Исследование систем управления

1. Понятие системы управления

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования.

Система управления — представляет собой совокупность элементов и управленческих решений, предназначенных для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых элементов. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи между собой.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

Процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система — это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления:

* детерминированность элементов системы;

* динамичность системы;

* наличие в системе управляющего параметра;

* наличие в системе контролирующего параметра;

* наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т. е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т. е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений. Наличие обратной связи позволяет оценить эффективность управления.

2. Организация как бюрократическая система

Объектами анализа при исследовании системы управления могут быть как субъекты, задействованные в хозяйственных отношениях: государство, население, акционеры, инвесторы, потребители, поставщики, конкуренты, профсоюзы и т. д.; - так и процессы: экономические, научно-технические, социальные, политические, демографические, экологические и т. д.

Существуют следующие виды систем управления:

· Организация как бюрократическая система.

· Организация как система.

· Организация как социальная технология.

Организация как бюрократическая система.

Исторически бюрократическая организация существует с давних времен, но научно она оформлена немецким социологом Максом Вебером в начале XX века. Термин «бюрократическая организация» происходит от слов <�бюро (письменный стол с полками, ящиками и крышкой)> + <�власть> = <�господство (приоритет) столоначальника, канцелярии.

Особенности бюрократии:

1) четкое разделение труда, способствующее появлению высококвалифицированных специалистов в каждой должности, а также высокой производительности труда;

2) иерархичность уровней управления, где каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

3) наличие системы формальных правил и стандартов, что способствует скоординированности различных задач;

4) найм на работу в строгом соответствии с квалификационными требованиями и соответственно защищенность должности от низкой квалификации специалиста, который ее занимает, а сотрудников от произвольных увольнений.

Для бюрократической организации характерна негибкость в поведении. Жёсткое поведение такой системы управления проявляется как по отношению как к внешней среде, так и внутри организации.

Бюрократическая организация состоит из подразделений. В каждое подразделение назначается руководитель, который наделяется правом устанавливать методы работы персонала. Размер подразделения, например число работников, является основным показателем при определении числа руководителей.

Властные полномочия осуществляются с помощью иерархической структуры командования и подчинения. Функция выработки решений ограничивается определением полномочий и ответственности руководителей.

3. Организация как система

Различают два вида систем: закрытые и открытые. Закрытые системы относительно независимы от окружения и имеют жесткие границы действий. Открытые системы более взаимосвязаны с внешней средой. Они энергично обмениваются с ней информацией, энергией, материалами. Открытые системы ориентированы на приспособление, адаптацию к условиям внешней среды. Активное взаимодействие позволяет им выживать и развиваться. Менеджмент как стиль управления формирует и имеет дело с открытыми системами.

При исследовании под компонентами системы понимают входы, процессы или операции, выходы системы, а также персонал, финансы, технические средства, документы. Основные функции системы управления состоят в восприятии проблем организации (входов), а также выполнении действий (операций, процессов), результатом которых являются решения (выходы). При этом система управления представляется как набор, множество операций. Операция — это последовательность действий по обработке входов системы. Таким образом, систему можно представить в виде «чёрного ящика» со входом, процессором и выходом. На входе организация получает из внешней среды различного рода ресурсы, затем преобразовывает их в конечный продукт.

Принято, что решения, принимаемые в системе управления, должны увеличивать прибыль организации или оптимизировать некоторую функцию всех ее входов и выходов. При этом считается, что система управления придает организации способность адаптироваться к внешней среде, а также способность к обучению, самоорганизации. В целом выходом (продуктом) системы управления считается суммарная отдача решений в год, например величина прироста прибыли, которая возникла в результате деятельности менеджмента фирмы.

4. Организация как социальная технология

Социальная технология — это способ освоения социального пространства и поддержания в нем социального равновесия. Известны различные способы освоения социального пространства: традиция; интуиция; организованная социализация, например семья, образование, деятельность.

Под социализацией понимается процесс усвоения человеком определенной системы знаний, норм, целевых установок, образцов поведения, которые соответствуют культуре общества. Освоение этих норм и знаний позволяет человеку действовать в качестве активного субъекта общественных отношений. Основной способ социализации — это социализация через деятельность, труд.

В основе такого подхода к описанию систем управления лежит представление о том, что приоритетным в организации является человеческий ресурс, интеллектуальная собственность и управленческие ноу-хау. Осуществляется переход к наукоемким социальным технологиям. Они обеспечивают социальное наследование на основе научных данных, технологизации и информатизации социального пространства, а не на основе интуиции и традиций, как прежде.

