Разновидности делопроизводственной документации

Делопроизводственная документация имеет как разработанные (типовые, составленные по образцу), так и неразработанные формы. С точки зрения исследователя, неразработанные формы обладают преимуществом, так как могут содержать большее количество индивидуальных, незапланированных сведений. Разработанные формы документов существуют в виде бланков, формуляров, анкет, карточек, листков и т. п. В произвольном виде могут быть написаны автобиографии, разного рода записки (объяснительные, докладные, служебные) и т. д.

В теории и практике советского делопроизводства и архивного дела документацию учреждений, организаций и предприятий делили на внутреннюю и внешнюю. Система внутренних документов обеспечивала потребности учреждения в документировании его общей и специальной деятельности. Ее содержание определялось спецификой конкретной организации или предприятия. Внешняя документация отражала взаимоотношения с вышестоящими или подчиненными учреждениями, иными организациями или физическими лицами. Внутреннюю документацию составляли: уставные, распорядительные, плановые документы; протокольные материалы; документы бухгалтерского, статистического, оперативного учета и отчетности; документы по личному составу. Внешние документы представляли собой разнообразную корреспонденцию: директивы и указания вышестоящих органов; документы, поступающие в вышестоящие органы в порядке отчетности, планирования и согласования; запросы, предложения, сообщения со стороны других учреждений вне зависимости от подчиненности; заявления и жалобы трудящихся. Кроме того, самостоятельное значение придавалось функции обмена корреспонденцией, в связи с чем выделялся массив общей переписки.

Вопрос правильного определения внутренней и внешней документации для специалистов в области документоведсния и архивного дела актуален и сегодня, так как связан с определением фондообразоватсля и структурных частей архивного фонда, к которым имеют отношение конкретные документальные материалы.

В современном документоведении выделяются следующие документальные комплексы, связанные с деятельностью делопроизводственных служб: 1) организационно-распорядительные документы; 2) служебные письма; 3) документы по личному составу; 4) документы бухгалтерского учета и финансово-расчетных операций; 5) договорная документация; 6) контрольная документация (в том числе регистрация и исполнение документов).

По подсчетам отечественных историков (А. К. Соколов) на советском предприятии в последние десятилетия советской власти управленческая документация распределялась следующим образом: почти половину (46%) составляли учетные документы, 28% - плановые, 15% - отчетные, 6% - организационно-распорядительные и 5 % — прочие.

Исследовательская работа с делопроизводственными документами нередко требует от источниковеда специальных экономических знаний, математической подготовки, владения количественными методами анализа исторических источников. В связи с этим можно отметить те разновидности делопроизводственных документов, которые чаще всего вводятся в научную практику в контексте источниковедческого подхода: 1) нормативные документы (положения, уставы, стандарты, приказы, инструкции, номенклатуры дел и т. п.); 2) протокольная документация; 3) деловая переписка (предписания, официальные письма, докладные записки и др.); 4) информационные документы (сводки, сообщения, справки, докладные записки и др.); 5)учетные документы (регистрационные карточки, реестры, журналы, книги входящих и исходящих документов и т. д.); 6) документы по личному составу, 7) отчетные документы (отчеты, доклады, балансы и т. д.).

Положения и уставы — это правовые документы, на основании которых строится деятельность организаций. Положения определяют и регламентируют порядок образования, права и обязанности, деятельность как организации в целом, так и се структурных подразделений. Устав — это свод правил, регулирующий организационную сторону и порядок деятельности какой-либо организации, учреждения, предприятия.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан. Разновидностью этого вида документов являются должностные инструкции, определяющие организационно-правовое положение работника в структурном подразделении учреждения, организации или предприятия.

Решение наиболее важных вопросов, связанных с выполнением основных функциональных задач учреждения, излагается в таких распорядительных документах, как распоряжения, решения,

приказы руководителей организаций или их структурных подразделений. Подготовка приказов и распоряжений представляет собой многоступенчатый процесс. Самые общие правила таковы. В начале разрабатывается проект, затем он согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, получает их визы, после чего поступает на подпись руководителю. Проект приказа может неоднократно дорабатываться и исправляться. Документ вступает в силу с момента его подписания или со специально оговоренной в его тексте даты. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и по личному составу. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности.

