Теоретические основы создания логистических информационных систем

Основы управления потоками в логистике. Информационный поток. В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка логистической информации, циркулирующей в логистических системах.

• Логистическая информация — это целенаправленно собираемая совокупность фактов, явлений, событий, представляющих интерес и подлежащих регистрации и обработке для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.

Существуют три формы представления логистической информации: символьная, текстовая, графическая. Символьная основана на использовании символов — букв, цифр, знаков, в том числе знаков пунктуации. Текстовая также использует образующие тексты символы, но расположенные в определенном порядке. Графическая форма является самой емкой и сложной. К ней относятся различные виды изображений.

• Логистическая система — это сложная структурированная организационная система, в которой процессы управления направлены на оптимизацию материальных и сопутствующих им информационных потоков от точки их зарождения до точки ликвидации (утилизации).

Часто логистическую систему рассматривают как цепочку (сеть), по которой товар из сырья превращается в готовое изделие и затем через систему продаж попадает к конечному потребителю, поэтому ряд авторов ставит знак равенства между понятиями «логистическая система» и «логистическая цепь».

Процесс управления логистическими потоками включает анализ рынка поставщиков и потребителей, координацию спроса и предложения на рынке товаров и услуг, гармонизацию интересов участников логистической цепи ради достижения максимальной конкурентоспособности организации. Типичными задачами, решаемыми системой управления логистической системой, являются: определение структуры складов сырья и готовой продукции для уменьшения операционных издержек; оптимизация схемы транспортных операций для снижения издержек; выбор мест производства товара для поставки на конкретный рынок.

Логистическая система, как и всякая другая, характеризуется архитектурой. Архитектура системы — это концепция, определяющая модель, структуру, выполняемые функции и взаимосвязь компонентов системы.

Информационный поток — это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Он может существовать в виде бумажных, электронных документов и их совокупности.

Документ — акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей. Документ — это подтверждение факта совершения логистической операции. Выделяют первичные документы (например, путевой лист, товарно-транспортная накладная и др.) и вторичные документы (журнал учета приходных ордеров и др.). Для первичных документов обязательны следующие реквизиты: наименование, дата составления, наименование организации, от имени которой был составлен документ, содержание операции, измерители операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения, личные подписи указанных лиц.

Маршрут документа — это путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла.

Документооборот как понятие может трактоваться двояко — либо как перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами, либо как движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Информационные потоки классифицируются: в зависимости от вида связываемых потоком систем — на горизонтальный и вертикальный; в зависимости от места прохождения — внешний и внутренний; в зависимости от направления по отношению к логистической системе — на входной и выходной.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную.

Пример мз практики Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении — это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки грузов по количеству и качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передач до соответствующей скорости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. За единицу количества информации принята двоичная единица — бит или байт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также: количеством обрабатываемых или передаваемых документов; суммарным количеством документострок обрабатываемых или передаваемых документов.

Вследствие перечисленного выше информационный поток представляет собой более сложное явление, чем материальный, в частности, он охватывает и такие подразделения предприятия, через которые материальные объекты прямо не проходят.

Информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ее эффективной обработке могут существенно сократиться расходы на складирование, можно достичь лучшего управления запасами, согласованности действий поставщика и потребителя, заменить складирование готовой продукции складированием полуфабрикатов и сырья. Благодаря оперативному использованию информации удается также ускорить транспортировку за счет согласованности всех звеньев транспортной цепочки. Недостаток своевременной информации вызывает избыточное накопление ресурсов, поскольку неуверенность потребителя, как и неуверенность поставщика, обычно вызывает желание подстраховаться.