Делопроизводство на предприятии

1. Составить сопроводительное письмо

2. Общая характеристика распорядительных документов

3. Опись документальных материалов. Для чего она составляется

1. Составить сопроводительное письмо

На запрос ЗАО «Томь» фирма «Сален» подготовила и направила каталог список цен на оборудование. В сопроводительном письме ООО «Сален» выражает мнение, что высылаемые материалы должны дать исчерпывающий ответ на все вопросы фирмы «Томь». В фирме довольны мнением ЗАО «Томь» о своей продукции и готовы предоставить дополнительно любую информацию. В роли менеджера ООО «Сален» составьте сопроводительное письмо в адрес ЗАО «Томь» .

Генеральному директору ЗАО «Томь»

Федорову Федору Федоровичу г. Абакан, ул. Пушкина 180, литер, А Уважаемый Федор Федорович!

От лица коллектива ООО «Сален» выражаю Вам и Вашему коллективу огромную признательность за проявленный интерес к нашей продукции. Одновременно, представляем Вам перечень необходимого оборудования для запуска новой линии, с учетом скидок.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Приложение: пакетное предложение в 1 экз. на 2 л.

С уважением, Директор ООО «Селен» Е. Е. Митрофанов исп. Иванова Ирина Олеговна т. 22−22−345

2. Общая характеристика распорядительных документов Основное назначение распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности [2, 16].

Все решения, которые фиксируются в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам — в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1. правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);

2. правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, городов республиканского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований);

3. правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных правовых актов.

Нормативный правовой акт — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т. е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме: постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Нормативные правовые акты подразделяются на: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.

С документоведческой точки зрения постановления, приказы и распоряжения относятся — к распорядительным документам. Правила, положения, инструкции — к организационно-правовым документам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1. необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

2. необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые коллегиально; документы, издаваемые при единоличном принятии решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.

Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер.

Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение вопреки решению совещательного органа.

При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.

Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют: федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм: генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления [3, 10].

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

При коллегиальном принятии решений издаются — постановления.

При единоличном принятии решений издаются: приказы, распоряжения, указания.

Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 — 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210×297), формат А5 (210×148), формат A3 (420×210), формат А6 (148×105).

Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое — 35 мм (минимум 20 мм), правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее -10 мм.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит — обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа [1, 39].

3. Что такое опись документальных материалов? Для чего она составляется?

Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов. Составление описей — это важный этап в обработке и упорядочении документов, целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление [1, 18].

Архивная опись дел (далее — опись) это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Составляются отдельно для дел постоянного хранения, отдельно — для дел по личному составу и отдельно — для дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Может составляться для дел временного (до 10 лет) срока хранения — в этом случае составляется в произвольной, удобной для работников организации форме.

Описи составляются по установленной форме (см. приложения №№ 2, 3,12 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года). В обязательном порядке оформляется титульный лист, при необходимости — подтитул (с детальным перечислением изменений в названии организации и ее подчиненности). К законченной описи составляются предисловие и, при необходимости, оглавление, указатели и список сокращенных слов. Утверждается опись первым лицом организации и согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) организации (в том случае, если организация не входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива) [1, 290].

Заголовки дел в описи должны строго соответствовать заголовкам на обложке дел.

В основном, описи составляются по хронологически-структурному либо по структурному принципу. В первом случае дела формируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации. При отсутствии четко выраженной структуры организации дела формируются по хронологическому принципу — только по годам/периодам. В пределах каждого года дела формируются по степени важности — приказы, лицевые счета, журналы учета и т. д. Более подробно о составлении описей см. «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года.

Внутренние описи составляются для упрощения нахождения документов (групп документов) и фактически представляют собой нечто вроде оглавления к делам. Составляются они после формирования документов в дела, но обычно до их переплета.

По федеральным нормативам (см. параграф 3.6.17. «Основные правила работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,) и в соответствии с Методическими рекомендациями «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу», далее «Рекомендации» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 года), внутренние описи в обязательном порядке составляются для следующих категорий дел: личных дел (наиболее часто встречаются в архивах организаций); трудовых договоров (соглашений); судебных дел; следственных дел; особо ценных дел (крайне редко встречаются в архивах организаций); дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа (встречается редко).

Это все категории документов, к которым в обязательном порядке требуется составление внутренней описи. Во всех остальных случаях для упрощения делопроизводства организация может принять решение о составлении внутренних описей для иных категорий документов. Наиболее часто внутренние описи составляются для приказов по основной деятельности и по личному составу, а также для лицевых счетов.

Составление предисловия к описи.

По своей структуре, задачам и рассматриваемым вопросам предисловие схоже с исторической справкой. Особенности составления и сложности, возникающие при этом, те же. (Более подробно см. параграфы 3.7.10. и 3.7.11 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года).

Основное отличие от исторической справки — состав рассматриваемых документов (не весь фонд, а только, например, документы по личному составу). Меньшее внимание уделяется истории организации, большее — характеристике состава документов и особенностям их обработки.

Так же как и историческая справка, предисловие к описи составляется при первой обработке документов организации и продолжается при последующих. Так же подписывается составителем и лицом, ответственным за архив.

сопроводительный письмо документ распорядительный

1. Основные правила работы архивов организаций. Федеральная Архивная служба России. Всероссийский Научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Коллегия Росархива, — Москва, 2002.

2. ГОСТ Р 6.30 — 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: Интел-Синтез, 1999. — 37с.

4. Лившиц Я. З. История делопроизводства. — М.: МИАИ, 1974. — 130с.

5. Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. — М.: Приор. — 1997. — 90с.