Номенклатура дел — это перечень обязательных для конкретного учреждения или организации документов с указанием сроков их хранения. Она является обязательным нормативным документом во всех государственных учреждениях, организациях и предприятиях. По окончании календарного года исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой и сдаются в делопроизводственную службу, образуя текущий архив учреждения, а затем передаются на госхранснис в соответствующий государственный архив, где находятся документы с постоянным сроком хранения, составляющие Государственный архивный фонд.

Протоколы (и стенограммы) заседаний — это последовательная запись хода обсуждения вопросов и процесса выработки решений. Протокольный комплекс, отложившийся в делопроизводственных системах госучреждений, общественных и политических организаций, пользуется наибольшим интересом исследователей по сравнению с другими разновидностями документов этого вида. Поэтому он довольно широко вовлечен в научную практику и изучен как исторический источник.

Протокольный способ фиксации обсуждений и принятия решений первоначально получил распространение в делопроизводстве частновладельческих предприятий и общественных организаций рубежа XIX—XX вв. Как правило, в протоколе указываются: его порядковый номер, дата заседания или собрания, присутствовавшие лица, их количество (если речь идет о собрании). Протоколы имеют два основных раздела: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ». В первом излагается ход заседания в одном из трех вариантов: 1) только повестка дня и фамилии докладчиков; 2) перечисляются также лица, участвовавшие в обсуждении (прениях); 3) подробная или краткая запись всех выступлений. Во втором разделе помещается принятое по каждому вопросу решение. К протоколу могут прилагаться подготовленные к заседанию документы: тезисы и тексты докладов, проекты решений, справочные материалы.

В советский период распространенной формой ведения протокольной документации становится стенографирование. Стенограммы представляют собой полное и подробное изложение хода заседаний, собраний. Изданы стенографические отчеты съездов Советов, сессий Верховного Совета СССР, профсоюзов, ВЛКСМ и др. Изучив весь комплекс протоколов СНК РСФСР за 1917;1922 гг., Э. Б. Генкина пришла к интересным выводам о применении стенографии на заседаниях первого советского правительства. Так, обсудив необходимость стенографирования прений в феврале 1918 г., было решено «найти стенографистку». Однако опыт стенографирования ограничился одним заседанием (4 марта 1918 г.). В дальнейшем полная стенографическая запись обсуждений нс велась, хотя стенографистка регулярно присутствовала на заседаниях СНК, но записывала лишь формулировки предложений по отдельным вопросам. В результате в деле протоколов на хранении находится еще один документ — нерасшифрованный подлинник стенографической записи.

Понятием «деловая переписка» объединена совокупность документов, посредством которых осуществляется обмен информацией между учреждениями, предприятиями, организациями и оперативное управление внутри этих образований. Служебное письмо — наиболее массовый вид управленческой документации. Сегодня на служебную переписку приходится 80% от общего объема документации организации. В этой системе достаточно большое количество разновидностей служебных писем. Так, их делят на письма, требующие письменного ответа и не требующие такового. Кроме того, с учетом содержания служебные письма могут быть: письмом-просьбой, письмом-обращением, письмом-запросом, циркуляром, информационно-разъяснительным письмом.

Но в источниковедческой литературе большинство деловых писем делят на две основные категории: «входящие» и «исходящие». И те и другие обязательно должны иметь дату, подпись и номер (входящий или исходящий). Если этих реквизитов на документе нет, то факт его отправки может быть подвергнут сомнению. Если в руках исследователя находится оригинал, то подпись заверена печатью. Иногда именно указание полного названия учреждения на печати позволяет ответить на вопрос об авторстве письма. Наряду с печатью в учреждениях, организациях, предприятиях используются штампы, которые включают сегодня: полное и сокращенное название, адрес, номер телефона, факса, а в самое последнее время и адрес электронной почты.

