Современная организация делопроизводства в россии

В результате изучения материала данной главы студент должен: знать

• • законодательные, нормативные правовые акты и методические документы в области организации и технологии делопроизводства;
• • структуру и должностной состав службы делопроизводства;
• • нормирование труда работников службы делопроизводства; уметь
• • применять законодательные и нормативные правовые акты при организации документооборота;

владеть

• навыками расчета численности работников службы делопроизводства.

Роль государства в организации делопроизводства

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в организациях (на предприятиях) всех существующих в России форм собственности.

Правительство РФ, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

В соответствии с Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» Росархив является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также, но контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере.

Руководство деятельностью Росархива осуществляет Президент РФ.

Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.

В настоящее время в Российской Федерации действует методическая основа организации делопроизводства, разработанная на основе ГСДОУ, принятой в 1991 г.

Государственная система документационного обеспечения управления ранее рассматривалась как основной нормативно-методический документ, закрепляющий единые организационные основы создания системы делопроизводства (системы ДОУ) в любых органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и даже в общественных организациях. Под действие ГСДОУ формально не подпадали советские органы, партийные, профсоюзные, комсомольские организации и органы управления отраслями, которые действовали на основании уставов (железные дороги, гражданская авиация, морской и речной транспорт, а также оборона), но в оформлении основных идентификационных реквизитов документов (автор, дата, индекс, подпись) общие правила тем не менее соблюдались.

К основным целям ГСДОУ относятся:

• — совершенствование работы аппарата управления;
• — упорядочение документооборота и повышение качества документов;
• — сокращение количества документов;
• — построение информационно-поисковых систем;
• — создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.

Нормативный аспект ГСДОУ обеспечивался тем, что устанавливаемые ею правила документирования и оформления документов базировались на требованиях государственных стандартов ГОСТ 6.38−90, ГОСТ 6.10.5- 87^х, которые имели обязательный характер и статус нормативно-технических документов. На требованиях ГОСТ 6.10.4−84^[1][2] и ГОСТ 6.10.1−88^[3] базировались и нормативные требования ГСДОУ к оформлению реквизитов и работе с машиночитаемыми документами (сейчас мы их называем электронными документами) и машинограммами. Принцип единообразного и формализованного описания реквизитов машиночитаемых документов на основе общесоюзных классификаторов (ОКПО, ОКУД, ОКВЭД^[4] и др., которые теперь известны как общероссийские классификаторы и имеют статус стандартов) остается актуальным и применяется в современных информационных системах (например, в межотраслевом (межведомственном) электронном документообороте — МЭДО), так как основа для фуикционирования всех систем электронного документооборота (СЭД) — система классификаторов и справочников.

На основании положений ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, регламенты, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

Государственная система документационного обеспечения управления включает несколько разделов. Раздел 1 определяет основные положения этой системы, ее цели. Раздел 2 «Документирование управленческой деятельности» определяет состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы, а также общие требования к составлению текстов документов. Данный раздел в настоящее время устарел в связи с выходом новых требований к правилам составления и оформления документов.

Другие разделы ГСДОУ, несмотря на то что требуют пересмотра, представляют несомненный интерес при постановке делопроизводства в конкретной организации.

Раздел 3 «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота организации, построения информационно-поисковой системы по документам организации, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

Кроме того, в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.

В разд. 4 ГСДОУ рассмотрены вопросы механизации и автоматизации делопроизводства, особенности работы с документами при внедрении автоматизированных систем управления.

В разд. 5 дано понятие службы делопроизводства, рассмотрены ее основные задачи, функции, права. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя.

В приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

В приложения к ГСДОУ также входят:

• 1) примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
• 2) примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
• 3) правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ);
• 4) формы номенклатур дел;
• 5) перечень типовых сроков исполнения документов;
• 6) форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Как уже говорилось в первой главе, в 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (2005), а затем и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (далее — Правила делопроизводства).

Правила делопроизводства предназначены для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

В 2009 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) подготовил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти¹ (далее в данной главе — Методические рекомендации). Применение этих рекомендаций призвано способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и их территориальных органах.

Методические рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Одним из разделов Методических рекомендаций является раздел по организации документооборота, который охватывает основные правила, принципы, технологии организации документооборота.

К основным правилам организации документооборота относятся:

• — централизация операций по приему и отправке документов;
• — распределение документов на документопотоки (совокупности документов одного вида или назначения), имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
• — организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
• — исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;^[5]
• — однократность регистрации документов;
• — устранение необоснованных согласований проектов документов;
• — временная регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Кроме того, в разделе «Организация документооборота» выделены отдельные технологические участки обработки документов: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; организация работы с отправляемыми документами; регистрация отправляемых документов; отправка документов; регистрация и прохождение внутренних документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции, а также даны рекомендации по изложению требований к выделенным участкам обработки документов в инструкции по делопроизводству.

В раздел «Организация документооборота» также включен подраздел «Учет и анализ объемов документооборота». Такие учет и анализ ведутся независимо оттого, применяются в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти средства автоматизации или нет, в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве поступающих и создаваемых документов анализируются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

В делопроизводстве многих федеральных органов исполнительной власти используются различные системы электронного документооборота, поэтому выполнение отдельных технологических операций обработки документов определяется тем, как это реализовано программно-техническими средствами конкретной информационной системы.

Раздел Методических рекомендаций «Особенности работы с электронными документами» определяет, что в инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений при использовании системы межведомственного электронного документооборота в соответствии с теми актами, которыми регулируется порядок функционирования системы межведомственного электронного документооборота (постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р).

