Информационные системы и информационные технологии в сфере управления производством

Автоматизация документооборота и административноуправленческой свят

Информационное обеспечение ни одного предприятия не может обойтись без системы документации и документооборота (п. 2.6), передачи информации.

Большая часть форм бухгалтерских, финансовых документов унифицирована. На предприятиях формы должны быть разработаны с учетом всех требований и утверждены руководителем организации, могут применяться унифицированные формы.

Документооборот определяет последовательность прохождения документов с момента выполнения первой записи и кончая сдачей их в архив. Движение документов осуществляется как до обработки в подразделениях и службах предприятия, так и в процессе обработки и после обработки с участием различных исполнителей.

Документы могут создаваться как на бумажных, так и на машинных носителях информации, при необходимости (для других участников хозяйственных операций, контролирующих органов) они должны распечатываться.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 г.).

Большие объемы информации и сложные схемы движения документов свидетельствуют о необходимости организации электронного документооборота (ЭДО), в том числе с внешними информационными системами (банковскими, налоговыми и др.), учетными и другими подсистемами системы управления с помощью системы управления электронными документами.

Сегодня при организации межкорпоративного электронного документооборота (ЭДО) у экономических субъектов есть выбор: воспользоваться услугами операторов, или обмениваться напрямую.

Оператор электронного документооборота — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счегов-фактур между продавцом и покупателем (Постановление Правительства от 26.12.2011 Х°1137). Форматы счета-фактуры и других электронных документов разрабатывает ФНС (товарной накладной (ТОРГ-12), акта приемки-сдачи работ/услуг).

Через оператора можно обмениваться любыми электронными документами, главное, чтобы у вас и ваших контрагентов были совместимые технические средства для отображения документов и электронных подписей (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Услуги, оказываемые операторами ЭДО:

решение организационных вопросов межкорпоративного взаимодействия интеграция разных информационных систем;

техническая и технологическая поддержка (внедрение новых технических решений и технологий);

архивное хранение документов;

сообщения об изменениях в законодательстве и в обязательном порядке выполнение требований законодательства.

Система электронного документооборота (СЭД) — это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовать процедуры создания (регистрация и ввод документов),.

обработки и хранения (поиск документов, создание отчетов, ведение архива, установление правами доступа в системе),.

пересылки электронных документов (маршрутизация).

Ввести документ в ЭВМ можно набором с клавиатуры, сканированием, с магнитного носителя, получить по сети, по электронной почте.

Для создания электронных документов могут использоваться текстовые редакторы, табличные и графические редакторы, пакеты прикладных программ, такие как Microsoft Office, другие офисные программы. На небольших предприятиях их возможностей достаточно Для передачи документов можно использовать вычислительные (компьютерные) сети, телефонные и телеграфные линии, радиоканалы. Широко применяется электронная почта, факсимильная связь.

В более узком смысле система электронного документооборота (СЭД) — специальная программа для автоматизации документооборота. На рынке предлагается широкий выбор специальных программ для автоматизации документооборотом (Directum, ЕВФРАТ-Документооборот, Docs Vision, Босс-Референт, и др.).

Системы электронного документооборота могут работать с разными типами файлов, использовать возможности Microsoft Office и других программ, создавать и использовать шаблоны документов, регистрировать и контролировать исполнение документов, пересылать документы по разным маршрутам, управлять правами доступа, организовать персональные и корпоративные архивы.

Интегрированные системы управления предприятием включают в себя подсистему документооборота.

В бухгалтерских автоматизированных информационных системах также имеется возможность создавать, обрабатывать, хранить бухгалтерские документы.

Система хранения электронных документов должна обеспечивать их поиск и конфиденциальный доступ к ним. Для создания и обслуживания хранилищ электронных документов — баз данных предназначены СУБД.

Модель документооборота зависит от уровня автоматизации функций управления.

В интегрированных системах управления предприятием используется модель полного документооборота. Они, также как и программы для автоматизации документооборота, используются преимущественно на крупных предприятиях.

В бухгалтерских системах существуют различные модели документооборота бухгалтерии. В них, как и в интегрированных системах, документы могут связываться с записями о хозяйственных операциях, с бухгалтерскими проводками, друг с другом. Чаще всего, как это и следует в бухгалтерском учете, первичный документ служит средством для формирования записей о хозяйственных операциях. Но в некоторых программах документ является дополнением к хозяйственной операции.

Для административно-управленческой связи могут использоваться все средства передачи информации. Множество услуг предоставляют разные виды телефонной связи, разнообразные функции реализованы в современных телефонных аппаратах. Возможно использование внутриучреждснческих АТС. Факсимильная связь позволяет передавать изображения, копии документов.

Для передачи информации широко используются компьютерные сети всех типов, как локальные, так и глобальные. Широко применяется электронная почта.

Совместно с различными компьютерными сетями телефонные и телеграфные сети могут использоваться и для организации электронной почты, и для факсимильной связи. В то же время, каналы передачи информации компьютерных сетей, в том числе глобальных, могут использоваться для организации телефонной связи (IP — телефония).