Автоматизация регистрации документов

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. Впоследствии РКК, как и сам занесенный электронный документ, легко могут быть найдены по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.

По данным РКК можно распечатать журналы входящих и исходящих документов. Также для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

При создании учетной карточки документа в системе «DocsVision» ему автоматически присваивается номер, имеется возможность настраивать правила нумерации документов для разных типов документов и подразделений компании. Кроме этого можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера.

Карточка документа может быть привязана к номенклатуре дел компании. Имеется возможность указать дело из справочника номенклатуры. С документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки могут быть использованы разные справочники.

«DocsVision» позволяет сохранять в карточке один или несколько файлов документов, например, его изображение и текст. Для разных типов карточек имеется возможность определять специфические возможности по обработке файлов. В частности, имеется возможность определить возможности модификации файлов, политику хранения версий документов, возможность блокировки документов (средства Check-in/Check-out контроля).

Кроме этого, система позволяет фиксировать ссылки на карточки. Ссылка может иметь окраску — свойство, обозначающее его семантику: «дополнение», «ответ», «в приложение» и др. Также система поддерживает справочник окрасок ссылок документов. Особый тип ссылки — симметричная ссылка, например пара документов может содержать встречную ссылку («ответ» — «в ответ на», «приложение» — «основной документ»). Система включает возможность автоматической фиксации встречной ссылки при выборе из справочника симметричной ссылки. При фиксации (удалении) подобной ссылки встречная ссылка будет автоматически фиксироваться (удаляться) в соответствующем документе.

Таким образом, организация при выборе программного продукта для автоматизации регистрации документов, должна ознакомиться с возможностями системы и выбрать наиболее оптимальный для себя вариант.

Кроме этого, немаловажным критерием при выборе автоматизированной системы ДОУ, и в частности регистрации документов, является стоимость приобретаемого программного продукта. Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы Гран

Док, «ЕВФРАТ-Документооборот» и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900 $ (MS SQL Server 2005) до 4000 $ (Lotus Notes Domino). Исключением является система «ЕВФРАТ-Документооборот», имеющая встроенную СУБД Ника (0 $) (таблица 1).

Таблица 1. Стоимость сервера и лицензий

Система

стоимость БР ГД Д ЕД СМ D DIS DV LD OW Стоимостьть СУБД, $ От 3900

От 900 от 900 0 От 3900

От 900 От 900 От 900 От 900 От 900 Стоимость сервера (50 лицензий), $ 17 600 10 200 12 100 7200 21 000 14 800 19 700 9200 21 000 18 200

Условные обозначения в таблице: БР — Босс-Референт, ГД — Гран

Док, Д — Дело, ЕД — Евфрат-Документооборот, СМ — CompanyMedia, DDirectum, DIS — DIS-системы, DV — DocsVision, LD — LanDocs, OW — Optima-Workflow.

Итак, выбор программного продукта для решения задачи автоматизации регистрации документов организации, является сложным и ответственным процессом, в ходе которого руководители и специалисты предприятия должны учитывать особенности своей фирмы и ее документооборота, удобство работы с системой, ее функциональные и технические возможности, а также финансовый аспект внедрения.

2.

2. Преимущества использования автоматизированной системы регистрации документов

При рассмотрении положительных сторон автоматизации регистрации документов необходимо помнить, что данный этап работы с документами тесно связан с организацией контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. Следовательно, автоматизация регистрации документов обеспечивает полную или частичную автоматизацию и этих этапов документооборота.

Внедрение автоматизированной системы регистрации документов обеспечит повышение управляемости организацией за счет обеспечения прозрачности и оперативности документооборота, возможности быстрого сбора информации по конкретным вопросам и поиска нужного документа, организации контроля исполнительской дисциплины, выявления фактов противодействия принятию решения, отслеживания выполнения поручений и хода принятия решений в разрезе вопросов, подразделений.

Еще одним положительным результатом является скорость реагирования организацией на новые возможности. Время является источником конкурентных преимуществ: успешные предприятия опережают конкурентов по скорости процессов в проектировании, производстве, сбыте, логистике, маркетинге, планировании. Полнофункциональная автоматизированная система регистрации документов позволяет сократить время подготовки и согласования документа в несколько раз, сократить время передачи документов между сотрудниками и офисами практически до нуля, значительно снизить время сбора дополнительной информации для принятия решения по документу. Ускорение принятия решений позволяет организациям существенно повысить быстроту реагирования на изменяющиеся внутренние и внешние условия деятельности.

Также повышается обучаемость работников предприятия — новые знания и способности организаций создаются посредством координации поведения и знаний людей. Широкие возможности по организации информации, обмену информацией, быстрому поиску информации и экспертов являются условием накопления знаний в организации и их освоения.