И главное, такой подход способствует транспарентности систем управления. Термин «транспарентность» происходит от слова «транспарант» и означает «прозрачность» управления. Значимость характеристики «транспарентность управления» является следствием перехода многих корпораций, стран к инновационному типу развития общества, при котором наиболее значимым источником развития жизнедеятельности общества рассматривается инновация. Инновация — это средство общественных изменений, позволяющее адаптировать жизнедеятельность общества к условиям природной, географической среды, общецивилизационным процессам наиболее рациональным образом.

Инновационный тип развития, в свою очередь, способствует переходу к партисипативному стилю управления, т. е. взаимодействию с персоналом и другими хозяйственными агентами на основе сотрудничества и добавленного вклада в достижение цели.

5. Характеристика классов систем

По природе элементов системы делятся на реальные и абстрактные.

Реальными (физическими) системами являются объекты, состоящие из материальных элементов.

Среди них обычно выделяют механические, электрические (электронные), биологические, социальные и другие подклассы систем и их комбинации

Абстрактные системы составляют элементы, не имеющие прямых аналогов в реальном мире. Они создаются путем мысленного отвлечения от тех или иных сторон, свойств и (или) связей предметов и образуются в результате творческой деятельности человека. Примером абстрактных систем являются идеи, планы, гипотезы, теории и т. п.

В зависимости от происхождения выделяют естественные и искусственные системы.

Естественные системы, будучи продуктом развития природы, возникли без вмешательства человека. К ним можно отнести, например, климат, почву, живые организмы, солнечную систему и др. Появление новой естественной системы — большая редкость.

Искусственные системы — это результат созидательной деятельности человека, со временем их количество увеличивается.

По длительности существования системы подразделяются на постоянные и временные. К постоянным обычно относятся естественные системы.

К временным относятся искусственные системы, которые в процессе заданного времени функционирования сохраняют существенные свойства, определяемые предназначением этих систем.

В зависимости от степени изменчивости свойств системы делятся на статические и динамические.

К статическим относятся системы, при исследовании которых можно пренебречь изменениями во времени характеристик их существенных свойств.

Статическая система — это система с одним состоянием. В отличие от статических, динамические системы имеют множество возможных состояний, которые могут меняться.

В зависимости от степени сложности системы делятся на простые, сложные и большие.

Простые системы с достаточной степенью точности могут быть описаны известными математическими соотношениями. Примерами простых систем могут служить отдельные детали, элементы электронных схем и т. п.

Сложные системы состоят из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, каждый из которых может быть представлен в виде системы (подсистемы). Сложные системы характеризуются многомерностью (большим числом составленных элементов), многообразием природы элементов, связей, разнородностью структуры.

К сложной можно отнести систему, обладающую по крайней мере одним из нижеперечисленных признаков:

§ систему можно разбить на подсистемы и изучать каждую из них отдельно;

§ система функционирует в условиях существенной неопределенности и воздействия среды на нее, что обусловливает случайный характер изменения ее показателей;

Сложные системы обладают свойствами, которыми не обладает ни один из составляющих элементов (человек, ЭВМ).

Большие системы — это сложные системы, в которых подсистемы (их составные части) относятся к категориям сложных (промышленные предприятия, отрасли промышленности). Дополнительными особенностями, характеризующими большую систему, являются:

· большие размеры;

· сложная иерархическая структура;

· циркуляция в системе больших информационных, энергетических и материальных потоков;

· высокий уровень неопределенности в описании системы.

По степени связи с внешней средой системы делятся на открытые и закрытые.

В зависимости от реакции на возмущающие воздействия выделяют активные и пассивные системы.

Активные системы способны противостоять воздействиям среды и сами могут воздействовать на нее. У пассивных систем это свойство отсутствует.

В зависимости от степени участия человека в реализации управляющих воздействий системы подразделяются на технические, человеко-машинные, организационные.

К техническим относятся системы, которые функционируют без участия человека. Как правило, это системы автоматического управления, представляющие собой комплексы устройств для автоматического изменения, например, координат объекта управления, с целью поддержания желаемого режима его работы (спутник).

Примерами человеко-машинных систем могут служить автоматизированные системы управления различного назначения. Их характерной особенностью является то, что человек сопряжен с техническими устройствами, причем окончательное решение принимает человек, а средства автоматизации лишь помогают ему в обосновании правильности этого решения.

К организационным системам относятся социальные системы — группы, коллективы людей, общество в целом.

