Информационное обеспечение менеджмента

Информационное обеспечение менеджмента

ЗАДАНИЕ

1. Информация: понятие

2. Классификация информации. Релевантная информация

3. Требования к информации

4. Информационные потоки

5. Технические средства информационного обеспечения

6. Информационные технологии: значение и история развития

СОДЕРЖАНИЕ ВСТУПЛЕНИЕ

1. ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

1.1 Структура экономической информации

1.2 Классификация управленческой информации

1.3 Требования, предъявляемые к менеджерской информации

1.4 Источник информации. Информационные потоки

1.5 Особенности характеристик информационных потоков на разных уровнях управления

1.6 Обновление информационных потоков

1.7 Совершенствование информационных потоков

1.8 Информационное обеспечение

1.9 Требования, предъявляемые к информационному обеспечению

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ

2.1 Что такое информационная система

2.2 Меняющаяся роль ИС

2.3 Классификация информационных систем

2.4 Информационные технологии. Классификация

2.5 История развития ИТ

3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА И СОВРЕМЕННОСТЬ

3.1 Современные информационные системы

3.1.1 Системы поддержки принятия решений

3.1.2 Исполнительные информационные системы

3.1.3 Переработка руды данных (Data Mining)

3.1.4 Искусственный интеллект (Artificial Intelligence)

3.1.5 Экспертные системы (Expert Systems)

3.1.6 Нейронные сети (Neural Networks)

3.1.7 Виртуальная реальность (Virtual Reality)

3.1.8 Системы поддержки работы группы

3.1.9 Географические информационные системы

3.2 Новые информационные технологии в управленческой деятельности ВЫВОДЫ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВСТУПЛЕНИЕ Управление — это прежде всего процесс принятия определённых решений. Но в основе принятия почти всякого решения лежит обозначенный самим человеком круг альтернатив. В свою очередь, формирование и выбор конкретной альтернативы производится на основе имеющейся информации. Следовательно, информация — основа управленческой деятельности, незыблемый фундамент, без которого практически всякая осмысленная человеческая деятельность, в том числе и управленческая, становится неэффективной и хаотической. Именно в связи с исключительной важностью информации, в данной курсовой работе значительное внимание будет уделено структуре информации, её классификации и другим не менее важным вопросам.

Информационные единицы способны объединяться в потоки. Потоки информации, циркулирующие в системах управления, непрерывно возрастают. Так, на современном среднем предприятии, согласно данным, предоставленным М. И. Крулькевич, месячный объём технической, экономической и учётной информации достигает около 500 тыс. документострок. Но вся информация должна быть переработана, что требует выполнения десятков миллионов вычислительных, логических операций.

Именно в связи с огромными потоками информации в системах управления и необходимостью её своевременной переработки возникла задача автоматизации этих систем.

Внедрение современной вычислительной техники в системах управления на различных уровнях и в различных звеньях существенно повышает их эффективность. Новые информационные технологии привносят совершенно революционные возможности в менеджмент, открывая тем самым неизведанные горизонты управления. В связи с этим, в ходе курсовой работы будет рассмотрен и проанализирован не менее важный, чем информационный вопрос, вопрос информационного обеспечения и информационных технологий.

" Новая информационная революция уже идёт. Началась она в бизнесе, и началась с информации, необходимой бизнесу. Но она, несомненно, затронет все общественные институты. Она радикально изменит смысл, который вкладывают в понятие «информация» — пишет Питер Ф. Друкер.

1. ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

1.1 Структура экономической информации Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление можно рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями. Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых — логический — позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система. Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основация количественную. Например, в качестве реквизита признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания — количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма — это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания — арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

Показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так, как показано на рис. 1.1. [8]

Рисунок 1.1. Структура показателя

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему. Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений — данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

1.2 Классификация управленческой информации Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией важна ее классификация.

