Учет безналичных денежных средств

Все хозяйствующие субъекты обязаны хранить свои свободные денежные средства на счетах в банках. Платежи по обязательствам предприятия с государством и между собой осуществляются, как правило, путем безналичных расчетов. Для этих целей им могут быть открыты расчетные счета и специальные счета.

Расчетные счета открываются хозяйствующим субъектам, имеющим собственные оборотные средства и самостоятельный баланс. Количество расчетных счетов, необходимых для осуществления хозяйственных операций, и банки выбирает их владелец. С расчетных счетов хозяйственные органы могут осуществлять все виды кассовых, расчетных и кредитных операций.

Открытие расчетного счета предприятию банк осуществляет при наличии следующих документов:

• — заявления установленной формы на открытие счета;
• — копии свидетельства о регистрации предприятия, заверенной нотариально;
• — копий устава и учредительного договора, заверенных нотариально;
• — справки государственной налоговой инспекции о регистрации организации в качестве налогоплательщика;
• — копии документов о регистрации в качестве плательщика в Пенсионный фонд РФ и в фонды обязательного медицинского страхования;
• — двух экземпляров заверенных нотариально банковских карточек с образцами подписей распорядителей кредитов (директора), главного бухгалтера и оттиском печати.

Структурным единицам производственных и научно-производственных объединений, обособленным территориально, руководители которых не являются самостоятельными распорядителями кредитов, в учреждениях банка могут открываться субсчета. Субсчета предназначены для операций по выдаче наличных средств, зачислению наличных денег с расчетного счета головной организации для выдачи заработной платы, командировочных и др. Если имеется разрешение банка, то с этих счетов можно получать деньги и для осуществления производственных заданий.

При открытии текущего счета необходимо представить утвержденный головной организацией устав. Банковские карточки в этом случае заверяются подписью и печатью вышестоящей организации.

Текущие счета открываются бюджетным и общественным организациям. Их используют также для обособленного хранения и использования целевых средств (поступление средств от родителей на содержание детей в детских учреждениях, на финансирование долгосрочных инвестиций, субсидии правительства и др.).

Расчетные счета закрываются банком в следующих случаях:

• — по заявлению владельца счета;
• — по решению суда или арбитража;
• — при изменении характера деятельности (утрата признаков, дающих право на открытие счета);
• — по решению органа, создавшего хозяйствующий субъект;
• — при отсутствии записей по счету длительное время.

В двух последних случаях банк за 10 дней до закрытия счета обязан предупредить хозяйственный орган и вышестоящую организацию письменно.

При недостаточности средств на расчетном счете установлена очередность их списания:

• — по исполнительным документам, удовлетворяющим требования о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также о взыскании алиментов;
• — исполнительным документам для расчетов по выплате выходного пособия, оплате труда лиц, работающих по трудовому договору, выплате вознаграждений по авторскому договору;
• — платежным документам на перечисление или выдачу средств на оплату труда лиц, работающих по трудовому договору, отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, фонды обязательного медицинского страхования;
• — платежным документам, предусматривающим перечисление средств в бюджет;
• — исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных претензий.

Все остальные списания производят в порядке календарного поступления документов в банк.

Как правило, платежи с расчетного счета осуществляются с согласия владельца счета. Однако здесь имеются исключения.

В бесспорном порядке списываются платежи, не внесенные в срок в бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального страхования, пенсионные фонды, за таможенные процедуры, по исполнительным листам судебных органов.

В безакцептном порядке оплачиваются счета за электроснабжение, теплоснабжение, в водопроводно-канализационные организации.

При недостаточности или отсутствии средств на расчетном счете документы, не оплаченные в срок, помещаются банком в картотеку № 2 и оплачиваются по мере поступления денежных средств.

Очередность платежей по обязательствам предприятий, объявленных банком неплатежеспособными, определяется руководством (правлением) банка.

Движение денежных средств по расчетному счету оформляется в виде таких первичных документов, как:

• — денежные чеки;
• — платежное поручение;
• — платежное требование;
• — инкассовое поручение;
• — аккредитив;
• — банковская выписка.

К первичным документам, по которым осуществляются платежи с расчетного счета, относятся:

• — денежные чеки (при получении наличных денег на заработную плату, пособия, командировочные, хозяйственные расходы);
• — платежные поручения и требования (при оплате по безналичному расчету продукции и услуг).

