Унифицированные системы управленческой документации

В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из Унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само право на его существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа, однако точного единого места для всех форм не определено: так, в письме код формы традиционно указывался после адресных данных над индексом.

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

• — единообразия построения форм документов;
• — регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
• — исключения из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, с целью однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
• — единства применяемой терминологии и условных обозначений, с целью сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
• — определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения совокупности их видов, ориентированных как на автоматизированную обработку, так и пригодных к восприятию человеком;
• — установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299 имеются следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, включающая в себя документацию:

• — по созданию организации, предприятия;
• — реорганизации организации, предприятия;
• — ликвидации организации, предприятия;
• — приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• — распорядительной деятельности организации, предприятия;
• — организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• — оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• — кадрам.

Унифицированная система банковской документации, включающая в себя:

• — платежную документацию, но безналичным расчетам через банки;
• — документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
• — документацию по кредитным операциям банков;
• — документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• — документацию по операциям банков, связанных с международными расчетами;
• — выходную документацию банков;
• — документацию по депозитарным операциям банков;
• — платежную документацию по безналичным расчетам через банки (внутрибанковские формы документов);
• — документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков (внутрибанковские формы документов);
• — документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (внутрибанковские формы документов);
• — выходную документацию банков (внутрибанковские формы документов);
• — документацию по денежному обращению (внутрибанковские формы документов);
• — документацию, но кредитным операциям банков (внутрибанковские формы документов);
• — бухгалтерскую документацию (внутрибанковские формы документов).

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций, включающая в себя:

• — финансовую документацию;
• — отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреждений и организаций;
• — учетную бухгалтерскую документацию.

Унифицированная система отчетно-статистической документации, включающая в себя документацию:

• — по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• — статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• — статистике труда;
• — статистике материальных ресурсов;
• — статистике финансов;
• — социальной статистике;
• — статистике промышленности;
• — статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• — статистике капитального строительства;
• — статистике внешнеэкономических связей;
• — статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• — статистике транспорта и связи;
• — статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий, включающая в себя:

• — отчетную бухгалтерскую документацию;
• — регистры бухгалтерского учета;
• — первичную учетную документацию.

Унифицированная система документации по труду, включающая в себя документацию:

• — по состоянию рынка труда;
• — трудовым отношениям;
• — повышению квалификации работников органов по труду;
• — охране труда;
• — минимальным потребительским бюджетам;
• — обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской федерации, включающая в себя документацию:

• — по учету и распределению средств;
• — планово-экономической деятельности;
• — контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации, включающая в себя:

• — оперативно-коммерческую документацию;
• — товаросопроводительную документацию;
• — расчетную внешнеторговую документацию;
• — документацию, оформляемую при ввозе (вывозе) товара;
• — транспортную внешнеторговую документацию;
• — экспедиторскую внешнеторговую документацию.

Все унифицированные системы включают в себя комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов для создания:

• — компьютерных шаблонов;
• — бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения.

Применение документов, вошедших в УСД, в принципе обязательно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти, однако на сегодняшний день механизм этого контроля далек от совершенства.