Управленческую информацию различные специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается :

1. по источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. по способу фиксации: устная и документированная;

3. по способу выражения: цифровая и алфавитная;

4. по характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

6. по стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. по функциям управления;

8. по принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

А. Кузьмин и О. Мельник, всё-таки не противореча вышеизложенной классификации, предлагают несколько иной подход. Они различают информацию :

1. по полноте: полная, частичная, излишняя;

2. по периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;

3. по содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и т. д.

4. по уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

Кроме того, классифицируя информацию, необходимо рассмотреть следующие понятия.

Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, — данные, отбираемые под конкретную задачу, лицо, цель и период времени. Иными словами — это информация, необходимая для решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет исключительно важное значение в процессе управления. Именно поэтому значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение релевантной информации из общего потока данных.

Слухи — информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения.

Шум — фактор или совокупность факторов, искажающих информацию.

Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно различать информацию и данные.

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

1.3 Требования, предъявляемые к менеджерской информации Менеджерская информация должна обеспечивать наблюдение за ходом производства, за реализацией продукции, за услугами, маркетингом и финансовой деятельностью, прогнозирование, стратегическое и календарное планирование, принятие различного рода управленческих решений, а также контроль людских, материальных и денежных ресурсов для корректировки решений, своевременной подготовки использования резервов в случае необходимости.

Основным требованием к информации является то, чтобы она при минимальном объеме достаточно полно характеризовала состояние контролируемых системой управления предприятия всех видов процессов.

Кроме этого к ней предъявляются следующие требования [10]:

1.Обеспечивать устойчивость производственно-экономической системы при заданных стратегических и оперативных решениях.

2.Обеспечивать работу производственной системы в условиях неопределенности окружающей среды.

3.Создавать возможность сочетать подцели системы управления для наиболее эффективного выполнения главной цели функционирования предприятия.

4.Обеспечивать прогнозы и подготовку к возможным изменениям производственной системы.

5.Обеспечивать адаптацию предприятия к окружающей среде.

6.Обеспечивать разумное поведение системы управления предприятием для организационных изменений в системе управления при существенных изменениях ситуации в окружающей среде.

7.Обеспечить своевременную оценку окружающей среды для создания условий эффективного функционирования предприятия.

1.4 Источник информации. Информационные потоки Пытаясь определить понятие «информационный поток», сперва необходимо дать определение понятию «источник информации» .

Источник информации — это элемент информационной системы, способный распознавать состояние управляемого объекта и в меньшей среде и вырабатывать сообщения, однозначно описывающие эти состояния.

Источником информации может быть человек или технические средства.

Основной характеристикой источника информации является так называемый поток информации, определяемый как количество информации, вырабатываемой источником в единицу времени. Например, количеством символов в единицу времени. Поток информации — чрезвычайно важный компонент любой информационной системы (ИС), речь о которых пойдёт чуть позже. Рассмотрим основные аспекты информационных потоков в менеджменте.

1.5 Особенности характеристик информационных потоков на разных уровнях управления Такие особенности вытекают из наличия иерархий аппарата управления по уровням обработки информации.

На первом уровне осуществляется сбор первичных данных, выявление и регистрация сведений, характеризующих объект или процесс.

На втором уровне производится группировка и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных показателей. Результаты обработки предоставляются в виде сводок, отчетов, документов, в которых содержится информация, необходимая для выполнения функций контроля, анализа, планирования и управления. Третий уровень обеспечивает выделение информации, необходимой для решения стратегических и сложных тактических задач управления.

Особенность системы управления в том, что высший ее уровень решает стратегические задачи, связанные с перераспределением ресурсов в крупных масштабах. Решение тактических задач этот уровень может только контролировать. На низшем уровне решаются задачи тактического характера при наличии детальной информации о состоянии объекта. Имеющиеся у него кадровые и информационные ресурсы не позволяют решать долгосрочные задачи.

Эта особенность системы управления не всегда отражается в информационной системе. Часто потоки информации, идущие от низших уровней к высшим, представляют одни и те же сведения, которые лишь суммируются и обобщаются по мере продвижения к верхним уровням, Поэтому увеличивается дублирование и снижается коэффициент использования информации. Вместе с тем информацию по мере ее движения к верхнему уровню необходимо агрегировать, интегрировать и сжимать.