Денежный чек — распоряжение владельца расчетного счета банку выдать указанную в нем сумму наличных денег на определенные цели. Чек выписывается от руки чернилами (шариковой ручкой) в одном экземпляре с указанием суммы, даты выдачи, наименования получателя. Чеки подписывают лица, имеющие право первой и второй подписи, и заверяются печатью организации. Исправления и подчистки в них не допускаются.

Платежное поручение — распоряжение владельца расчетного счета банку о перечислении средств на расчетные счета получателей: поставщикам, финансовым органам, вышестоящим и страховым организациям. Платежные поручения имеют единую форму для всех видов перечислений.

Платежное требование содержит требование кредитора по договору к плательщику об уплате денежных средств через банк. Списание средств с расчетного счета плательщика по платежным требованиям может осуществляться с согласия (предварительный акцепт) и без согласия (без акцепта) владельца счета.

В пределах свободного остатка средств платежи могут осуществляться также и по обязательствам за подписями руководителя и главного бухгалтера.

Прием наличных денег на расчетный счет (остаток невыданной заработной платы, выручка от продажи материальных ценностей, внесенная в кассу организации, и др.) осуществляется на основе письменного приказа владельца счета «Объявление на взнос наличными», выписываемого в одном экземпляре, с обязательным указанием источника наличных денег.

Объявление на взнос наличными содержит:

• — объявление как основание для бухгалтерской записи в банке;
• — ордер;
• — квитанцию.

Объявление поступает к ответственному исполнителю в банке, который проверяет документ на правильность реквизитов и заполнения. После проверки документ регистрируется в приходном кассовом журнале, а йотом передается в кассу. Клиент приглашается в кассу, от него принимаются наличные деньги, пересчитываются и ему выдастся квитанция о приеме денег с распиской кассира и печатью, которая служит основанием для составления в бухгалтерии организации расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе.

На получение сумм за выполненные работы и оказанные услуги организация-поставщик выписывает платежное требование и предъявляет его в обслуживающее отделение банка.

Для учета операций по расчетному счету в организации ведется активный синтетический счет 51 «Расчетные счета», записи по которому осуществляются на основании первичных документов, приложенных к выписке банка из расчетного счета.

Записи производят на основании документов, которыми оформляют поступление и списание денег со счета 51 «Расчетные счета» с приложением выписок банка. Учет денежных средств на расчетном счете:

• • дебет счета 51:
  • — переданы денежные средства из кассы;
  • — выручка от покупателей;
  • — получение кредитов и займов;
• • кредит счета 51:
• — передача денежных средств в кассу;
• — оплата поставщикам;
• — погашение кредитов и займов.

Регулярно (например, раз в неделю) банк высылает в бухгалтерию организации выписку из его расчетного счета. Выписки представляют собой копии открытых в банке лицевых счетов. К выписке прилагаются первичные документы, на основании которых банк совершает списание или зачисление денег на расчетный счет.

В выписке указываются: дата совершенной операции, номер документа, на основании которого совершена операция, сумма по операции, остаток средств на расчетном счете. Бухгалтерия организации осуществляет контроль поступивших документов (счетный контроль и контроль законности операций), а затем производит записи в системе синтетических счетов. Если бухгалтер при сверке данных выписки с расчетного счета с данными документов обнаружит суммы, ошибочно зачисленные банком на его расчетный счет, то на счетах следует сделать запись: дебет счета 51 «Расчетные счета» и кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям».

При различных формах учета данные о движении средств на расчетном счете обобщаются по-разному.

При использовании в учете компьютерных технологий регистром бухгалтерского учета является электронная таблица счета 51 «Расчетные счета». В данном регистре отражается сальдо по счету на начало и конец месяца, текущее сальдо.

Записи в регистр осуществляются на основании первичных документов с указанием корреспонденции счетов.

В целях контроля за правильностью использования средств на расчетном счете периодически осуществляется проверка операций по этому счету. При этом проверяется правильность и целесообразность совершения операций, особенно это касается кредитовых записей по счету, т. е. списания средств с расчетного счета.

Для учета операций по движению средств в банке может быть открыт активный синтетический счет 55 «Специальные счета в банках». На этом счете отражается движение денежных средств и в российской, и в иностранной валюте независимо от того, где средства находятся — на территории России или за ее пределами.