Внутри учреждений в качестве деловой переписки могут функционировать докладные, объяснительные и служебные записки. Как правило, это документ, адресованный руководителю организации или его структурного подразделения, содержащий изложение какого-то вопроса, с выводами, предложениями, освещением негативных явлений, просьбами и т. п.

Деловая переписка в специальных системах документирования имеет определенные особенности. Например, в делопроизводстве внешнеполитического ведомства ее составляют: переписка между главами правительств (послания); между министерствами иностранных дел государств (ноты, заявления, меморандумы, памятные записки); внутриведомственная переписка (инструкции, телеграммы, донесения, письма, записи бесед).

Послания главам правительств представляют собой обмен мнениями по важнейшим вопросам международной политики, в них подробно излагается позиция правительства и предлагаются пути решения. Ноты министров иностранных дел представляют собой послания по текущим вопросам межгосударственных отношений. В нотах может быть выражен протест против действий того или иного правительства, затрагивающих интересы государства. К нотам примыкают заявления, которые делаются министерством иностранных дел от имени правительства по важным вопросам международной жизни. Ноты и заявления могут касаться интересов нескольких стран. Дипломатическая переписка между министерствами иностранных дел рабочего характера оформляется в виде личных и вербальных нот. Личные ноты отправляются в связи с особо важными вопросами, составляются от первого лица и имеют личную подпись. Вербальные ноты представляют форму дипломатической переписки по текущим вопросам, обычно не подписываются, составляются в третьем лице и заверяются печатями. Меморандум — это документ, в котором подробно излагается фактическая и юридическая сторона определенного вопроса и основанные на них доводы. Он не подписывается, не заверяется печатью и служит лишь вспомогательной формой изложения вопроса. Памятные записки передаются лично дипломатическим представителям с целью предупреждения возможности неправильного понимания устного заявления. При помощи телеграмм, донесений, записей бесед с политическими деятелями и писем дипломатический представитель информирует министерство о политическом, экономическом положении страны, о социальных явлениях, внутренней и внешней политике правительства. В свою очередь министерство отправляет своим представителям инструкции, информационные письма.

Справки, которые относят к информационному делопроизводственному комплексу, обычно содержат сведения об основной деятельности организаций, учреждений и предприятий. Они могут быть внешними, адресованными другим организациям, — и внутренними, предназначенными для пользования в структурных подразделениях этих институтов.

Для современного исследователя сегодня актуальны информационные документы спецслужб: ВЧК — ОГПУ — НКВД — КГБ. Делопроизводство этих государственных органов и правоохранительных структур стало доступно сравнительно недавно в результате процесса рассекречивания архивных документов¹. Историки массово обратились к ним в середине 1990;х гг. Сводки и секретные сообщения, различного рода справки и записки (информационные, докладные, специальные) представляют собой уникальный источник специальной системы делопроизводства, в котором отражены настроения различных групп населения страны в связи с определенными политическими, экономическими и культурными событиями. Могли создаваться сводки по отдельным вопросам, таким как коллективизация, рабочая политика, национальный вопрос и др. Объемы этих материалов огромны. Сводки создавались на трех или четырех уровнях: по районам (уездам), на их базе писались сводки по областям (губерниям), в некоторых случаях — по республикам. Затем данные, полученные из провинции, в централизованном порядке обобщались в Москве, в итоге могло получиться несколько сотен страниц текста. Органы ВЧК — ОПТУ — НКВД десятилетиями сдавали сводки каждые две недели (позднее — ежемесячно), а в особо ответственные моменты, когда руководство страны нуждалось в этом, даже ежедневно. По завершении года делались годичные сводки по стране.