При движении информации «вниз» элементы системы управления генерируют дополнительную информацию, причем иногда в значительно больших объемах.

Степень интеграции и наоборот степень генерации (размножения) характеризуется коэффициентом k, который равен [10]:

k = a/b

где a — объем информации, выходящей из элемента системы, b — объем информации, входящей в элемент системы.

Объемы могут быть измерены числом документов, показателей или трудоемкостью обработки.

При движении информации вверх обычно k<1, а вниз — k>1.

Агрегация информации может осуществляться с использованием трех направлений: функционально-логического, аналитического и статистического.

Первое основано на функциональных и логических связях параметров и показателей между собой, а также на их отношениях к состоянию объекта и целей функции.

Второе — на определении интегральных и экстремальных характеристик данных, связанных функциональными зависимостями.

Третье — на представлении параметров их статистическими распределениями и характеристиками.

Сжатие или свертывание информации предполагает преобразование информации на более короткое ее отображение с использованием меньшего числа символов.

При движении информации происходит изменение семантической ее ценности. Семантика обычно учитывает целесообразность, ценность, полезность или существенность информации. Полезность информации, используемой в системе управления, оценивается по тому эффекту, который она оказывает на результат управления.

В связи с этим А. А. Харкевич предложил меру ценности информации, определяемой изменением вероятности достижения цели реализации какой-либо задачи при получении дополнительной информации. Если дополнительная информация не изменит вероятности достижения цели, то она называется дезинформацией и измеряется отрицательным количеством информации. При этом надо учитывать существенность самого события, существенность времени совершения события и получения информации о нем, а также существенность места, адреса и других характеристик реализации функции управления. Иногда надо учитывать и различные позиции, с которых решаются задача или выполняется управленческая функция.

Семантическая ценность информации изменяется во времени. Эти изменения особенно сильно сказываются в оперативном управлении.

Сокращение протяженности потоков документированной информации осуществляется двумя путями: установлением и содержанием минимально необходимого, но достаточного количества документов для управленческой деятельности и повышением оперативности документооборота.

Для реализации указанных путей разработаны следующие рекомендации[10]:

1.использовать в управленческой деятельности рациональные графики движения информации;

2.производить упорядочение документов в соответствии с номенклатурой дел;

3.согласовывать формы и содержание документов, направляемых в два и более адреса использования;

4.четко использовать формирование и реализацию резолюций;

5.определять порядок рассмотрения документов при отсутствии отдельных должностных лиц;

6.своевременно тиражировать документы в соответствии с количеством потребителей;

7.рационально использовать время с учетом предварительной подготовки документа.

1.6 Обновление информационных потоков В большинстве случаев устойчивая работа систем управления обеспечивается путем систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления. Этими алгоритмами предусматривается использование и выдача новых информационных потоков, представляющих собой комбинации существовавших сведений или дополнительное введение новых. Новые потоки могут создаваться также при изменении целей и критериев функционирования системы управления, ее структуры, функций, элементов, внедрение новых технологических средств управления, а иногда даже при замене сотрудников в подразделении. Старые, ранее установившиеся информационные потоки часто продолжают функционировать, что порождает дублирование, неполное использование части информации и снижает экономическую эффективность работы системы управления. Раз введенные форматы документов и каналы передачи информации отмирают с трудом через продолжительное время после того, как в них исчезла необходимость. Информационные системы имеют свойство накапливать неиспользованные потоки данных. Наоборот, вновь созданный орган управления обычно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойство консервативности информационной системы должно учитываться при анализе и создании автоматизированных систем управления.

