Термины и определения

Архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Вид документа — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Виза — реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа; является формой внутреннего согласования.

Гриф согласования — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием; является формой внешнего согласования.

Дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документальный фонд — совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

Документирование — запись информации по установленным правилам.

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном законодательством случаях ее материальный носитель.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документоноток — совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

Индивидуальный срок исполнения документов — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Информатизация деятельности — создание взаимосвязанной совокупности/системы средств, методов и квалифицированного персонала, которые используются для хранения, поиска, обработки и получения информации в интересах поставленной цели управления.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта.

Источник комплектования (архива) — организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив; источники комплектования архива организации — структурные подразделения организации.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Лист согласования (визирования) документа — учетный документ с отметками (визами) о согласовании проекта документа.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Опись дел структурного подразделения — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Оформление дела — подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Плотность документопотока — количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

Признаки заведения дела — основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

Система электронного документооборота — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

Согласование документа, визирование — оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Типовой срок исполнения документов — срок исполнения документов, установленный нормативным правовым актом.

Управление документами — деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Хранение документов — организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме.

Электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным каналам связи или обработки в информационных системах.