Делегирование управленческих полномочий и принятие управленческих решений

Минобрнауки России

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Челябинский государственный университет

Факультет заочного и дистанционного обучения

Кафедра Государственного и муниципального управления

Контрольная работа

по дисциплине: Разработка управленческих решений

Тема: Делегирование управленческих полномочий и принятие управленческих решений

Челябинск, 2011

Введение

Каждый человек в течение всей жизни, так или иначе, связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность.

Процессы, протекающие в организации, отражают динамику организационной системы. В то же время эти процессы сами должны быть управляемыми.

Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления в организации является делегирование полномочий.

Делегирование полномочий — это передача руководителем части своих полномочий подчиненным, поскольку он сам не в состоянии решать все возникающие проблемы, которые входят в круг его служебных обязанностей: их слишком много, они разнообразны и специфичны, а знания, опыт и имеющий запас времени ограничен.

Принятие решений играет центральную роль в совокупности всех организационных процессов. Все остальные процессы как бы разворачиваются вокруг него. Сам этот процесс может протекать по-разному. Однако при этом он обязательно проходит все стадии и этапы, которые ему присущи как организационному процессу.

В управлении организацией принятие решений осуществляется руководителями различных уровней и имеет формализованный характер, т.к. решение касается не только одной личности, а чаще всего оно относится к подразделению или к организации в целом.

Целью данной контрольной работы является последовательная аргументация того, что любое управленческое решение — это неотъемлемая и важная часть ежедневной работы руководителя, без которой невозможно нормальное функционирование любой организации. И что передача задач и полномочий сверху вниз лицам или группе лиц, считается средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления в организации.

Для достижения вышеназванной цели необходимо решить следующие задачи:

Во-первых, дать определение такому понятию как «управленческое решение», выделить его принципиальные отличия, привести пример классификации решений, принимаемых руководителем в организации.

Во-вторых, рассмотреть процесс делегирования полномочий руководителя другим лицам, выяснить основные цели, изучить концепции и определить на чем базируется делегирование полномочий.

1. Делегирование управленческих полномочий

Распределение и делегирование полномочий — одна из важнейших проблем эффективности функционирования предприятия.

Распределение полномочий — это предоставление работникам прав и обязанностей в соответствии с занимаемым местом на иерархической лестнице. Полномочия должны быть четкими, достаточными для решения поставленных задач, кроме того, они должны быть увязаны с полномочиями тех лиц, с которыми приходится сотрудничать.

Делегирование полномочий — это методология бизнеса, в которой сотрудникам предоставляются полномочия и ответственность за решения на том уровне, на котором они действуют. Оно предполагает, что менеджер не является авторитарным руководителем, принимающим решения единолично, а передает часть своих полномочий подчиненным, одновременно обучая их. Делегирование основано на понимании того, что проблемы лучше всего решают люди, работающие над проблемой, а не вышестоящее руководство.

Этот довод разумен, поскольку чем выше руководитель поднимается в организации, тем меньше знает о специфике деятельности на конкретных рабочих местах.

К целям делегирования относятся:

— разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от текущей рутинной работы и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления;

— повысить дееспособность нижестоящих звеньев;

— активизировать «человеческий фактор», как можно больше вовлечь и заинтересовать работников.

При этом необходим такой объем и масштаб делегируемых полномочий, который способствует профессиональному росту сотрудников, мотивирует их, обеспечивает удовлетворенность содержанием труда. Оптимальный объем делегирования зависит от различных факторов и прежде всего от возможностей реализации делегируемых полномочий данным работником; соответствия передаваемых работнику полномочий характеру принимаемых им задач.

Существуют две основные концепции делегирования полномочий:

1) классическая — передача полномочий сверху вниз. Полномочия считаются делегированными, когда они переданы руководителем подчиненному;

2) современная — принятие полномочий. Полномочия считаются делегированными, когда они приняты подчиненным. Исходя из этой концепции, подчиненный имеет право отклонить требования начальника.

Процесс делегирования полномочий включает следующие этапы:

*поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;

*предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;

*формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.

К числу основных принципов рационального делегирования в менеджменте относятся:

— единоначалие — сотрудник получает задания и отвечает за их выполнение перед одним начальником;

— соответствие — состав задач должен соответствовать характеру полномочий сотрудника;

— координация — состав полномочий должен динамично корректироваться в соответствии с новыми заданиями сотрудника;

*достаточность — масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника;

*мотивированность — расширение ответственности должно мотивироваться повышением оплаты, влияния или лидерства.