В связи с развитием информационных технологий Правительством РФ был принят ряд документов, затрагивающих автоматизацию делопроизводства и архивного дела.

Указом Президента РФ от 09.05.2017 № 203 была утверждена Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017—2030 годы (далее — Стратегия), в которой определены цели, задачи и меры по реализации внутренней и внешней политики в сфере применения информационных и коммуникационных технологий.

Целью Стратегии является создание условий для формирования в России общества знаний. В Стратегии приводится приоритетный сценарий развития информационного общества в России.

Предполагается, что формирование информационного пространства знаний будет осуществляться путем развития науки, реализации образовательных и просветительских проектов, создания для граждан общедоступной системы взаимоувязанных знаний и представлений, обеспечения безопасной информационной среды для детей, продвижения русского языка в мире, поддержки традиционных (отличных от доступных с использованием сети Интернет) форм распространения знаний.

В 2013 г. вышел стандарт, применяемый при организации электронного взаимодействия между организациями, — «ГОСТ Р 53 898−2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению», утвержденный и введенный в действие приказом Росстандарта от 08.11.2013 № 1465-ст. Этот стандарт устанавливает требования к электронному сообщению, обеспечивающему взаимодействие систем управления документами, в части формата, состава и содержания.

Постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 № 313 утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011—2020 годы)».

Целью этой государственной программы является получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности в информационном обществе.

В соответствии с данной программой взаимодействие информационных систем организаций и ведомств реализуется в рамках:

• — системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)<;^[6]
• — единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме^[7].

Система межведомственного электронного документооборота — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента России, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, а также иные государственные органы.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, в том числе:

• — электронными документами;
• — уведомлениями — информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов.

Цель создания МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

Основной принцип МЭДО — интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками МЭДО.

Все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями ^[8].

На начальном этапе подключения организации к МЭДО обмен электронными документами осуществляется с их дублированием на бумажном носителе. По мере отработки технологии обмена электронными сообщениями по МЭДО предполагается отказ от направления бумажных документов.

В перспективе планируется перевод федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. Кроме того, существует план-график сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО.

Для автоматизации процесса регистрации документов применяют автоматизированные системы делопроизводства или документационного обеспечения управления отечественных и зарубежных производителей. Одной из таких организаций является компания «Электронные офисные системы». В настоящее время эта компания — лидер рынка СЭД для федеральных органов государственной и исполнительной власти, принимает непосредственное участие в реализации проекта МЭДО¹.

В число участников МЭДО входят такие федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, использующие системы компании «Электронные офисные системы» (СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint), как^[9][10]: Совет Федерации РФ; Государственная Дума РФ; Счетная палата РФ; Центральный банк РФ; Генеральная прокуратура РФ; Следственный комитет РФ; Судебный департамент при Верховном Суде РФ; Центральная избирательная комиссия РФ; Министерство юстиции РФ; Министерство культуры РФ; Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка; Государственная фельдъегерская служба РФ; Федеральное агентство по туризму; Аппарат Правительства Калининградской области; Аппарат Правительства Липецкой области; Аппарат Правительства Ростовской области; Аппарат Правительства Ставропольского края; Администрация Президента и Правительства Республики Бурятия; Администрация Тамбовской области; Администрация Новгородской области; Администрация Алтайского края; Администрация Забайкальского края; Администрация Рязанской области; Администрация Ненецкого автономного округа; Правительство Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.

Количество ведомств — пользователей систем ЭОС (СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint), входящих в состав участников МЭДО, постоянно растет.

В 2010—2012 гг. был принят ряд нормативных правовых актов, касающихся автоматизации работы с документами на межведомственном уровне. Так, в настоящее время успешно внедряется программа «Электронное правительство». Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.

Электронное правительство — система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества.

К 2018 г. в соответствии с Указом Президента РФ от 07.05.2012 № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» 70% всех государственных услуг должны оказываться в электронном виде.

Государственная услуга — деятельность органа исполнительной власти, оказывающего государственную услуг}', выражающаяся в совершении действий и (или) принятии решений, влекущих возникновение, изменение или прекращение правоотношений, или возникновение документированной информации (документа) в связи с обращением гражданина или организации в целях реализации их прав, законных интересов либо исполнения возложенных на них нормативными правовыми актами обязанностей.

Таким образом, в настоящее время нормативная база делопроизводства развивается в сторону регламентации электронного документооборота.

• [1] ГОСТ 6.10.5−87. Унифицированные системы документации. Требования к построениюформуляра-образца: утвержден постановлением Госстандарта СССР от 30.03.1987 № 1056.
• [2] ГОСТ 6.10.4−84. Унифицированные системы документации. Придание юридическойсилы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения: утвержден постановлением Госстандарта СССРот 09.10.1984 № 3549.
• [3] 2 ГОСТ 6.10.1−88. Унифицированные системы документации. Основные положения: утвержден постановлением Госстандарта СССР от 27.09.1988 № 3286.
• [4] Соответственно Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД).
• [5] Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
• [6] См.: Система межведомственного электронного документооборота органов власти[Электронный ресурс]. URL: https://www.eos.ru/eos_products/solution/gosudarstvennyy_sektor/medo (дата обращения: 25.05.2017).
• [7] 2 См.: Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденное постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697.
• [8] Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственногодокументооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти утверждены распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р.
• [9] Электронные офисные системы. URL: http://www.eos.ru (дата обращения: 25.05.2017).
• [10] Там же.