Информационно-справочные документы. 
Документационное обеспечение управления персоналом

К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, сводки, списки, перечни, заключения, отзывы, письма, телеграммы, факсограммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата другому, либо для фиксации каких-либо сведений. На основе резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов.

Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируются факты, события или действия (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже).

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова " Основание", «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи его составления, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Акт подписывается всеми членами комиссии с указанием должностей и расшифровкой подписей. Акты, затрагивающие материальные и финансовые вопросы, утверждаются руководителем и заверяются печатью.

С содержанием актов знакомят лиц, чью деятельность они затрагивают. После ознакомления эти лица в конце акта пишут " С актом ознакомлен" , ставят дату и подпись с расшифровкой. В случае отказа от подписания акта после отметки об этом составители акта расписываются еще раз. Желательно также один экземпляр акта выдавать «актируемому» под расписку.

В справках описываются или подтверждаются различные факты и события.

Обычно справки бывают двух видов:

• — содержащие информацию, необходимую в процессе управления (например, бухгалтерские справки);
• — подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам.

Для целей управления постоянно требуется различная производственная информация, одним из способов передачи которой являются справки.

Справки могут быть внутренними (для руководства или для параллельной структуры) и внешними (например, для головной компании).

Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, — руководитель предприятия. В справках для внешних пользователей указываются дата или период времени, к которому относятся запрашиваемые сведения. Такие справки имеют обязательный реквизит " Заголовок к тексту" .

Если в справке излагаются данные по нескольким вопросам, то она разбивается на разделы и подразделы, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Содержимое справки может быть оформлено в виде таблицы, содержащей цифровую или словесную информацию о нескольких объектах по ряду признаков.

Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Названия граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его.

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Согласно ст. 62 ТК администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы.

Содержательная часть справки, составляемая по просьбе работника, начинается с его фамилии, имени и отчества (полностью) в именительном падеже, затем излагается запрашиваемая им информация.

Если справки регистрируют в специальном журнале, то необходимо указать порядковый номер документа. В справке обязательно должна стоять дата. Справку подписывает уполномоченное на то лицо, и она заверяется печатью организации.

Докладная записка — документ, информирующий руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившихся ситуациях. Докладная записка может быть подготовлена по указанию руководства или по инициативе работника.

По своему содержанию докладные записки могут быть инициативными (составляются с целью побудить адресата принять определенное решение и содержат не только факты, но и конкретные предложения), информационными (составляются регулярно и содержат сведения о деталях или результатах выполнения работ) или отчетными (информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении распоряжений и т. п.).

В докладной записке обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»).

Докладную записку оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов:

• — наименование структурного подразделения;
• — вид документа;
• — дата;
• — адресат;
• — заголовок к тексту;
• — текст;
• — подпись.

В конце документ подписывается составителем.

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета).

Объяснительные записки бывают двух видов: — в записках первого вида поясняется содержание отдельных положений основного документа;

— в записках второго вида работники предприятия пишут о причинах своих поступков или комментируют какие-либо события.

Объяснительные записки оформляются аналогично докладным запискам (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи.

Сводка — документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т. д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу, но одному или нескольким показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем организации.

Заключение

(отзыв) — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения (отзывы) составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др.

Заключение

(отзыв) может быть оформлено па общем бланке организации, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги, если заключение подписывается специалистом или группой специалистов организации. Если заключение (отзыв) составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения (отзыва) являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст заключения (отзыва) состоит из двух частей: в первой части дается краткое описание существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения (отзыва) может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Если заключение (отзыв) составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом… согласны» или «По проекту… замечаний нет» .

При отправке заключения (отзыва), составленного не на бланке организации, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Перечень — документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Список — документ, также содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, по составленный в целях информирования или регистрации.

Перечень (список) может быть самостоятельным документом или составлять приложение к распорядительному документу. Оформляются перечни (списки) на стандартных листах бумаги формата А4.

Если перечень (список) является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня (списка), как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми документами и утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом. Списки, как правило, не относятся к утверждаемым документам, хотя исключить возможность утверждения списка нельзя.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Текст списка, как правило, излагается в виде перечисления наименований объектов, предметов, лиц, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости — руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем.

Письмами называют различные по содержанию документы, которые пересылают по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без вводной части, сообщение без обоснования и др.

Если письмо состоит из двух частей, то первая — это обоснование письма, изложение причин сто написания, а вторая, заключительная, — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т. п. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, се анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста и состоят из следующих основных частей:

• — вступление;
• — основное содержание;
• — заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

• — ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
• — констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение

представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста (по телеграфу или телетайпу). Используется в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от того, какая категория указана: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается телеграмма, печать и дата. Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, если организация не имеет условного телеграфного (или телетайпного) адреса, который зарегистрирован на телеграфе. Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например:

" САНКТ-ПЕТЕРБУРГ ГАЛС КЕДРОВУ" или " МОСКВА АЗИМУТ СОЛОВЬЕВУ"

Если телеграмма одного содержания направляется в несколько адресов и пунктов, то адрес оформляется таким образом:

" КРА СПОЯРСК КРА СНОЯРСКТЕЛЕКОМ копим КРА СНОЯРСК АДМИНИСТРАЦИЯ"

Текст телеграммы составляется в предельно сжатой форме. В нем отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме «не») и знаки препинания. Знаки препинания употребляют только в том случае, если их отсутствие может исказить смысл текста. При этом допускается их обозначение условными сокращениями: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки, СКВ — скобки. Цифры и числа пишутся словами. Цифрами обозначают только заводские и торговые знаки и марки, нумерацию домов, индексы документов. Слово «номер» обозначается условно как НР.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах (первый направляется па телеграф, второй подшивается в дело) на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Он заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия того должностного лица, от имени которого передается телеграмма.

Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой. К такой информации относят напечатанные обычным способом наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и подобных случаях.

Составляется телефонограмма в одном экземпляре. При большом количестве телефонограмм в деятельности организации целесообразно разработать бланки для них. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги.

При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование организации — автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации — получателя документа, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не должен превышать 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия.

При составлении телефонограммы следует придерживаться следующих правил: информация должна быть краткой и точной, текст не может содержать сложных логических оборотов и трудно выговариваемых слов.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, при этом слова, плохо воспринимаемые на слух, следует передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначена полученная информация.

Факсограмма — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы, поэтому требования к оформлению документов, передаваемых по факсу, идентичны требованиям к подготовке соответствующих видов документов. Иногда, но факсу могут передаваться другие виды документов (счета, копии платежных поручений и т. д.).

Входящие факсограммы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи: наименование (код) отправителя, номер факса, дату и время передачи, количество страниц. Факсограммы должны регистрироваться сотрудниками, ответственными за регистрацию остальных документов. Исходящий факс оформляют в одном экземпляре, соблюдая все необходимые требования, после передачи он подшивается в дело.

При этом следует помнить следующее:

• — объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов формата А4;
• — ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ;
• — запрещается передавать документы с грифом ограничения доступа;
• — факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, который заверен лицом, подписавшим факсограмму.

Основные образцы информационно-справочных документов представлены в приложении 4.