Понятие необходимой и достаточной информации возникает из-за необходимости удовлетворения определенных показателей в условиях изменения окружающей среды. В таких случаях при проектировании информационных потоков необходимо предусматривать доведение информации об изменении параметров до сведения лиц, принимающих управленческие решения. Указанные лица должны своевременно оценивать получают ли они необходимую и достаточную информацию для принимаемых ими решений. При определении необходимой информации статистического характера, а также параметров, значение которых оцениваются по выборке, используются известные методы расчетов среднего значения, вероятности, доверительного интервала, дисперсии и другие характеристики. С использованием указанных методов можно определить необходимую частоту контроля объекта, размеров выборок сообщений, правила анализа данных.

Получение необходимой информации связано с определенными затратами, поэтому надо сопоставлять эффект сведений и ожидаемые потери от возможных ошибок при недостаточной информации. Время получения сведений должно быть увязано со временем принятия решений. В том случае, когда интервал изменений значений параметра нельзя определить, для каждого параметра полезно строить графики статистического контроля. Такие графики облегчают обнаружение тенденций и других неслучайных колебаний значений параметров.

В системах управления имеет место совокупность информационных потоков, большая часть которых соответствует совокупности имеющихся данных, а меньшая — потокам отфильтрованной и обобщенной информации, которая используется в принимаемых решениях. Увеличение потоков информации не способствует улучшению ее практического использования, В системе управления часто наблюдается перенесение на более высокие уровни управления задач, которые должны решаться низшими уровнями. Это приводит к перегрузке информацией верхних уровней управления. При нерациональном распределении управленческих функций происходит увеличение плотности информационных потоков и рост объема неиспользуемой и дублирующейся информации.

Неиспользуемая информация — это информация за прошедший период, которая уже известна и включается в формы и сводки из-за сложившихся традиций, из-за нечеткого понимания функций, а также из-за того, что сведения не меняют своего содержания в процессе функционирования объекта.

Информация эффективно используется, если она в минимальном и достаточном объеме, более концентрирована, своевременна и соответствует решаемым задачам.

При проектировании информационных потоков надо учитывать, что они используются в подсистеме общей системы организационного управления и органически входят в нее как составная часть. Поэтому, формируя потоки, надо знать цели, критерии, задачи, алгоритмы их решения и взаимосвязи задач. Затем надо для каждой задачи определить необходимую информацию, установить источники, построить схему передачи, поиска и хранения, а также что с ней в дальнейшем происходит. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, обобщать, включать в документы или использовать только для выработки управленческих решений.

К проектированию систем сбора, переработки и использования выходных результатов следует применять системный, комплексный подход, что обеспечит высокую эффективность информационной системы.

Система информации, в конечном счете, должна обеспечивать необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все элементы организационной структуры, а также создавать требуемый механизм контроля и регулирования.

1.7 Совершенствование информационных потоков Совершенствование информационных потоков в системе управления базируется на использовании следующего перечня рекомендаций, ориентированных на конечные результаты управленческой деятельности[10].

1.Терминология при формировании схем информационных потоков должна быть единой.

2.Информировать и получать информацию следует у того, кто связан с выполнением или подготовкой решения.

3.Чтобы не было незаменимых работников аппарата управления, следует унифицировать и описывать процедуру подготовки и прохождения документов.

4.Прежде чем готовить, принимать и исполнять решение, следует убедиться в его необходимости.

5.Всякое управленческое решение должно готовится и реализоваться с минимальными затратами средств.

6.Исполнитель должен быть заинтересован в качественном своевременном исполнении решения.

7.Контроль исполнения должен быть двойным, работу контролеров также надо стимулировать и контролировать.

8.Однотипные, постоянно повторяющиеся решения должны контролироваться не в процессе исполнении, а по результатам с возложением максимальной ответственности на исполнителя.

9.Готовящий решение и его исполняющий должны быть достаточно о нем информированы.

10.Управленческое решение должны готовить и исполнять квалифицированные исполнители.

11.Исполнение решения следует поручать работникам, которые обладают реальной возможностью выполнить его в установленное время.

12.При подготовке и исполнении решения сотрудникам в большей мере следует взаимодействовать по горизонтальным уровням управления, вышестоящих руководителей информировать только о результатах.

13,Следует не забывать что статистическая информация за длительный период важнее, чем сиюминутные сведения.