Организация спецслужбами информационной работы имела целью получение максимально достоверных сведений, поэтому в среде профессиональных историков, так же как неспециалистов, информационные материалы силовых ведомств в качестве исторического источника оцениваются достаточно высоко. Однако некоторые современные исследователи (С. В. Журавлев) обращают внимание на отсутствие опыта источниковедческого анализа материалов специального делопроизводства. Это приводит к тому,^[1]

что акцент в ходе анализа чаще делается на содержательной составляющей в ущерб, например, изучению условий возникновения источников в контексте функциональной специфики ведомства, в деятельности которого они возникли. Такой подход мешает определить значение конкретного источника в ряду других делопроизводственных документов, а без этого невозможно качественно оценить степень его достоверности. В то же время имеет место абсолютизация отдельных сенсационных источников, которые вводятся в научную практику или публикуются без учета общего массива делопроизводственных документов, без учета исторического контекста, без соблюдения принципов комплексного подхода при их анализе. Таким образом, вводимый в научную практику обширный массив ранее засекреченных документов требует их всестороннего источниковедческого изучения. Это необходимо в том числе и для того, чтобы определить положение данного комплекса во всей системе источников по отечественной истории XX в.

Помимо секретных сводок, справок и записок историки сегодня проявляют активный интерес к таким источникам, как следственные дела и материалы политических судебных процессов. Эти делопроизводственные документы НКВД стали основой для продолжающегося издания региональных списков репрессированных. В последние годы хронология исследований расширилась от интервала 1930;50-едо 1930;80-е гг. Сегодня перспективными для научной работы видятся нс только документы, проливающие свет на период массовых репрессий, но и материалы о борьбе с инакомыслием и диссидентским движением в последние десятилетия советской власти. Однако при этом следует учитывать, что доступ к документам, содержащим персональные данные, возможен только по истечении 75-летнего срока с момента их создания.

Структура уголовно-следственного дела 1930;80-х гг. представляла собой с некоторыми вариациями следующий набор документов: 1) постановления (о задержании, об обыске, об избрании меры пресечения); 2) протоколы (допросов, обысков, следственных экспериментов, экспертиз, например, почерка или художественных произведений, допросов свидетелей и очных ставок, судебных заседаний); 3) характеристики обвиняемого; 4) собственноручные показания обвиняемого; 5) анкета арестованного; 6) приговор; 7) кассационные жалобы; 8) обвинительные заключения; 9) справки по реабилитации. В ходе источниковедческого исследования весь этот многоплановый и семантически богатый документальный комплекс может быть сгруппирован по хронологии развития события. С. В. Журавлев, например, предлагает выделить документы о задержании и аресте, о ходе следствия, итоговые материалы следствия и реабилитации. Кроме того, в следственных делах иногда встречаются документы, приобщенные к следствию. Это доносы, справки и выписки, сопровождающие следствие и полученные следователем в ответ на запросы, «вещественные доказательства», изъятые во время обысков, фотографии арестованных и др.

Содержательный потенциал следственных дел необычайно велик. Прежде всего они служат источниками для изучения истории феномена политических репрессий, а также помогают обратиться к сюжетам социальной истории и одного из самых востребованных сегодня ее направлений — истории повседневности.

Указ президента от 24 августа 1991 г. передал документы архивов КГБ СССР в ведение архивных органов РСФСР в целях «создания условий по использованию их для нужд науки и культуры». Вследствие этого уголовно-следственные дела на местах либо попали на хранение в созданные специализированные архивы (например, Государственный архив административных органов Свердловской области — ГААОСО), либо стали частью фондов бывших партийных архивов, которые были переименованы в Государственные архивы новейшей истории (например, ГАНИ в Пермском и Ставропольском краях) или общественно-политической истории (например, ГАОПИКО в Курской области) и др. Документы центральных органов силового ведомства находятся на хранении в Центральном архиве ФСБ РФ.

Учет внутренних, входящих и исходящих делопроизводственных документов фиксировал дату регистрации документа, его содержание, количество листов, кем подписан, направление дальнейшего движения (откуда поступил, кому направлен на исполнение, отметка об исполнении, номер дела, в котором хранится, дата отправки или номер акта об уничтожении). Для регистрации документальных потоков использовалась журнальная или карточная система учета.