1.1 База делегирования

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Ответственность — это обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. При делегировании полномочий ответственность не делегируется, не снимается с самого руководителя, хотя и распространяется на подчиненного.

Полномочие — это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач.

Полномочия являются именно ограниченным правом, так как имеют пределы, определяемые правилами, должностными инструкциями. Работник, выходящий за рамки этих правил, превышает свои полномочия. Пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления. Но даже полномочия высшего руководства ограничены законами, культурными ценностями общества.

Полномочия бывают линейные и штабные.

Линейные полномочия — это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.

Штабные полномочия — это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а так же штабному персоналу.

Штабные полномочия бывают четырех видов:

— рекомендательные;

— обязательного согласования;

— параллельные;

— функциональные.

Рекомендательные полномочия штабного аппарата являются наиболее ограниченными и сводятся в основном к консультированию линейного руководства.

Введение

процедуры обязательного согласования обеспечивает расширение рекомендательных полномочий и обязывает линейное руководство согласовывать определенный круг решений со штабным аппаратом.

Параллельные полномочия представляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий, и включает право отклонять определенные решения линейного руководства.

Функциональные полномочия означают представление штабному аппарату прав как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.

Необходимость реализации штабных функций и полномочий обусловила формирование специального штабного (административного) аппарата в организациях. В связи с различными полномочиями выделяют следующие основные разновидности административного аппарата:

— консультативный;

— обслуживающий;

— личный.

Консультативный аппарат формируется на временной или постоянной основе из специалистов определенного профиля, в обязанности которых входит консультирование линейного руководства по проблемам, требующим специальной подготовки (правовые проблемы, новейшая или специальная технология, обучение и повышение квалификации персонала и др.).

Обслуживающий аппарат наряду с консультативными функциями выполняет обслуживающие функции. К областям, в которых находит применение обслуживающий аппарат, относятся маркетинговые исследования, финансирование, материально-техническое снабжение и др.

Личный аппарат — это разновидность обслуживающего аппарата, формируемого из секретарей и помощников руководителя. Хотя в организациях сотрудники личного аппарата не имеют формальных полномочий, они могут обладать большой властью.

На практике часто эффективная реализация делегирования затруднена. Причинами этого могут быть как руководители, так и подчиненные. Для преодоления препятствий необходимо их выявить и предпринять меры по существу причины: создать систему стимулирования, контроля, обучения, информирования, обеспечить необходимыми ресурсами и т. п.

Препятствия к эффективному делегированию полномочий, как со стороны руководителя, так и со стороны подчиненного, представлены в таблице 1.

Таблица 1. Препятствия к эффективному делегированию полномочий

Английские консультанты по управлению М. Вудкок и Д. Френсис дают следующие рекомендации по делегированию полномочий:

*Оцените риск. Риск должен быть оценен и минимизирован. Следует загружать подчиненных, но не до предела и развивать свои навыки делегирования полномочий.

*Дозируйте передачу полномочий. Необходимо выбрать подходящий темп возрастания ответственности. Слишком большие требования могут вызвать стресс, привести к неудаче, но недостаточные требования расточительны и деморализующие.

*Добивайтесь общего ясного понимания целей. Квалифицированная передача полномочий требует четкой структуризации целей и общего согласия с ними.

*Регулярно проводите консультирование.

*Контролируйте выполнение заданий. Определение критериев оценки и процедуры контроля дает чувство безопасности, сокращает риск, создает основу для консультирования.

*Передавайте полномочия способным людям.

*Ищите возможности для передачи полномочий. Однако передача слишком большой части работы может вызвать чувство возмущения.

*Уясните себе пределы ваших полномочий. Менеджер может передавать только те полномочия, которыми он располагает

2. Принятие управленческих решений

Принятие решений является важной частью любой управленческой деятельности. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие — как процесс, ведущий к появлению этого продукта. В управлении организацией принятие решений осуществляется менеджерами различных уровней и имеет достаточно формализованный характер, так как решение касается не только одной личности, а чаще всего оно относится к подразделению или к организации в целом.

Принятие решений в организации характеризуется как:

*сознательная и целенаправленная деятельность, осуществляемая человеком;

*поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;

*процесс взаимодействия членов организации;

*выбор альтернатив в рамках социального и политического состояния организационной среды;

*часть общего процесса управления;

*неизбежная часть ежедневной работы менеджера.