6. Исследование как составная часть менеджмента организации

Процесс исследования касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон:

* маркетинг;

* финансы (бухгалтерский учет);

* производство;

* персонал;

* организационную культуру;

* имидж организации.

При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов; сбыт, реклама, продвижение товара.

Финансовое состояние организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.

В ходе анализа производства акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет ли доступ организация к новым материальным ресурсам, каков технический уровень предприятия; обладает ли предприятие оптимальной системой контроля качества продукции; насколько хорошо организован и спланирован процесс производства.

При исследовании кадрового потенциала анализируется персонал организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.

Исследования в области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить неформальную структуру организации; систему общения и поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями; способность привлекать высококвалифицированных специалистов.

Сказанное выше относится к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как составная часть менеджмента анализируют и факторы внешней среды организации.

Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности.

При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.

Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты органов власти, кредитную политику властей и т. д.

Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.

При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.

Контроль за технологической внешней средой позволяет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.

Анализ факторов конкуренции, предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:

* анализ будущих целей конкурентов;

* оценка их текущей стратегии;

* оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;

* изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам.

Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.

Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации — это совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации.

К таким характеристикам с позиции общего менеджмента относятся:

* цели системы управления;

* функции управления;

* управленческие решения;

* структура управления.

В основу исследования как составной части менеджмента организации положены следующие принципы.

* системный подход, означающий исследование конкретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации как системы, т. е. характеристики «входа», «процесса» и «выхода» .

Сюда также включаются методы управления, технология управления, организационная структура, кадры управления, технические средства управления, информация. Рассматриваются связи объекта между элементами, а также внешние связи объекта, позволяющие рассматривать его как подсистему для более высокого уровня:

* функциональный подход, который означает исследование функций управления, обеспечивающих принятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство;

* общегосударственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание аппарата управления;

* творческий коллективный подход для поиска наиболее экономичного и эффективного варианта совершенствования системы управления;

Проведение исследования осуществляется в следующих случаях:

* при совершенствовании системы управления действующей организации;

* при разработке системы управления вновь создающейся организации;

* при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевооружения;

* при совершенствовании системы управлении вследствие изменения формы собственности.

К задачам исследования как составной части менеджмента относят:

1. Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление);

2. Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений;

3. Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах;

4. Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества.

В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией.

7. Понятие и виды исследования

Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений.

По целям исследований можно выделить практические и научно-практические. Практические исследования предназначены для быстрых эффективных решений и достижения желаемых результатов. Научно-практические исследования ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.

По методологии проведения следует выделить, прежде всего, исследования эмпирического характера и опирающиеся на систему научных знаний.

Разнообразны исследования и по использованию ресурсов (собственных или привлекаемых, ресурсоёмкие и нересурсоёмкие), по трудоемкости, продолжительности. По времени: продолжительные и разовые. По критерию информационного обеспечения: исследования, основанные только на внутренней информации; исследования с привлечением обширной внешней информации. По степени организованности и участию персонала в их проведении. Они могут быть либо индивидуальными или коллективными, спонтанными или организованными.

Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:

* распознание проблем и проблемных ситуаций;

* определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития;

* установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления);

* нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;

* разработка вариантов решения проблем;

* выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.

Проведение исследований и анализ любой конкретной системы управления как объекта необходимо, прежде всего, для обеспечения конкурентоспособности предприятия на рынке товаров (услуг), для повышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом.

Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше.

Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.

8. Основные категории и направления исследования. Комплекс характеристик исследования

Исследования проводятся по трём основным направлениям: технико-технологическое, структурное, социальное.

Технико-технологическое направление исследования связано с тем, что любая организация, предприятие принадлежит к определенному технологическому типу и решает соответствующие проблемы.

В рамках структурного направления исследуются принимаемые на предприятии решения, организационные структуры управления и осуществляется организационное проектирование.

Социальное направление изучает социальную структуру предприятия, включающую стимулирование труда и применение систем мотивации, подбор кадров, повышение квалификации.

Основными категориями исследования являются:

1) Логика — механизм мышления, обеспечивающий эффективность интеллектуальной деятельности человека.

2) Концепция — комплекс ключевых положений, достаточно полно, целостно и всесторонне раскрывающих сущность и особенности исследуемого явления, его существование в действительности или практической деятельности человека.

3) Гипотеза — предположительное суждение о закономерной (причинной) связи явлений.

4) Система — комплекс взаимосвязанных элементов, образующих некоторую целостность.

5) Системный анализ — определенная совокупность методов и средств, используемых при исследовании сложных социальных, экономических и технических систем.

