовать номеру, по которому зарегистрирована трудовая книжка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним), начальная буква фамилии работника (в строке «Алфавит»). В первую очередь заполнению подлежат два раздела (по два столбца) лицевой стороны личной карточки:

I. Общие сведения и II. Сведения о воинском учете.

В раздел I «Общие сведения» заносятся фамилия, имя, отчество, дата (год, месяц, число) и место рождения (село, район, город, республика), гражданство, знание иностранного языка (указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем»), образование.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей, но образованию (ОКСО).

В строках «Квалификация по диплому» сведения указываются полностью на основании полученного документа. Профессии работников записываются в точном соответствии с их названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, а должности ИТР^[3] — соответственно их названиям по штатному расписанию.

Общий стаж работы исчисляется с даты начала трудовой деятельности работника, включая службу в Вооруженных Силах. Стаж указывается на день заполнения личной карточки на основании трудовой книжки.

В строке «Непрерывный стаж» ставится дата, с которой исчисляется непрерывный стаж работы при выплате пособий по государственному социальному страхованию.

В строках «Состояние в браке» делаются отметки о составе семьи с указанием года рождения каждого ее члена, а в строке «Паспорт» указываются серия, номер паспорта, орган, выдавший документ и дата выдачи, далее — домашний адрес, телефон.

После заполнения личной карточки работником кадровой службы принятый на работу ставит свою подпись и дату заполнения личной карточки в конце раздела I.

Раздел II «Сведения о воинском учете» заполняется на военнообязанных и призывников в соответствии с инструкцией о порядке учета военнообязанных и призывников (группа учета, категория учета, состав, воинское звание, военно-учетная специальность, годность к военной службе, название райвоенкомата по месту жительства).

В разделе III «Прием па работу и переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе на другую работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку.

Личная карточка включает также разделы. IV. Аттестация; V. Повышение квалификации; VI. Профессиональная переподготовка; VII. Награды (поощрения), почетные звания; VIII. Отпуск; IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством; X. Дополнительные сведения; XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Личные карточки уволенных работников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки № Т-2а запрещается присоединять к личным делам, они должны храниться в архиве строго раздельно.

Для граждан, поступающих на государственную (муниципальную) службу, заполняется личная карточка по форме № Т-2ГС (МС). В нее, в отличие от формы № Т-2, включены также сведения о наличии ученой степени, стаже государственной (муниципальной) службы для надбавки за выслугу лет для доплаты к пенсии и раздел IV «Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания».

Личное дело. Личное дело заводится на основании приказа о приеме на работу. Личные данные необходимы работодателю в целях продвижения работника по службе, при установлении размера заработной платы.

• Личное дело — основной документ персонального учета работника, представляющий собой совокупность его личных документов, содержащих наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.

Порядок работы с личными делами не закреплен общегосударственными стандартами, поэтому организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. В отношении гражданских служащих личное дело — установленная Законом о гражданской службе и осуществляемая в порядке, урегулированном Президентом РФ, правовая форма документирования персональных данных гражданского служащего, содержащая сведения, связанные с поступлением, прохождением им гражданской службы, а также увольнением с нее и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Порядок его ведения определен Положением о персональных данных государственного служащего.

В соответствии с Положением о персональных данных государственного служащего к личному делу гражданского служащего приобщаются:

• • письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;
• • собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
• • документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность, но результатам конкурса);
• • копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
• • копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
• • копии документов о профессиональном образование профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
• • копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
• • копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
• • экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
• • копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
• • копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• • копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
• • аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
• • экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;
• • копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чипа государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
• • копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
• • копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
• • копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
• • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
• • сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
• • копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
• • копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
• • медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
• • справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личные дела лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством, включается декларация о доходах. В личные дела научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей, включается копия (выписка) протокола заседания ученого совета. В личное дело руководителя организации включается копия (выписка) решения учредителей о назначении его на должность. В личное дело материально ответственных лиц включается договор о материальной ответственности.

При ведении личного дела в него включаются также документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:

• • характеристики и аттестационные листы;
• • списки научных трудов и изобретений;
• • копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий, изменении фамилии и т. п.;
• • иные документы.

Включение трудовых договоров с работниками в состав личных дел определяется кадровой службой или специалиста по кадрам организации.

В личное дело не включаются:

• • копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
• • справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• • обходные листы, справки о состоянии здоровья и др. Эти документы формируются отдельно и хранятся в течение трех лет.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переводе государственного служащего на новое место государственной службы передается по указанному месту государственной службы. При этом не допускается ведение нескольких личных дел на одного гражданского служащего.

В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Запрещается собирать и вносить в личные дела и реестры государственных служащих сведения об их политической и религиозной принадлежности, а также частной жизни, о членстве в общественных объединениях и профессиональных союзах.

Приобщенные к личному делу документы брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Личные дела уволенных с гражданской службы хранятся кадровой службой в течение 10 лет, после чего передаются в архив.

Сведения о государственных служащих, в том числе о включенных в резерв на выдвижение на вышестоящие государственные должности государственной службы, вносятся в федеральный реестр государственных служащих и реестры государственных служащих субъектов РФ. Личные дела и реестры государственных служащих ведутся в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, а также законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ.

Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Когда личное дело сформировано, документы включаются в него в хронологической последовательности.

Внутренняя опись составляется на документы личного дела, которое уже оформлено. В ней указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.

Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. Изъятие документов из личных дел производится с разрешения руководителя службы кадров. Отметка об этом делается в описи документов в личном деле, а подлинный документ заменяется его копией. Факты изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями должны быть отражены в графе «Примечание».

Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия помещается в скобки, а над ней пишется новая фамилия.

Личные дела хранятся в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого поиска личного дела ведется алфавитная картотека, а в небольших организациях — алфавитная книга учета личных дел.

• [1] Постановление Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля2003 года № 225».
• [2] Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утвержденииИнструкции по заполнению трудовых книжек».
• [3] Инженерно-технические работники.