В делопроизводстве большую группу с множеством разновидностей составляют документы по личному составу, некоторые из них фактически близки к категории учетных материалов (учет кадров). Эти источники, как правило, сосредоточены в личных делах сотрудников, которые отражают их прием на работу, перемещение по службе, увольнение, изменения в уровне образования, присвоение научных степеней и ученых званий, награждения и т. д. Личные дела ведутся в течение всего периода работы человека в конкретном учреждении и содержат: листки по учету кадров, автобиографии, характеристики, заявления, приказы, различного рода справки, газетные вырезки и т. д. Они определяются в источниковедении как специфический массовый источник, содержащий формализованную и нарративную информацию официального и личного характера.

Научный интерес к данному источниковому массиву проявился в 1990;е гг. и остается довольно ярко выраженным у отечественных историков и источниковсдов до сегодняшнего дня. Для историко-биографических исследований часто используются хранящиеся в личных делах автобиографии, характеристики, листки по учету кадров, учетные карточки и анкеты. Это уникальный комплекс документов, содержащий данные в том числе о сотрудниках органов управления и верхушки крупных советских предприятий. Кроме того, личные дела представляют собой массовые источники, которые содержат разноплановые сведения о социальном составе общества, поэтому они перспективны в изучении облика (портрета) различных социальных групп советской и постсоветской России.

Анализируя информационную насыщенность личных дел, исследователи выделяют обычно несколько пластов информации: данные социально-демографического характера (пол, возраст, профессия, образование, национальность, происхождение и т. п.); сведения о состоянии и развитии производства, о состоянии науки, о кадровой политике (докладные записки, заявления, справки, рекомендации, ходатайства и др.); материалы о методах выявления «вредителей» (докладные записки, письма секретарей парткомов, носящие характер доносов, анонимные заявления и т. д.). Но наиболее привлекательны для исследователя так называемые «незапрограммированные» в источнике сведения. Личные дела богаты именно такими известиями. Л. Е. Татисвская, изучив 1300 дел сотрудников Наркомата машиностроения ССР за 1937;1939 гг., пришла к выводу, что 40 % документов фонда имеют «нестандартные информационные отклонения». В формировании личных дел не обнаруживается четких закономерностей и отраслевой специфики в составе и содержании документов. Оно во многом зависело от политики кадровых служб, об сложившихся в определенном учреждении делопроизводственных традиций и подчас об добросовестности конкретных работников отдела кадров.

Личные дела, как и другие источники, несут на себе отпечаток определенного времени. Так, в документах 1920;х гг. сохраняются следы делопроизводства дореволюционного времени и присутствуют черты нарождающейся советской бюрократии, 1930;40-м гг. свойственна регламентация самых незначительных вопросов, характеризующих служебную деятельность отдельных лиц (большое количество отзывов и характеристик), в 1950;е гг. проявилась тенденция к стандартизации и формализации документов личных дел. Сведения о массовых политических репрессиях также нашли отражение в материалах личных дел. Так, справка об аресте в 1930;е гг. подшивалась к делу, а на обложке ставилась отметка — «арестован».

Кроме личных дел, отражающих прохождение службы и относящихся к кадровой структуре организаций, имеются документальные массивы той же разновидности, но созданные для реализации специальных управленческих задач. Например, упомянутые выше уголовно-следственные дела, дела лишенных избирательных прав, личные дела лиц, выезжающих за границу, личные дела студентов, персональные дела членов ВЛКСМ и КПСС и др. При всем разнообразии состава документов в этих источниках они характеризуются тем, что социально-демографические сведения о конкретном лице идентичны сведениям в стандартных личных делах.

С учетной документацией также тесно связана разновидность контрольных документов: материалы ревизий, проверок, заключений о работе, справок о деятельности, единовременных обследований.

Отчеты представляют собой неотъемлемую часть любой системы делопроизводственной документации. В СССР с 1930 г. была установлена единая система отчетности государственных предприятий, учреждений и организаций. Итоги работы промышленных предприятий, колхозов, совхозов, МТС за год подлежали общегосударственному учету на основе типовых статистических форм. В связи с этим отчеты являются пограничной (по терминологии Л. Н. Пушкарева) формой исторических источников, впитавшей в себя черты делопроизводственных и статистических документов. В делопроизводстве государственных предприятий, учреждений и организаций Российской Федерации (после 1992 г.) в основном сохранены традиции и правила составления текущих и годовых отчетов по основным направлениям деятельности и подведения финансовых итогов.