6) Системный подход — методологическое направление в науке, которое разрабатывает методы исследования и конструирования сложноорганизованных объектов — систем разных типов и классов.

7) Синергия — эффект (системный эффект), характерный только для группы взаимосвязанных элементов, не может быть выведен непосредственно из свойств отдельных подсистем.

8) Информация — сведения, необходимые для организации управления. Информацию можно классифицировать как априорную и текущую. Первоначальные знания об объекте формируют априорную информацию. Результаты наблюдений об объекте есть совокупность текущей информации.

Любое исследование имеет комплекс характеристик, которые необходимо учитывать при его проведении и организации. Основными из этих характеристик являются следующие

А. Методология исследования — совокупность целей, подходов, ориентиров, приоритетов, средств и методов исследования.

Б. Организация исследования — порядок проведения, основанный на распределении функций и ответственности, закрепленных в регламентах, нормативах и инструкциях.

В. Ресурсы исследования — комплекс средств и возможностей (например, информационных, экономических, людских и пр.), обеспечивающих успешное проведение исследования и достижение его результатов.

Г. Объект и предмет исследования. Объектом является система управления, относящаяся к классу социально-экономических систем, предметом — конкретная проблема, разрешение которой требует проведения исследования.

Д. Тип исследования — принадлежность его к определенному типу, отражающему своеобразие всех характеристик.

Е. Потребность исследования — степень остроты проблемы, профессионализма в подходах к ее решению, стиль управления.

Ж. Результат исследования — рекомендации, модель, формула, методика, способствующие успешному разрешению проблемы, пониманию ее содержания, истоков и последствий.

З. Эффективность исследования — соразмерность использованных ресурсов на проведение исследования и результатов, полученных от него.

9. Роль исследования в развитии системы управления

При организации системы управления новой фирмы исследование ориентировано на решение следующих задач:

— изучение конкурентных преимуществ новой организации, а также выявление ее слабых сторон;

— исследование ситуации на предполагаемом рынке, а также изучение социальных, экономических, политических, демографических аспектов хозяйственной ситуации;

— разработка вариантов систем управления, подходящих для руководства фирмы и для сложившихся условий;

— выбор варианта системы управления для новой фирмы.

В ходе исследования проводится моделирование вариантов системы управления.

При исследовании систем управления важно выявлять точки опасности и предупреждать о последствиях их неустранения. Под точкой опасности подразумевается желание «втиснуть» немоделируемую ситуацию в одну из известных моделей. Последствия такого решения; могут быть разорительными.

Располагая набором вариантов, с учетом предпочтений руководства фирмы делают выбор системы управления. Выбор делается на основе заранее разработанных критериев.

Известно, что в условиях рационального поведения выбор осуществляется по определенным правилам, критериям. Ранее при выборе обычно опирались на личное мнение руководителя или теоретика-исследователя систем управления. До сих пор нет общепринятого соглашения относительно набора эффективных критериев. Наиболее распространенная современная позиция такова: в набор критериев должны входить результативность, экономичность, гибкость системы управления, т. е. ее способность реагировать на изменение ситуации, а также измеримость, достоверность, применимость, отдача.

Под результативностью понимается максимально возможное достижение внешних, конечных результатов деятельности предприятия. Иногда этот критерий называют внешняя эффективность. В качестве примера можно назвать создание новых рынков, возможностей повышения доходов на перспективу, повышение конкурентоспособности продукции, рост рейтинга фирмы.

Результативность рассматривается как долговременная основа успеха, она ориентирована на развитие.

Экономичность показывает степень фактического использования ресурсов в сравнении с лучшими показателями лидера в мире, лидера в отрасли, по отношению к ближайшему конкуренту, к плану. Иногда этот показатель называют внутренняя эффективность. Экономичность рассматривается как поддержка результативности, она ориентирована на сокращение затрат, издержек производства. Экономичность дает ординарную отдачу (единицы процентов), в то время как результативность ориентирована на экстраординарную отдачу в десятки и сотни процентов.

Гибкость — способность системы сохранять уровень отдачи посредством приспособления к внутренним и внешним изменениям, происходящим в организации и её окружении.

Измеримость — это способность системы оценивать качественно или количественно собственную работу.

Достоверность — это степень соответствия фактической работы системы тем оценкам, которые сделаны при ее проектировании.

Применимость означает реальную осуществимость системы, т. е. система управления должна соответствовать возможностям персонала освоить и использовать ее. Нереалистичная система может потребовать таких качеств и такой квалификации руководителей, которыми они не обладают и которые им нелегко приобрести. Например, все руководители были харизматическими лидерами. Но такие люди достаточно редки, а наличие харизматических качеств трудно определить.