14.Вмешиваться в исполнение решения следует только в том случае, когда имеются отклонения, которые не могут быть устранимы исполнителями.

15.Источники первичной информации по одному и тому же решению должны быть едиными.

16.Первичные документы должны готовиться в минимальном количестве экземпляров, передаваться в порядке подотчетности и храниться в архивах или в конечных контрольных подразделениях.

17.Документы следует конструировать таким образом, чтобы, детально не вчитываясь, можно было выносить оценочные суждения типа: хорошо, плохо, лучше, хуже и т. д.

18.Деятельность исполнителей не следует детально регламентировать, необходимо оставлять им возможность находить рациональные пути в организации своей работы.

19.При большом количестве документально оформляемых технологических процессов управления следует отдавать предпочтение стандартным решениям

20.Каждое вновь принимаемое решение следует проверять на наличие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями.

21.Каждое управленческое решение следует проверять на надежность по исполнителям, техническим средствам и финансовым возможностям.

1.8 Информационное обеспечение Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент ИС, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО — обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

1.9 Требования, предъявляемые к информационному обеспечению Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.

1.Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

2.Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3.Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать и режиме информационно-справочного обслуживания.

4.В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Кроме того, информационное обеспечение решает вопросы подготовки данных о производстве, сбыте, поставках, финансировании; формирования исходной информации в массивы; ввод массивов в ЭВМ, организацию машинных массивов; обеспечения управленческих задач алгоритмами и машинными программами, а также формирования выходной информации.

В связи с данными функциями к информационному обеспечению некоторые авторы предъявляют несколько иные требования [10]:

1.однозначность представления исходных данных;

2.совместимость исходного массива с программами обработки его на ЭВМ;

3.возможность оперирования машинными носителями информации в пределах технических ограничений ЭВМ, средств оргтехники и связи;

4.непрерывное соблюдение соответствия между состоянием объектов управления и его отображением в машинных массивах;

5.идентификация объектов управления на формализованном обозначении их, установленном едиными системами ведения производственной, технической и служебной документации;

6.разработка на типовых методиках и формах работы с информацией на всех участках ее циркуляции;

7.использование типовых методик и инструкций по разработке алгоритмов и машинных программ.

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение[8].

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ

2.1 Что такое информационная система Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых — основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие — постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой.

Информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде (рис. 2.1).

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, — это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться.

Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы.

Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

Рисунок 2.1. Структура информационной системы Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации, но анализ их качеств — вне темы данной курсовой работы.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой — с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них — техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры — только часть информационной системы.

Можно в качестве аналогии привести здания. Здания построены с помощью молотков, гвоздей и дерева, но они сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка и все решения на пути к созданию элементов — это тоже части дома. Компьютеры и программы — это только инструменты и материалы, но они сами по себе не могут производить нужную для организации информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры должны объединить компьютерную грамотность с системной информационной грамотностью.

Существует и иное толкование ИС, принципиально не отличающееся от вышеизложенных. Так, например, М. И. Крулькевич несколько иначе определяет информационную систему.

Информационная система — это средство организации информационного обеспечения процессов управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней.

Другими словами, информационная система — это совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию всего комплекса операций по осуществлению процесса управления необходимой информацией.

Информационная система включает следующие элементы [10]:

1.информационные ресурсы — массивы данных, архивы, методики, инструкции, машинные программы и документы;

2.материальные ресурсы — носители информации, технические средства сбора, передачи, обработки и представления информации;

3.каналы циркулирования информации — контингент работников, средства связи, средства хранения.

Информационная система характеризуется следующими параметрами[10]:

1.объем массивов информации;

2.пропускная способность каналов передачи информации;

3.способность хранения единицы информации;

4.время реакции системы на информационные работы;

5.уровень безотказности технических средств;

6.быстродействие поиска, передачи и оперативности в информационной работе;

7.комплекс решаемых системой задач управления.

Рассмотренные выше подходы в определении понятия «информационная система» свидетельствуют о многоаспектности и большом значении данного понятия.

