Особенности формирования в дела некоторых групп документов

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т. д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т. д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Плановая документация — утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2013 г.», составленный в 2014 г., должен включаться в дела 2013 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана — к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2006 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данной организации по основной деятельности.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и др.) группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.