Электронный научно-справочный аппарат

В большинстве федеральных и во многих региональных архивах в последнее время активно создаются современные поисковые средства на базе компьютерных технологий. Это, главным образом, так называемые локальные базы данных, содержащие информацию о документах по какой-либо теме (как правило, общественно значимой и привлекающей внимание многих исследователей). Процесс поиска по БД отличается быстротой и удобством, но они охватывают пока лишь часть всего объема хранимых в государственных архивах России документов. Многие из этих БД находятся в настоящее время в стадии формирования и наполнения.

Попытки создания единых электронных каталогов в некоторых российских архивах весьма перспективны, но эти каталоги пока что также находятся в стадии разработки. Учитывая большой объем трудозатрат, необходимых для преобразования информации о документах архива в машиночитаемую (электронную) форму, эта работа займет еще немало времени.

Первые тематические локальные БД опирались на традиционные справочники и использовали их. В частности, при создании БД на документы по истории памятников архитектуры и градостроительства были активно задействованы тематические перечни документов РГИА (в то время — ЦГИА СССР).

В дальнейшем локальные БД стали охватывать не только тематические комплексы документов (что в определенной мере сближало их с каталогами), но и отдельные фонды, что делало их разновидностью внутрифондового НС А.

И, наконец, создание БД на основе реестров описей (например, в РГИА), а также на основе списков фондов (имеются на сайтах некоторых архивов) позволило применить автоматизированные технологии для поиска на уровне фондов и описей.

В настоящее время создается единая система автоматизированного поиска фондов в масштабах всех государственных архивов России.

Несомненным прорывом в области архивной информации стало создание сайтов федеральных и некоторых региональных архивов. На этих сайтах помещены сведения по истории архива, данные о количестве хранящихся в нем фондов, общем количестве единиц хранения и их крайних датах, сведения об изданных справочниках по составу и содержанию документов архива, сборниках документов архива и другие полезные сведения об архиве.

Многие архивы поместили на свои сайты списки фондов данного архива. На некоторых сайтах можно найти также электронную версию путеводителя по архиву.

И, наконец, через архивные сайты в ряде случаев можно выйти на БД документов данного архива.

Применение компьютерных технологий открывает перед исследователями новые возможности. Через Интернет, в режиме удаленного доступа, т. е. не выходя из своего кабинета, исследователь сможет в дальнейшем получить доступ к НСА архива (так же, как он уже сейчас имеет доступ к электронным каталогам, например, Российской национальной библиотеки), в считанные секунды находить нужные ему фонды и даже дела, а в перспективе и знакомиться с важнейшими их них.