Временные аспекты процедур контроля

Говоря о контроле административном вообще и финансовом в частности, можно выделить два способа его информационного проявления:

• — правила и предписания (т.е. указания и модели желаемого поведения отдельных людей и групп в определенные периоды времени и в определенных ситуациях);
• — целевые показатели (т.е. указания на результаты действий, но не на то, как этих результатов необходимо достичь).

Первый из этих способов реализуется в форме процедур предварительного (опережающего) и текущего (оперативного) контроля, а второй — в форме заключительного (результирующего) контроля. Все формы контроля осуществляются специалистами учетно-финансовой службы и руководителями центров ответственности всех уровней.

Предварительный контроль устанавливается до начала решения управленческой задачи. Его главной целью является определение готовности и возможности реализации управленческого решения имеющимися в распоряжении организации ресурсами.

Предварительный финансовый контроль производится в следующих формах:

• — доведение целей, задач, бюджетных заданий и другой информации до руководителей более низких уровней управления и исполнителей;
• — заслушивание руководителей более низких уровней управления о готовности к выполнению планируемых задач;
• — проверка наличия и (или) возможности привлечения необходимых финансовых ресурсов;
• — организация инвентаризационных проверок имеющихся материальных ресурсов;
• — организация проверок готовности производственных мощностей к планируемой загрузке;
• — контроль за укомплектованностью персоналом и его компетентностью в решении поставленных задач.

Текущий контроль осуществляется с начала до конца бюджетного периода или с начала управленческой, финансово-хозяйственной или производственной операции (проекта) до момента достижения требуемого результата.

Задача текущего контроля — вовремя обнаружить отклонения от утвержденных планов, стандартов, инструкций и решить возникающие проблемы прежде, чем это приведет к негативным последствиям или потребует слишком больших затрат на преодоление.

Текущий контроль производится в форме регулярных отчетов перед вышестоящими руководителями менеджеров различных уровней управления или уполномоченных ими лиц о ходе хозяйственной деятельности и выполнении отдельных пунктов бюджетов и планов мероприятий. Фактически текущий контроль осуществляется ежедневно.

Заключительный контроль проводится по результатам выполнения планов и решения поставленных задач и дает руководству организации информацию о факте и степени достижения поставленной цели.

Заключительный контроль производится в форме отчетов о выполнении планов (бюджетов) на всех уровнях ответственности в организации с выбранной периодичностью, а также ревизионных проверок деятельности различных центров ответственности. Периодичность будет зависеть от продолжительности бюджетного периода и способа профилирования бюджетов. Например, на уровне производственных центров ответственности отчеты могут быть недельными, месячными и годовыми. Отчеты по итогам периода происходят на совещаниях бюджетного комитета или в составе процедур обычного административного контроля (на производственных или иных совещаниях).

После утверждения бюджетным комитетом отчета подразделения за период может быть назначена ревизия (или аудит) результатов финансово-хозяйственной деятельности. Порядок проведения проверок определяется специальными нормативными положениями организационного уровня.

Правила и предписания относительно предварительного и текущего контроля существуют практически в любой системе бюджетирования, однако в большинстве организаций наиболее разработанными являются процедуры заключительного (выходного) контроля. Для того чтобы выходной контроль был эффективным, должны соблюдаться следующие условия^[1]:

контролируемое действие или деятельность должны иметь определенную цель или систему целей (мы рассматривали это в параграфах 2.2 и 10.1). В системе бюджетирования утвержденные бюджеты сами принимают форму целей, которые должны быть достигнуты;

• — результат контролируемого действия или деятельности должен быть измерим, чтобы успех в достижении поставленных целей можно было оценить. В системе бюджетирования в качестве результатов обычно используются показатели затрат, выручки, объема выпуска и другие целевые показатели;
• — для объекта контроля должна существовать прогнозная модель, с помощью которой можно выявить отклонение достигнутого результата от желаемого и разработать ряд мер для исправления ситуации. В системе бюджетирования такой моделью являются сами бюджеты с их связанными количественными показателями продаж, производства, затрат и т. п.;
• — должна существовать возможность принятия определенных мер для исправления выявленных недостатков и отклонений.

• [1] Otley D., Вепу Л. Control, Organizations and Accounting // Accounting, Organisations andSociety. 1980. Vol. 5. № 2.