Принятие решений является важнейшей функцией менеджеров.

При принятии решения менеджер использует весь имеющийся у него опыт профессиональной работы, знания, результаты, анализ конкретной ситуации. Эффективное управленческое решение, как правило, является сплавом профессионализма менеджера и его искусства управленца, поскольку, как справедливо считают ведущие специалисты в области принятия управленческих решений, принятие решений является одновременно и наукой, и искусством.

Решения, принимаемые менеджером, всегда нацелены на перспективу в будущее. Поэтому в момент принятия решения далеко не всегда с уверенностью можно предсказать результат предпринимаемого действия, в какой степени оно будет обеспечивать достижение цели, стоящей перед организацией.

В экономической литературе понятие «решение» неоднозначно и рассматривается как процесс, как акт выбора и как результат выбора.

Управленческое решение на предприятии представляет собой творческий акт субъекта управления (индивидуума или группы), определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы, на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации об ее состоянии. полномочие делегирование обязанность иерархический

От того, насколько качественно подготовлено управленческое решение, зависит не только, что особенно важно, степень эффективности управляющего воздействия органа управления на управляемый объект, но также организация выполнения управленческих решений и контроль за их исполнением. Другими словами, от качества подготовки управленческих решений в значительной степени зависит эффективность деятельности предприятия.

Управленческое решение — развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.

Управленческое решение есть план ликвидации проблемы.

Под проблемой понимается ситуация, характеризующаяся различием существующего состояния в объекте управления с желаемым или необходимым (целевой подход) или наличие неиспользованных возможностей (предпринимательский подход к диагностированию проблемы).

Для решения проблемы необходимо ответить на следующие вопросы:

— Что делать (какие новые потребности потребителей необходимо удовлетворять или на каком качественном уровне нужно удовлетворять старые потребности)?

— как делать (какую использовать технологию)?

— какие производственные затраты следует произвести?

— в каком количестве производить?

— в какие сроки производить?

— где производить (место, производственное помещение, персонал)?

— по какой цене и кому поставлять? Что это даст инвестору и обществу в целом?

Поскольку ресурсы для решения проблемы ограничены, следует ранжировать, т. е. определять важность, весомость, ранг проблем по их актуальности, степени риска, масштабности.

Классификация управленческих решений.

Решения, используемые в механизме социально — экономического управления, многообразны. Это многообразие решений представляет собой некоторый комплекс, понимание которого облегчается на основе системного подхода, позволяющего раскрыть строгую систему и иерархию решений, соподчиненность и цикличность. В такой системе решений должны проявляться как общие признаки, так и специфические особенности, присущие отдельным видам решений.

Основными факторами, оказывающими влияние на организацию и функционирование системы, являются социально — экономические, технико-технологические и региональные. На этом основании выделяют две группы задач, требующих решения:

— функциональные обусловлены разделением труда на предприятии (организации), полномочиями отдельных работников, имеют в основном стандартный характер.

— ситуационные появляются в результате нарушений взаимодействия подсистем и элементов на предприятии (организации), либо под влиянием вышеуказанных факторов.

— Обычно в принятии любого решения присутствуют в различной степени три момента: интуиция, суждение и рациональность, что определяет выделение интуитивных, основанных на суждении (опыте), и рациональных решений.

При принятии интуитивного решения люди опираются на собственные ощущения того, что их выбор правилен. В основе решений, опирающихся на суждения, лежат знания и осмысленный опыт прошлого. Для стратегического и тактического управления любой подсистемы принимаются рациональные решения, основанные на методах экономического анализа, обоснования и оптимизации.

Для совершенствования разработки управленческих решений используются различные их классификации. На практике чаще используются классификации, в основу которых положены следующие принципы: цель, стадия жизненного цикла продукта, сфера действия, объект воздействия, масштабность, уровень управления, сложность, способ передачи, продолжительность действия и др.

По критерию стадий жизненного цикла продукта управленческие решения подразделяются на решения по научно-исследовательским и опытно-конструкторским разработкам на стадии разработки продукта; на решения по выводу продукта на рынок — решения по продажам в условиях стабильного производства, и решения по выводу продукта с рынка на стадии его умирания.

По источнику возникновения решения делят на инициативные, по предписанию, по предложению снизу.

По юридическому оформлению решения могут быть в виде плана, приказа, распоряжения, инструкции; по способу фиксации — устные и письменные.