Советское источниковедение в самостоятельную группу выделяло плановую документацию, подчеркивая таким образом особое направление организационно-распорядительной деятельности и значение самой методологии планового централизованного планирования. План — это особый вид источника, возникший в советском делопроизводстве. Первые плановые документы — это производственные программы различных отраслей, возникшие в результате деятельности ВСНХ. Однако необходимо обратить внимание, что эта группа исторических источников может нести в себе черты как делопроизводственной, так и статистической документации. Кроме того, к данному источниковому комплексу относятся директивные (то есть законодательные) документы, принятые высшими государственными и партийными органами, на основе которых и разрабатывались планы развития народного хозяйства. Таким образом, вся плановая документация традиционно делилась на: 1) директивные документы планирования; 2) текущие и перспективные планы и материалы, складывающиеся в процессе их разработки; 3) итоговые документы о выполнении планов за квартал, год, ряд лет и т. д.

Директивными документами по составлению первого единого народнохозяйственного плана ГОЭЛРО (1920) являлись резолюции I сессии ВЦИК VII созыва и IX съезда РКП (б). В дальнейшем разработка пятилетних планов подчинялась совместным постановлениям ЦК партии и советского правительства (СНК — Совет министров). Для осуществления плановой работы в 1921 г. были созданы Государственная общеплановая комиссия (Госплан) и сеть отраслевых плановых комиссий и местных плановых органов. К источникам, складывающимся в процессе составления планов, относятся: директивы, протоколы, инструктивные и методические указания Госплана СССР, материалы по подготовке отраслевых и районных планов (экономические обзоры, сводные статистические материалы, проекты планов), сами народнохозяйственные планы, представляющие собой целую систему количественных и качественных показателей в натуральном и стоимостном выражении, охватывающие различные стороны производства, социальной и культурной сфер. В итогах выполнения приводятся сведения о выполнении планов по отраслям народного хозяйства.

Первые годовые и перспективные планы развития народного хозяйства по форме и содержанию напоминали научные доклады (В. В. Кабанов). Они, как правило, состояли из четырех частей:

1) исторический обзор состояния отрасли; 2) изложение экономической политики; 3) количественные и качественные перспективы развития; 4) план мероприятий по их осуществлению. Форма изложения материала была произвольной.

Серьезный исследовательский интерес представляют сегодня протоколы заседаний президиума и секций Госплана СССР 1920;х гг. Благодаря хорошей сохранности в архивном фонде (РГАЭ) имеются все протоколы заседаний Госплана и большинство приложений к ним. Протоколы составлялись на основе стенографических записей, объем одного нередко насчитывает до пятидесяти страниц машинописного текста. В них отражены главные направления деятельности Госплана в период становления идеологии советского планирования: разработка методологии текущего и перспективного планирования народного хозяйства; принципы создания государственного бюджета СССР; вопросы ценообразования; выработка принципов налогообложения и др. Протоколы содержат выступления известных экономистов Н. Кондратьева, В. Громана, В. Базарова, отражают сведения о их взглядах и позициях по различным экономическим вопросам.

Кроме перечисленных разновидностей делопроизводственных материалов необходимо знать о наличии специальных систем делопроизводства, формировавшихся в зависимости от сферы деятельности учреждения. Выше говорилось о документах внешнеполитического ведомства и спецслужб. Можно также упомянуть учреждения культуры (репертуарные списки, планы выставок и экспозиций, учет посещаемости), учебные и научные заведения (учебно-методические комплексы, зачетные и экзаменационные ведомости, протоколы зачисления абитуриентов, отчеты о научных стажировках и повышениях квалификации), учреждения здравоохранения (истории болезней) и т. д.

• [1] Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов размещены сегодня на портале «Архивы России», так же как и государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Кроме того, действует информационный ресурс «Документы советскойэпохи», разработанный в рамках межархивного проекта с целью упростить доступ к источникам этого периода и способствовать созданию научных работ, формирующих полноценное представление об истории страны.