2.2 Меняющаяся роль ИС Информационные системы начала 50-х годов развивались как системы с эксплуатационным уровнем, разработанные для выполнения элементарных, но жизненно важных операций типа контроля платежей. В 60-х годах ИС использовались для контроля и управления, а в 70-х годах — для планирования и моделирования. К 80-м годам информационные системы развились в изготавливаемые по заказу системы поддержки принятия решений и ранние стратегические системы планирования. Сегодня информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру. Изменение концепции ИС показано на рис. 2.2. Организации теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию.

Положение и роль специалистов информационных систем с течением времени также менялись. Раньше группа информационных систем состояла обычно из программистов, которые писали программное обеспечение для компьютера. Сегодня большая доля сотрудников — аналитики систем, которые осуществляют связь между группой информационной системы и остальной частью организации. Менеджеры информационных систем — лидеры групп программистов и аналитиков, руководителей проекта, менеджеров физических средств, менеджеров передачи данных и глав групп автоматизации делопроизводства. Они — также менеджеры обеспечения работой компьютеров и штата ввода данных. Конечные пользователипредставители отделов, для которых приложения созданы, за исключением группы информационных систем. Эти пользователи играют все большую и большую роль в создании и развитии информационных систем.

2.3 Классификация информационных систем Классификация информационных систем зависит от многих факторов. Основными классификационными признаками ИС являются [8]:

а) область функционирования экономического объекта;

б) виды процессов управления;

в) степень автоматизации информационных процессов.

1.Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся: автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

2.По видам процессов управления ИС делятся на:

а) ИС управления технологическими процессами — предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.);

б) ИС управления организационно-технологическими процессамипредставляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

в) Наибольшее распространение получили ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто различные информационные системы понимаются именно в этом толковании. К этому классу ИС относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами — предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.

г) Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.

д) Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т. д.

е) ИС научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

ж) Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

3.По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

а) Ручные информационные системы, которые характеризуются отсутствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам.

б) Автоматизированные информационные системы — человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

в) Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

2.4 Информационные технологии. Классификация Информационные технологии — совокупность методов и программно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоёмкости процессов использования информационных ресурсов, а также повышения их надёжности и оперативности.

Немногим отличается определение, которое даёт Г. А. Титоренко, что свидетельствует об однозначности и определённости информационных технологий в менеджменте.

Информационная технология (ИТ) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операции сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использовании современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии — это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам (рис 2.3) [8]:

1.степень централизации технологического процесса;

2.тип предметной области;

3.степень охвата задач управления;

4.класс реализуемых технологических операций;

5.тип пользовательского интерфейса;

6.способ построения сети.

1. По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии а) Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИТ — центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

б) Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.

в) Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы и автоматизированном банке данных.

2.Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

3. По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

4. По классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

5. По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляла возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.

6. Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.

2.5 История развития ИТ Чтобы лучше понять историческое изменение роли ИС-организации, представим весь период использования ИТ в управлении в виде четырех эпох, или эр (табл. 2.1.).

Таблица 2.1. Эры ИТ

Впервой бухгалтерской эре (с 50-х до начала 60-х годов) внимание было сосредоточено на бухгалтерских приложениях типа платежных ведомостей, счетов к оплате и других документов, которые проводили «пакеты» транзакций. Штат ИС был исключительно занят развитием и внедрением этих приложений. Согласно Rockart (I988) «Штат информационных систем несся в отдел, интервьюировал клерков и разрабатывал системы, большинство которых было понятно любому извне компьютерной иерархии» .

Во второй эксплуатационной эре (от середины 60-х до середины 70-х годов) надежность компьютера увеличилась и пакетные системы были заменены интерактивными системами. Это создало возможности развития компьютеризированных систем реального времени для серьезных эксплуатационных транзакций типа обновления товаров и планирования производства. Штат ИС все еще доминировал в развитии и выполнении этих приложений. Однако так как эти системы играли серьезную роль поддержки для фирмы, деловые менеджеры стали больше вовлекаться в их развитие.