По субъекту, принимающему решения, выделяются решения индивидуальные, коллективные и коллегиальные. Индивидуальные принимаются лично руководителем, коллективные — соответственно коллективами предприятий и организаций, коллегиальные — коллегиальными органами.

По степени уникальности решения делятся на рутинные и новаторские. Новаторское решение отличается спецификой построения процесса принятия решений и содержанием отдельных его этапов.

По методам разработки различают: количественные решения, включающие методы математического программирования, статистические методы; эвристические решения, основанные на использовании логики, интуиции, опыта. Использование методов математического программирования позволяет по заранее заданным параметрам находить оптимальное решение.

По степени неопределенности, зависящей от количества информации, имеющейся в распоряжении лиц, принимающих решения, последние подразделяются на детерминированные, принимаемые в условиях определенности, при наличии полной информации; вероятностные, принимаемые в условиях вероятностной определенности (риска); неопределенные, принимаемые в условиях неопределенности, т. е. при отсутствии необходимой информации о проблеме.

С позиции количества рассматриваемых целей управленческие решения можно классифицировать как одноцелевые и многоцелевые.

По степени регламентации, т. е. насколько жестко установлены сроки и условия действия подчиненных, различают решения регламентирующие, ориентирующие и рекомендующие.

Регламентирующие решения, исключая самостоятельность, полностью направляют деятельность подчиненных. От подчиненных требуется лишь безусловная исполнительность.

Ориентирующие однозначно определяют лишь основные моменты деятельности, в решении второстепенных вопросов допускается проявление самостоятельности подчиненных.

Рекомендующие решения контурно обозначают возможности деятельности подчиненных, предоставляя широкий выбор конкретных путей и проявления инициативы. По функциональному признаку (содержанию) решения бывают:

— экономические — связаны с повышением эффективности производства, совершенствованием деятельности предприятия (о капитальных вложениях, о цене ресурса, о распределении дохода и т. п.);

— социальные — направлены на улучшение условий труда и отдыха членов коллектива предприятия и др.;

— технические — принимаются для совершенствования технической политики и технологии производства, сокращения применения ручного труда;

— организационные — направлены на улучшение организации труда работников, совершенствование нормативов, норм.

Различают решения по периодам действия: долговременные (перспективные) и оперативные. Перспективные определяются в общих чертах, они лишь задают направления для реализации определенной цели. Оперативные решения предусматривают меры по реализации прогнозов развития событий (конкретные виды работ, сроки их исполнения и исполнителей).

Решения классифицируются по значимости. Значимость решений определяется влиянием его последствий. Наиболее значимые решения принимаются не часто, но им уделяется большее внимание. Многие решения не являются значимыми, но часто повторяются и ввиду этого совокупный эффект их повышается.

По продолжительности реализации управленческие решения разделяются на:

— стратегические или перспективные, со сроком действия более 5 лет;

— тактические, или текущие, в пределах года;

— оперативные в пределах квартала или месяца.

По причинам возникновения выделяются следующие группы управленческих решений: программные, по распоряжению вышестоящих органов, инициативные, ситуационные, т. е. вызванные обстановкой, сложившейся в объекте управления.

Соотношение указанных групп управленческих решений в определенной степени характеризует стиль управленческой деятельности. Так, отсутствие инициативных решений свидетельствует о преобладании формального подхода руководителя к своим обязанностям или о его неспособности самостоятельно руководить объектом.

Большое количество ситуационных решений является основанием для вывода о наличии недостатков в управлении, о неэффективности построения и функционирования системы управления в целом.

По степени сложности подготовки управленческие решения подразделяются на программируемые (стандартные) — 90% решений (закупка товара, подбор кадров, формирование ассортимента и т. д.) и непрограммируемые (нестандартные) — имеют разовый творческий характер (разработка новых технологий, формирование новой структуры). Для программируемых решений отработана структура самого решения и процедура его подготовки и принятия. Непрограммируемые решения характеризуются новизной и требуют творческого подхода к их разработке. Для использования программируемых управленческих решений нецелесообразно создание банка стандартных решений. В определенной степени разработка стандартных решений может быть формализована и на этой основе автоматизирована с помощью электронно-вычислительной техники. Использование ПК позволяет повысить качество и ускорить процесс подготовки решения и контроль над его исполнением. Важное значение в совершенствовании работы по принятию нестандартных решений, требующих творческих усилий при их разработке, является преобразование сложных нестандартных задач в стандартные, что в значительной степени упрощает решение задачи за счет использования известного порядка ее решения.