Для государственных предприятий работа с документами составляет основной бизнес-процесс. Организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Внедрение автоматизации регистрации документов дает следующие ощутимые выгоды в государственных управленческих структурах:

«Электронная Россия»: готовность организации к работе в рамках общероссийской Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (если автоматизированы и другие этапы работы с документами);

Экономия бюджетных средств: сокращение затрат на расходные материалы, сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, расходуемого на непроизводительную работу с документами;

Повышение скорости и качества реакции организации на обращения ведомств и граждан;

Сокращение сроков подготовки и рассмотрения документов, повышение качества принимаемых решений.

Кроме этого, внедрение автоматизации регистрации документов имеет прямой экономический эффект за счет:

Уменьшения площадей, отводимых для хранения документов;

Уменьшения затрат на копирование;

Сокращения затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров;

Уменьшения затрат на доставку информации в бумажном виде;

Уменьшения затрат на ресурсы: люди и оборудование;

Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников: повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).

При этом руководители всех уровней получают инструменты для быстрого доступа ко всем документам по рассматриваемому вопросу, работы с содержанием документов в их привязке к управленческому контексту, вынесения простых и сложных резолюций, формирования поручений разветвленной структуры, контроля за исполнением поручений, информирования сотрудников, сбора мнений по обсуждаемым вопросам, согласования документов в рамках подразделений и рабочих групп, делегирования полномочий.

Руководители канцелярий и секретариатов получают средство, которое позволит им реализовать систему электронного документооборота и автоматизации делопроизводства, отвечающую потребностям их организации, обеспечивающую, в том числе, работу нескольких канцелярий. Повышается удобство ведения описания документов, реализации сложных систем нумерации документов, передачи документов на рассмотрение, формирования поручений исполнителям после получения резолюции руководителя, контроля исполнительской дисциплины и др. Делопроизводители же получают средство для описания и регистрации документов, быстрого поиска документов, связывания документов, относящихся к одному вопросу, для передачи документов руководителям или в другие удаленные канцелярии.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек, организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Сегодня ручные журнальная и карточная системы регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам — в отделе кадров, бухгалтерская документация — в бухгалтерии, учебная документацияв учебной части и т. д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и ранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно — справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., 1998.

ГОСТ 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Госстандарт России, 2003.

Баласанян, В. Э. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласанян // Секретарское дело. — 2002.— № 2. — С. 46—48.

Белая Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ / Т. Р. Белая. // Делопроизводство. -

2007. — № 3. — С.

40 — 48.

Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. / М. П. Бобылева — М.: Издательство МЭИ, 2004. — 172 с.

Ватолина М. В. Организация работы с документами / М. В. Ватолина. — Ростов н/Д: Феникс, 2004. — 320 с.

Гайдукова Л. М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. — 2006. — № 10 — С. 17−22.

Делопроизводство / Т. А. Быкова [и др.]; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2004. — 544 с.

Кузнецов С. Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? / С. Л. Кузнецов.

// Делопроизводство. — 2003. — № 1. -

С. 53 — 57.

Кузнецов С. Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С. Л. Кузнецов // Секретарское дело. — 2005. — № 10. — С. 32−35.

Максимович Г. Ю. Современные универсальные информационные технологии — основа совершенствования ДОУ / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. — 2005. — № 2. — С. 23−27.

Сысоева Л. А. Системы электронного управления документами / Л. А. Сысоева // Секретарское дело. — 2003. — № 3. — С.29−33.

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., 1998. — С. 3.

Ватолина М. В. Организация работы с документами / М. В. Ватолина. — Ростов н/Д: Феникс, 2004. — С. 123.

Гайдукова Л. М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. — 2006. — № 10 — С. 19.

Максимович Г. Ю. Современные универсальные информационные технологии — основа совершенствования ДОУ / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. — 2005. — № 2. — С. 24.

Делопроизводство / Т. А. Быкова [и др.]; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2004. — С. 449.

Баласанян, В. Э. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласанян // Секретарское дело. — 2002.— № 2. — С. 46—48.

Кузнецов С. Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? / С. Л. Кузнецов. //

Делопроизводство. — 2003. — № 1. — С.

54.

Делопроизводство / Т. А. Быкова [и др.]; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2004. — С. 464.

Кузнецов С. Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С. Л. Кузнецов // Секретарское дело. — 2005. — № 10. — С. 32.

Сысоева, Л. А. Системы электронного управления документами / Л. А. Сысоева // Секретарское дело. — 2003. — № 3. — С. 31.

Белая Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ / Т. Р. Белая. // Делопроизводство. — 2007.

— № 3. — С. 45.