Контроль — завершающий процесс планирования затрат. 
Анализ затрат

Контроль — это система наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния управляемого объекта с целью:

• • оценки обоснованности и эффективности управленческих решений и результатов их выполнения;
• • выявления отклонений от требований этих решений;
• • вскрытия факторов и причин возникновения неблагоприятных явлений и их устранения.

Контроль — это подсистема управления затратами и составляющая системы управления строительной организацией.

Частью подсистемы контроля является внутренний контроль. В теории и практике часто употребляются термины «внутрихозяйственный контроль», «управленческий контроль», «внутренний управленческий контроль».

Внутренний контроль принято рассматривать:

• • как функцию внутрихозяйственного управления деятельностью структурных подразделений строительной организации;
• • целенаправленный вид практической деятельности, осуществляемой внутри организации с помощью широкого набора методов, приемов и процедур;
• • организационно-управленческую систему органов (должностных лиц и служб), осуществляющую контроль за производственной и экономической деятельностью структурных подразделений (филиалов, дочерних компаний, цехов, участков, бригад и др.).

Цель контроля в широком смысле совпадает с целью всей хозяйственной деятельности строительной организации и состоит в том, чтобы обеспечить единство решения и исполнения, успешное осуществление задач, предупредить возможные ошибки и недоработки.

Основные цепи внутреннего контроля:

• • сохранение и эффективное использование ресурсов строительной организации;
• • адаптация к изменениям во внутренней и внешней среде;
• • обеспечение эффективного функционирования организации, ее устойчивости и максимального развития в условиях конкуренции.

Основные задачи внутреннего контроля заключаются в достижении:

• • соответствия деятельности организации принятому курсу и стратегии;
• • устойчивости организации с финансово-экономической и правовой точек зрения;
• • сохранности ресурсов и потенциала компании;
• • полноты и точности первичных документов, качества первичной информации, необходимого для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;
• • рационального и экономичного использования всех ресурсов;
• • соблюдения работниками компании требований, правил и процедур, установленных администрацией;
• • соблюдения требований законов и подзаконных актов РФ, субъектов РФ и органов местного самоуправления.

К основным факторам, влияющим на организацию системы внутреннего контроля, относятся:

• • понимание руководством роли внутреннего контроля в управлении затратами и строительной организацией в целом;
• • условия функционирования организации, ее размеры, оргструктура, масштабы и виды деятельности;
• • количество и региональная неоднородность (разветвленность) месторасположения обособленных подразделений или дочерних организаций;
• • стратегические установки, цели и задачи;
• • степень механизации и компьютеризации деятельности;
• • ресурсное обеспечение;
• • уровень компетентности кадрового состава.

Объектами внутреннего контроля считаются объекты, подлежащие проверке (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Субъектно-объектная структура внутреннего контроля организации.

Субъекты контроля — это работники или владельцы, обладающие возможностями и правами осуществления контроля, использующие для его проведения технические и другие средства. Субъекты контроля гак же многочисленны и разнообразны, как и объекты. Роль субъекта контроля в процессе управления велика: объект управления, не находящийся под контролем субъекта управления, становится неуправляемым, а достижение поставленных задач — практически невозможным. Субъекты контроля и управления могут совпадать.

Предметом внутреннего контроля является производственная и хозяйственная деятельность.

Процедуры контроля — составной элемент технологии управления. Они определяют порядок и последовательность работ. Отсутствие единого описания процедур может привести к несогласованности действий отдельных работников и целых подразделений.

Отлаженная система внутреннего контроля (рис. 4.6) позволяет своевременно разрешать возникшие проблемы и определять стратегию в области ресурсов.

Рис. 4.6. Система внутреннего контроля организации.

Обеспечение контроля за наличием и движением ресурсов и их рациональным использованием в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами — главная задача системы управления затратами, которая предполагает использование текущего, предварительного и последующего контроля (рис. 4.7).

Предварительный контроль обеспечивает прогноз целей, задач, планов и бюджетов. Текущий контроль основан на полном соизмерении внутренних и внешних возможностей деятельности. Последующий контроль в системе управления затратами нацелен на перспективу и предусматривает сопоставление затрат и результатов.

Для контроля производственных затрат используются методы сопоставления и бюджетирования (рис. 4.8). В первом случае устанавливают нормы расхода по видам строительной продукции в разрезе каждого центра затрат.

Рис. 4.7. Виды внутреннего контроля.

Рис. 4.8. Методы контроля по центрам и местам затрат.

Учет и контроль затрат организуют по отклонениям от норм с последующим выявлением причин изменений объемов произведенной продукции, загрузки производственных фондов, уровня затрат и виновников отклонений. Данный метод обеспечивает своевременное, обоснованное и эффективное принятие управленческих решений. Он удобен и эффективен в подразделениях основного производства, показателями деятельности которых являются объем строительной продукции, уровни затрат, дохода и прибыли.

В процессе сопоставления затрат и результатов различных объектов учета выявляется эффективность производственно-хозяйственных процессов, связей, деятельности и отношений как строительной организации в целом, так и отдельных подразделений.