К счету 55 «Специальные счета в банках» может быть открыто несколько субсчетов, в том числе:

• — субсчет 1 «Аккредитивы»;
• — субсчет 2 «Чековые книжки»;
• — субсчет 3 «Специальный карточный счет».

При открытии аккредитива по мере зачисления денежных средств на счет дебетуется счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Аккредитивы», а кредитуются разные счета в зависимости от источников их открытия: кредит счета 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета», если аккредитив открыт за счет собственных средств, и кредит счета 66 «Расчеты, но краткосрочным кредитам и займам» в случае привлечения денежных средств.

Средства выставленного аккредитива направляются на погашение долгов перед поставщиками за полученную от них продукцию и услуги (дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

Средства неиспользованного аккредитива или остаток средств после закрытия аккредитива списываются на счета 51, 52 или 66 в зависимости от того, за счет каких средств этот аккредитив был открыт.

Аналитический учет должен вестись по каждому отдельно выставленному аккредитиву. Если аккредитив открыт в иностранной валюте, то учет движения средств организуется и в рублях, и в иностранной валюте.

Порядок осуществления расчетов чеками регулируется банком. Движение средств, числящихся в чековых книжках, учитывается на субсчете 55.2 «Чековые книжки». Организации, имеющие чековые книжки, часть средств депонируют для их приобретения: дебет счета 55.2 «Чековые книжки», кредит счетов 51, 52, 66.

Записи по кредиту счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки», осуществляются на основании выписок банка, т. е. после оплаты выданных организацией чеков: кредит счета 55.2 «Чековые книжки», дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Остаток (сальдо) по субсчету 2 «Чековые книжки» должен соответствовать выписке банка. В случае полного использования чековой книжки ее возвращают в банк: дебет счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и кредит счета 55, субсчет «Чековые книжки».

Аналитический учет организуется, но каждой чековой книжке.

По счету 55 «Специальные счета в банках» учитываются денежные средства для получения пластиковых карт (дебет счета 55, кредит счета 51).

Юридические лица могут приобретать расчетную корпоративную карту и кредитную корпоративную карту. По расчетной корпоративной карте юридическое лицо распоряжается денежными средствами в пределах установленного лимита. С кредитной корпоративной карты юридическое лицо оплачивает операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии (с учетом установленного лимита).

На основании выписок, полученных из банка, и первичных документов использование средств с пластиковых карт отражается записью: дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредит счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Пластиковые карты». После утверждения авансовых отчетов подотчетных лиц об использовании средств с пластиковых карт делается запись по дебету счетов материальных ценностей и затрат кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Одновременно с картами клиент банка получает слип, содержащий показатели держателя карты, операции. Он также содержит код авторизации и используется для подтверждения наличия средств на карте. Бухгалтерия держателя карты составляет реестр выданных слипов в двух экземплярах (для банка и поставщика). Банк на основании реестра осуществляет операции по оплате товаров и услуг поставщиков.

Бухгалтерия ведет развернутый учет пластиковых карт в разрезе эмитентов, видов карт и подотчетных лиц.

При использовании бухгалтерских программ регистрами бухгалтерского учета по счету 55 «Специальные счета в банках» являются электронные таблицы счетов или оборотных ведомостей.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по типовым кассовым операциям — поступление, выбытие наличных денежных средств — приведена в следующем примере.

Пример

В кассу организации поступают наличные денежные средства с расчетного счета, от подотчетных лиц, поставщиков, покупателей, сотрудников. Денежные средства из кассы сдаются на расчетный счет, выдаются сотрудникам при выплате заработной платы и пособий, под отчет на хозяйственные нужды, выплачиваются поставщикам для погашения задолженности.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по типовым хозяйственным операциям движения безналичных денежных средств на расчетном счете — поступление, выбытие безналичных денежных средств — приведена в следующем примере.

Пример

Поступления денежных средств на расчетный счет от покупателей происходили в виде аванса и в счет окончательных расчетов за реализованный товар, ссуд банка, возмещения расходов от ФСС. Произведена оплата с расчетного счета поставщикам, включая услуги банка, в счет погашения ссуд, расчетов с бюджетом по налогам.

Корреспонденция счетов по типовым операциям по расчетному счету — поступление, выбытие безналичных денежных средств