Под отдачей понимается польза, добавляемая системой управления в результаты деятельности предприятия.

10. Методология и организация исследования систем управления

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учёта ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований.

Раскроем эти характеристики.

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции, Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

* развитие структуры управления;

* мотивация персонала;

* мотивация техники и информационных систем управления;

* разработка управленческих решений;

* подготовка персонала и др.

3. Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов.

В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

* специалисты в области системного анализа — руководители группы и будущие руководители проектов;

* инженеры по организации производства;

* экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;

* специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;

* психологи и социологи.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить в виде следующих этапов:

* подготовка исследования, т. е. разработка программы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования;

* сбор необходимой информации;

* подготовка информации к обработке;

* обработка информации и ее анализ;

* подготовка результатов исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования.

Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:

* беседы со специалистами аппарата управления;

* изучение технико-экономических и статистических сведений о развитии производства рассматриваемого предприятия;

* изучение опыта развития родственных предприятий.

Можно сказать, что организация исследования — это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т. е. распределения функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение исследовательских работ.

Существуют различные формы организации.

1. Увеличение нагрузки персонала дополнительными обязанностями исследовательской работы. Такие исследования возможны в том случае, если у персонала управления есть резервы времени и его исследовательский потенциал достаточно высок. Тогда необходимо провести соответствующие консультации, организовать систему контроля и мотивации, организовать координацию деятельности по этим заданиям. Можно организовать конкурс проектов и дополнительную оплату труда. Возможна добровольная или обязательная форма.

2. Создание специализированных групп из наиболее творческой и активной части персонала с освобождением участников этих групп на определенное время от основной работы.

3. Приглашение консалтинговых фирм на договорной основе и предоставление им организационных и информационных возможностей для проведения исследования и разработки соответствующих рекомендаций.

4. Создание собственных консультационных, а лучше образовательно-исследовательских структур в системе управления, позволяющих, совместить повышение профессионализма персонала с развитием исследований и обеспечением их необходимого качества.

5. Возможна комбинация этих форм, и во многих случаях она оказывается весьма полезной и эффективной. Например, создание творческих коллективов, состоящих как из собственных работников, так и из приглашенных специалистов консультационной фирмы. При этом очень важно учитывать социально-психологические моменты формирования таких коллективов.

11. Программа и план исследования

Программа исследований — это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Программу рассматривают как средство достижения цели, форму ее конкретизации, а план — как организующий фактор последовательного движения к цели.

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований, содержание проблемы, ее актуальность и важность, рабочая гипотеза решения проблемы, обеспечение исследования ресурсами, предполагаемый результат и эффективность исследования.

План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий, ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

По сложным проблемам исследования разрабатывают алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных решениях. Алгоритм — это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и возможности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.

Основными принципами планирования исследования можно назвать следующие:

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений.

2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.

3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование - это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения.

4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.

5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.

6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.

7. Принцип реальности. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

12. Характеристика этапов проведения исследований

На первом этапе необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному).

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений) и ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы и т. д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций. Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и общественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение.

Еще одна большая группа внешних факторов, практически не поддающихся управлению менеджерам организации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К этой группе факторов относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т. д. Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.

Таким образом, определить проблему — значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, и уровень, на котором она должна решаться.

При определении проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т. е. определить, какая из них главная, а какие — подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.

Итак, на первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.

Содержание второго этапа - закономерное продолжение первого. Это выявление объекта и предмета исследования. Объектом исследования является система управления организации, а предметом — выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.

На третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимаем совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.

На четвертом этапе проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.

Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.

Шестой этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.

На седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т. е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.

13. Источники информации о деятельности организации

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

— нормативные и методические документы — устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания организации (бизнес-план, публикации);

— статистическая отчётность предприятия;

— сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

— непосредственные наблюдения специалистов за процессом деятельности организации.

Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

Документы, отражающие деятельность организации, можно разделить на следующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;

5) исходящая документация.

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или подразделении, он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

14. Технология исследования систем управления

Любое исследование является организованным процессом. В основе его организации лежит определенная технологическая схема, которая отражает последовательность и комбинацию использования методов исследования.

Технология — это вариант рационального построения процесса исследования.

В зависимости от характера исследуемой проблемы, а также конкретных условий, таких как время, ресурсы, квалификация, острота проблемы и пр. технологические схемы могут быть различными. Поэтому важно выбирать эффективные технологические схемы.