Влияние личности менеджера на характер разрабатываемых решений дополняет их классификацию уравновешенными и импульсивными решениями, осторожными, инертными.

При принятии уравновешенных решений анализируют и взвешивают все «за» и «против». В основе импульсивных решений лежит генерация идей. Для осторожных идей характерна тщательная оценка. Инертные решения принимаются в результате подконтрольных и уточняющих действий.

Для повышения эффективности принимаемых решений требуется тщательная проработка и взаимоувязка последовательности и параллельности действий с несколькими критериями эффективности, структуризации проблемы на основе дерева целей и их ранжирование по актуальности, масштабности и степени риска.

Значение управленческих решений и требования к ним.

Для того чтобы быть эффективным, решение должно удовлетворять ряду требований:

1) быть реальным, т. е. исходить из достижимых целей, реально располагаемых ресурсов и времени;

2) содержать механизм реализации, т. е. включать разделы, охватывающие организацию, стимуляцию, контроль при реализации решений;

3) быть устойчивым по эффективности к возможным ошибкам в определении исходных данных;

4) готовиться, приниматься и выполняться в реальном масштабе времени тех процессов, которыми управляют, с учетом возможных скоростей развития нештатных, аварийных ситуаций;

5) быть реализуемым, т. е. не содержать положений, которые сорвут исполнение в результате порождаемых им конфликтов;

6) быть гибким, т. е. изменять цель и (или) алгоритм достижения цели при изменении внешних или внутренних условий;

7) предусматривать возможность контроля исполнения

Качество управленческого решения зависит от ряда факторов:

1) качества исходной информации, определяемого ее достоверностью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок;

2) оптимального или рационального характера принимаемого решения;

3) своевременности принимаемых решений, определяемой скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения;

4) соответствия принимаемых решений действующему механизму управления и базирующимся на нем методам управления;

5) квалификация кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения;

6) готовности управляемой системы к исполнению принятых решений.

Чтобы быть качественным, управляющее решение должно быть устойчивым по эффективности к возможным ошибкам в определении исходных данных и гибким — предусматривать изменение целей и алгоритмов достижения целей. В противном случае незначительные по величине отклонения исходных данных будут переводить управленческие решения из разряда эффективных в число неэффективных. Требования к управленческим решениям и условия их достижения представлены в таблице 2

Таблица 2. Требования к управленческим решениям

Решение — это результат мыслительной деятельности человека, приводящей к какому-либо выводу или к необходимым действиям.

Решение может приниматься человеком в трех основных системах: технической, биологической и социальной. Решение, принятое в социальной системе и направленное на стратегическое планирование, организация управленческой деятельности, управление человеческими ресурсами, управление производственной и обслуживающей деятельностью, формирование системы управления компании (методология, структура, процесс, механизм), управленческое консультирование, коммуникации с внешней средой, называется управленческим.

Как процесс управленческое решение — это поиск, группировка и анализ требуемой информации, разработка, утверждение и реализация управленческого решения. Как явление управленческое решение — это план мероприятий, постановление, устное или письменное распоряжение и т. п.

В зависимости от сферы разработки и реализации управленческого решения могут использоваться разные формы.

Формы разработки: указ, закон, приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель.

Формы реализации: предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, деловая беседа, личный пример, обучение, совет, деловые игры (тренинги), совещания, заседания, отчет, деловое слово.

Таким образом, управленческое решение — это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов для достижения конкретной цели менеджмента.

Заключение

На основе вышеизложенного, можно сделать следующие выводы:

— средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делегирование полномочий, которое заключается в передаче задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение. Ответственность при делегировании полномочий не снимается с руководителя, хотя и распространяется на подчиненного. На практике эффективная реализация делегирования может быть затруднена вследствие многих причин. Для преодоления препятствий необходимо их выявить и предпринять меры по их существу: создать систему стимулирования, контроля, обучения, информирования, обеспечить необходимыми ресурсами и т. п.

— что касается управленческих решений, то можно сказать, что принятие управленческого решения является центральным звеном управленческой деятельности, по отношению к которому все остальные элементы можно отнести к вспомогательным.

Список использованной литературы

1. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник. — 3-е изд. — М. Гардарики, 2001. — 528с.

2. Мильнер Б. З., Теория организации: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. Инфра-М, 2000. — 480с.

3. Основы теории управления: Учебное пособие / под ред. В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого. — М.: Финансы и статистика, 2003. — 560с.