Фазы и жизненный цикл инновационного проекта

1.5.1. Понятие жизненного цикла инновационного проекта и его основных фаз

Жизненный цикл проекта — промежуток времени от момента формализации идеи до момента закрытия проекта, или от состояния «когда проекта еще нет» до состояния «когда уже нет». На этом этапе проект проходит через определенные фазы (стадии) в совокупности, составляющие жизненный цикл инновационного проекта. Они могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Разбиение проекта на стадии помогает менеджеру проекта обеспечивать управленческий контроль и выстраивать связи с непрерывными видами деятельности компании. Фазы жизненного цикла связаны между собой и характеризуются достижением одной или нескольких целей. Цель — это достижимый проверяемый результат деятельности, как, например, закрытие фазы инициации инновационного проекта означает разработку концептуального плана — основания, в свою очередь, для разработки рабочего плана проекта. В качестве результата может выступать устав проекта, план проекта, макет или действующий прототип продукта. Окончание фазы отмечается промежуточным результатом, который позволяет определить степень выполнения проекта. При достижении этого результата менеджер проекта определяет, должен ли проект перейти в следующую фазу, контролирует отклонения по заданным параметрам (время, стоимость, содержание), определяет и исправляет возможные ошибки с наименьшими затратами. На профессиональном языке менеджеров управления проектами проверки в конце фазы проекта называют фазовыми выходами (phase exits), этапными входами (stage gates) или точками отстрела {kill points).

Окончание фазы проекта обычно фиксируется проверкой как основных целей, так и степени выполнения проекта для того, чтобы:

• 1) определить, должен ли проект перейти в следующую фазу;
• 2) определить и исправить допущенные ошибки с наименьшими затратами.

Достижение целей предыдущей фазы обычно подтверждается до начала работы в следующей фазе.

В общем виде каждый проект имеет начальную стадию, стадию реализации и стадию завершения работ. Это может быть очевидным, но определение жизненного цикла проекта — ключевой элемент управления. В рамках стадии жизненного цикла определяются задачи и виды деятельности менеджера проекта, применяются методики, выбирается инструментарий управления.

Первая фаза — формулирование проекта. Определяется функция выбора проекта. Решение о выборе инновационного проекта принимается на основе различных критериев: перспективности разработки и экономической целесообразности проекта, наличия ресурсных возможностей (в первую очередь финансовых и кадровых), значимости одних проектов и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. В оценке эффективности инновационного проекта на данном этапе могут использоваться методы проектного анализа: финансовый, экономический, коммерческий, организационный, технологический, экологический, анализ рисков и другие виды анализа проекта.

Вторая фаза — планирование инновационного проекта. Осуществляется на всех этапах жизненного цикла. Вначале разрабатывается предварительный план проекта, грубое представление о том, какие мероприятия и работы потребуется реализовать в рамках проекта. В конечном итоге решение о начале проекта будет зависеть от результатов этого предварительного плана. Детальное же планирование начинается после принятия решения о реализации проекта. Устанавливаются его ключевые вехи, формулируются задачи, определяются работы и их взаимозависимость. В подготовке формального плана проекта широко применяется профессиональный инструментарий: разработка иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов.

Третья фаза — реализация проекта. После утверждения формального плана проекта на руководителя проекта возлагается задача его осуществления. На данном этапе проекта руководитель и команда проекта должны постоянно осуществлять контроль за ходом выполнения работ. В рамках контроля производится сбор фактических данных о реализации работ проекта и сравнении их с плановыми значениями. В практике проектного менеджмента отклонения между плановыми и фактическими значениями проявляются постоянно. И здесь главная задача менеджера заключается в анализе отклонений в выполненных объемах работ и влияния их на ход реализации проекта в целом. А также последующая выработка управленческих решений на основе оценки отклонений. Так, при отставании работ от графика может быть принято решение об ускоренном выполнении проекта за счет выделения на решение критических задач большего объема ресурсов.

Четвертая фаза — завершение проекта. По мере достижения конечной цели работа над проектом завершается. Окончание работ также может быть преждевременным и внезапным, когда решение о его окончании принимается раньше, чем определено графиком. На данном этапе руководитель проекта должен выполнить ряд мероприятий. Если в проекте использовалось оборудование, необходимо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных работ требуется определить, удовлетворяют ли результаты работ условиям подряда или контракта. Необходимо также осуществить сдачу документации проекта заказчику и в архив.

Обобщенная модель и последовательность фаз жизненного цикла инновационного проекта имеет следующий вид (рис. 1.12).

Инициация:

• — формулировка проекта;
• — изучение целесообразности;
• — оценка возможностей;
• — разработка и утверждение стратегии.

Планирование:

• — основное проектирование;
• — основные затраты и график работы;
• — условия контрактов;
• — детальное планирование на основе сетевого графика.

Реализация:

• — изготовление макета;
• — поставка;
• — установка;
• — тестирование;
• — производство продукта.

Завершение работ по проекту:

• — заключительная проверка;
• — передача продукта проекта;
• — начало эксплуатации;
• — обслуживание.

Как уже было сказано, для обеспечения лучшего управленческого контроля инновационный проект делят на несколько фаз, которые суммарно определяют жизненный цикл. Достижение целей предыдущей фазы обычно подтверждается до наступления последующей. Однако допускается начало фазы проекта до момента подтверждения достижения целей предыдущей, в случае если риски проекта принимаются менеджментом. Такая практика пересечения фаз называется быстрым путем, или быстрым проходом.

Рис. 1.12. Пример жизненного цикла инновационного проекта

В соответствии со стандартом РМВОК (2013) выделяют три вида взаимодействия между фазами проекта:

1) последовательная связь. Фаза проекта начинается только после завершения предыдущей фазы. Пошаговая, поэтапная последовательность фаз уменьшает неопределенность, снижает риски проекта, но исключает варианты сокращения сроков (рис. 1.13);

Рис. 1.13. Последовательная связь.

2) перекрывающаяся связь. Фаза начинается до завершения предыдущей фазы. Вариант сокращения сроков проекта, метод сжатия сроков, так называемый быстрый проход. Перекрывающиеся фазы повышают риски повтора работ, некачественного результата, порой — недостижения промежуточного результата, если последующая фаза начнется прежде, чем будет получена точная информация о результатах предыдущей фазы (рис. 1.14);

Рис. 1.14. Перекрывающаяся связь.

3) итерационная связь. На любое заданное время планируется только одна фаза, планирование последующей осуществляется по мере реализации всех работ текущей и оценки результатов. Данный подход полезен в значительной степени в неопределенных, непостоянных, быстро меняющихся условиях развития проекта, таких как исследования и разработки, однако данный подход уменьшает способность долгосрочного планирования проекта в целом (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Итерационная связь В пятой редакции стандарта введено понятие адаптивных жизненных циклов проектов, соответствующих проектам с управляемыми изменениями или гибкими {agile) методами. Такие проекты требуют высокой степени вовлеченности заинтересованных лиц и гибкого реагирования на предполагаемые изменения. Представители спонсора и заказчика должны быть постоянно вовлечены в проект для предоставления отзывов о поставляемых результатах. Адаптивные методы, как правило, предпочтительны в быстро меняющейся среде, когда требования стейкхолдеров, а соответственно и содержание, трудно определить заранее.