Во втором случае бюджетирование предусматривает составление бюджетных смет по различным направлениям деятельности и по организации в целом. Здесь затраты сравнивают с расходами, предусмотренными сметой (планом). Сметный метод широко используется для контроля по местам возникновения затрат и центрам ответственности, по которым трудно или невозможно установить конкретный результирующий показатель деятельности (отделы управления, подготовки производства, обслуживания и т. п.).

В практике управления используются две системы контроля-.

• • механическая — регулярный контроль за деятельностью работников и ее корректировка (регулирование) с учетом полученной информации;
• • система сметного контроля, которая базируется на механической системе контроля и использует обратную связь — контроль путем сопоставления фактических данных с плановыми и корректировку в случае их отклонений.

Обратная связь — это обратное воздействие результатов процесса на его протекание. Различают положительную и отрицательную обратные связи. Когда результаты процесса ослабляют его действие, имеет место отрицательная обратная связь. Отрицательная обратная связь стабилизирует протекание процессов; положительная, напротив, обычно приводит к ускоренному развитию процессов и колебательным процессам.

Обратная связь предусматривает «вход» (материальные, трудовые, финансовые и прочие ресурсы) и «выход» (строительная продукция и затраты на ее производство).

Управление с прямой связью заключается в оценке ожидаемого уровня объема производства и затрат, сопоставлении их с плановыми показателями и принятии соответствующих мер при обнаружении отклонений. Основной целью управления этого типа является решение поставленных задач и исключение ошибок.

Контроль как самостоятельная управленческая функция включает горизонтальную и вертикальную структуры. Последовательность процедур контроля по вертикали соответствует логике планово-управленческого цикла. Можно выделить стратегический, тактический и оперативный контроль.

Стратегический контроль ориентирован на достижение основной цели строительной организации, а также целей, ставящихся в рамках товарной, ценовой, сбытовой и коммуникативной политики. Стратегический контроль — это основной элемент системы контроля и анализа затрат, так как при этом не только анализируются достигнутые результаты, но и закладывается основа лидерства — конкуренция, основанная на снижении затрат на производство продукции. В процессе тактического контроля оценивается эффективность мероприятий, проводимых в течение непродолжительного времени, предусмотренных тактическим планом. Это ежедневный контроль, осуществляемый мастером на основе подробной аналитической информации. Он особенно важен для строительных организаций, так как направления, характер и результаты их деятельности напрямую зависят от себестоимости строительной продукции, являющейся функцией произведенного объема продукции.

Горизонтальная структура контроля предусматривает оценку результативности производственной, коммерческой, финансовой и коммуникативной деятельности и охватывает как совокупные показатели деятельности строительной организации, так и показатели, характеризующие ее отдельные аспекты.

Совершенствование контроля производственных затрат требует:

• • своевременного представления отчетных показателей;
• • составления сравнительных отчетов и рекомендаций;
• • обеспечения заинтересованности в снижении затрат на производство строительной продукции;
• • своевременного выявления узких мест и возникающих проблем;
• • своевременности и обоснованности принимаемых решений; контроля исполнения.

Итак, под внутренним контролем следует понимать коммуникационную сеть системы управления затратами, с помощью которой обеспечивается управление деятельностью строительной организации и создается основа для правильных действий в будущем. Основой системы внутреннего контроля является информационное обеспечение, включающее оперативную, плановую, нормативно-справочную информацию, классификаторы техникоэкономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Внутренний контроль сосредоточен на центрах ответственности (строительных участках, цехах, службах, отделах, структурных подразделениях и т. д.) в соответствии с правилами, разработанными в каждой организации и записанными в инструкциях, стандартах, положениях, приказах и других документах.

Внутренний контроль в системе управления затратами строительной организации — это процесс, с помощью которого менеджеры (управленцы) оказывают влияние на работников.

Такой контроль начинается с оценки результатов, а заканчивается анализом факторов, обусловивших их получение, и причин отклонений фактических показателей от запланированных. Для поиска перспективных направлений деятельности необходимо сопоставить полученные результаты с рыночными условиями на момент контроля.

В системе управления затратами анализ заканчивает функциональный цикл и одновременно является его началом. Анализ затрат подготавливает информацию для обоснованного планирования. Его проводят как в целом по строительной организации, так и по производственным подразделениям, видам деятельности, единицам строительной продукции, экономическим элементам и калькуляционным статьям, стадиям производственного процесса и другим объектам учета. Определенного порядка проведения анализа не существует, есть лишь общее правило: ценность информации, полученной в результате анализа, должна быть выше затрат на ее получение.

В процессе анализа необходимо фактический уровень затрат отчетного периода сравнить с достигнутым за предыдущий период или установленным планом, выявить объем и причины изменения затрат по составу и структуре, установить факторы их роста или сокращения, вскрыть резервы возможного снижения.

В рамках стратегического управления затратами их анализ осуществляется в более широком контексте. Полученные данные о затратах используются строительной организацией для уточнения стратегии, направленной на достижение устойчивого преимущества перед конкурентами.